近年、DXと並び頻繁に聞かれるようになったのが「デジタル化」という言葉です。デジタル化は、企業におけるビジネス改革を実現する上で欠かせない役割を果たすものですが、デジタルという言葉自体が普遍的に使われているため、具体的に何をどうすればいいのか、よくわからないという方もいるかもしれません。
そこで、デジタル化とは何を意味し、どのようなメリットがあるのか、 DX との違いをご紹介します。また、デジタル化を実現するには何をするべきか、取り組むにあたってのヒントについても見ていきましょう。
ビジネス改革を実現する上で欠かせないデジタル化
デジタル化は、現代のビジネス改革において必要不可欠なものです。まずは、デジタル化とは何か、なぜデジタル化が必要なのかについて解説します。
デジタル化はアナログをデジタルに変えること
デジタル化とは、アナログな業務をデジタルに変えることを意味します。例えば、これまで紙を用いていたような事務処理をペーパーレス化する、朱肉による押印が必要だった契約処理を電子契約化する、社内のマニュアルや資料を電子化・クラウド化して、誰がどの拠点にいても自由に閲覧できるようにするといったことがデジタル化として挙げられます。
さらに近年では、ウェブ会議ツールを用いたリモートワーク（テレワーク）なども、会社まで通勤して仕事をするというアナログ的な部分をデジタル化し、業務効率化した例のひとつと言えるでしょう。
デジタル化で激化する競争を勝ち抜くための改革を実現する
デジタル化は業務効率化やコスト削減、新規ビジネス創出、働きやすい環境づくりなどにおいても欠かせない手段であることから、今や多くの企業がデジタル化への取り組みを進めるようになりました。また、世界各国でも政府がデジタル化を進めています。
総務省が 国際経営開発研究所のデータをもとに作成した「令和 3 年版情報通信白書」によると、2020年のデジタル競争ランキングは、1位がアメリカ、以下シンガポール、デンマーク、スウェーデンと続いています。63の国と地域の内、日本は 27 位で、その要因として、特に「技術」及び「将来への備え」の順位が近年低下傾向にあるという評価です。
- デジタル競争力ランキング2020
| 順位 | 国・地域 |
| 1位 | アメリカ |
| 2位 | シンガポール |
| 3位 | デンマーク |
| 4位 | スウェーデン |
| 5位 | 香港 |
| 6位 | スイス |
| 7位 | オランダ |
| 8位 | 韓国 |
| 9位 | ノルウェー |
| 10位 | フィンランド |
※出典：「令和3年版情報通信白書」（総務省）
世界各国と渡り合える国際競争力を身につけるうえでも、デジタル化は欠かせない取り組みだといえるでしょう。
デジタル化と DX の違い
デジタル化と並んで使われる言葉に、 DX があります。 DX とは「デジタルトランスフォーメーション」の略で、デジタル技術を用いてビジネスや社会、人々の生活をより良いものへ変革していくことを意味します。
行政手続きを例にとると、マイナンバーカードが DX 化の好事例といえるでしょう。マイナンバーカードを用いた電子申請化を進めることにより、オンラインでさまざまな手続きを行えるようになりました。これによって市民は、役所へ行くことなく、スマートフォンやパソコンでさまざまな手続きを行えます。
一方、デジタル化は、これまでアナログだった業務をデジタルに変えることですから、自身が関わる業務など、より身近なレベルで行える取り組みだといえます。
デジタル化は身近なものが対象となるのに対し、そうした身近なデジタル化を組み合わせて、変革に導いていくのがDXといえます。
デジタル化によって生まれるさまざまなメリット
デジタル化によって生まれるメリットは実に多彩です。デジタル化のメリットについて、代表的なものをご紹介します。
生産性向上
業務をデジタル化することによるメリットには、生産性向上が挙げられます。これまで紙を用いていた業務を電子化したり、プロジェクトのスケジュール管理やタスク管理をデジタルツールで行ったりすることにより、生産性を向上させることが可能です。
ほかにも、製造業において、熟練技術者のスキルをデータ化して共有することで業務の属人化を防いだり、産業ロボットによる自動化・省力化を行ったりすることで生産向上を図ることができます。
新たなサービス創出
デジタル化によるメリットには、新たなサービス創出があります。既存のアナログ的なプロセスをデジタルに置き換えるだけではなく、最初からデジタル活用を前提としたビジネスやサービスを企画することで、時代にマッチしたサービスを生み出すことが可能です。
AI や IoT 、 AR 、 VR といったデジタル技術をベースにビジネスやサービスを企画することで、これまでにないような利便性を持つサービスを生み出せる可能性が高くなります。
今後、こうしたデジタル技術に特化したビジネス創出へのアプローチは、より一般的なものとなっていくことでしょう。
BCPの強化
近年の企業には、デジタル化、 DX と並び、自然災害やテロ、システム障害など、さまざまな不測の事態が発生した場合でも、事業を継続させていく BCP （ Business Continuity Planning ：事業継続計画）への取り組みも重要課題のひとつとなっています。特に、日本は地震や台風など、自然災害が多い国であることから、政府が BCP 策定を強く推奨しています。
例えば、テレワーク環境を整えておくことで、オフィスへの出社が困難な状況になっても事業の継続が可能となりますし、クラウド環境を構築することで、オフィスに出社しなくてもデータの取り扱いを行えるようになります。
業務効率の向上
業務をデジタル化すると、業務効率が向上することも大きなメリットです。
例えば、事務などのバックオフィス業務で、伝票入力や精算チェック、勤怠データの集計・管理など、従来は手作業で数値入力を行っていたような定型業務を、デジタル技術のひとつである RPA （ Robotic Process Automation ：ロボティックプロセスオートメーション）を用いて自動化することで業務効率を向上させることができます。ロボットといっても物理的なロボットではなく、プログラムとして定形処理を自動化してくれるもので、比較的低コストで導入できるのも大きなポイントです。
データ共有の簡略化
デジタル化は、業務において重要な要素のひとつであるデータ共有の簡略化を可能にします。紙で管理していた資料を電子化し、さらにそれをクラウド上で管理することで、オフィス内での共有はもちろん、出張先や自宅などからでも自由に閲覧・利用できるようになります。特に、事業拠点が複数の地域に存在する企業や、外回りを行う営業の人員が多い組織などにおいて大きな効果を発揮することでしょう。
手続きの簡素化
業務をデジタル化することで、社内手続きを簡素化できることもメリットのひとつです。ペーパーワークを減らし、実印処理を電子印鑑に置き換えることで、さまざまな手続きを簡素化することができます。特に近年は、スマートフォンの普及によって、本人確認手続きをオンラインで行えるようにした「 eKYC （ electric Know Your Customer ）」を導入する企業が増えていますが、まさにデジタル化による手続きの簡素化の好例だといえるでしょう。
デジタル化の実現方法
デジタル化を実現するには、どのようなことを行えばいいのでしょうか。デジタル化を実現するには、現状の課題抽出に始まり、検討、ツール選定といったプロセスを踏みながら実現を目指していきます。デジタル化実現のプロセスについて、一般的な例をご紹介します。
1. 現状の課題を洗い出す
デジタル化を実現させるために最初に行うのが、業務における課題を洗い出すことです。現状の業務において問題点が見つかったら、その問題点を分析し、ボトルネックとなる部分を洗い出します。こうした洗い出し作業では、業務の可視化ツールなどを用いると、より効率的に業務のボトルネックとなる部分を明確にすることができます。
2. 必要性の検討と優先順位の決定
洗い出した課題を一つひとつ検討し、デジタル化が必要なものと不必要なものに分けるのと同時に、デジタル化を行う上での優先順位を決めていきます。
デジタル化の要不要、優先順位を判断するには、デジタル化によってどれだけの効率化を実現できるかといった効果の度合いや、現実的なコストで実現可能かといった費用対効果などを基準にするといいでしょう。
3. 実現方法や必要ツールの選定
デジタル化を行うべき項目が確定したら、次はそれを実現するための方法の検討やそのために必要なツールの選定に入ります。
例えば、紙の電子化など、比較的難度の低いものは特別なツールがなくとも行えますが、電子化したデータをクラウド化して共有を行うような場合は、特定のツールやクラウドサービスの導入を検討する必要があります。また、システムやアプリの開発が必要な場合は、外部のシステム開発会社への依頼なども検討が必要です。
4. 実際の業務へのフィット作業
デジタル化が実現できたら、次はそれを実際の業務にフィットさせていきます。導入したツールやシステムを現場の従業員が使いこなすための研修や、実際の業務で使いやすくするためのチューニング、デジタル化実現による業務環境変化を想定した人員配置の再考などを行い、業務へのフィッティングを進めていきます。
5. 定期的なブラッシュアップ
デジタル化は、実現して終わりではありません。実現後も効果測定などを行って継続的に効果を確認しながら、さらに効果を発揮できるものとなるよう、定期的にブラッシュアップを行っていく必要があります。
この場合、効果測定によって得られた数値だけではなく、現場で実際にデジタルツールを用いて業務を行う従業員の意見も募り、現状のデジタル環境をより良いものにするための検討材料としていくことも大切です。
Slack で手軽にデジタル化を実現
こうした一連のデジタル化を推進していくには、 Slack のようなコミュニケーションツールを利用するのも効果的です。続いては、 Slack でできるデジタル化の例をご紹介します。
日常業務を一気にデジタル化できる
例えば、 BCP 強化を目的としたデジタル化では、テレワーク環境の整備が不可欠です。グループチャット、ダイレクトメッセージ、ウェブ会議など、多彩なコミュニケーションを行える Slack なら、テレワーク環境の整備に関する課題を一気に解決することができます。
Slack は、ビジネスツールとして開発されていることからセキュリティが高く、さまざまなデータを安全・確実に共有することが可能です。デジタル化において不可欠なクラウド環境構築などの課題も解決することができるでしょう。
また、 Slack は、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、さまざまな情報端末が混在する環境で使われることを前提として設計されているため、使用する端末を選ばず、多様な環境やビジネススタイルに適応できることも大きなメリットです。
外部ツールとも連携しやすい
Slack は、スケジュールやタスク管理機能なども備えているほか、外部のタスク・スケジュール管理サービスとも連携できますので、導入自体が高度なデジタル化につながります。
外部の業務プロセス可視化ツールなどと連携させることで、デジタル化実現における現状の課題洗い出しのような作業も効率的に進めていくことが可能となるのです。
業務のデジタル化はまず身近なところから
業務のデジタル化にはさまざまな側面があるため、できることのすべてをデジタル化するのは時間や労力はもちろんのこと、コストもかかります。また、どの業務からデジタル化を進めるべきか、悩んでしまうこともあるかもしれません。
そのようなときは、 Slack のようなビジネスツールで社内コミュニケーションの効率を上げ、従業員が抱える問題を集めやすくすることで、業務における課題を洗い出せることもあります。ぜひ、 Slack を有効活用して、効率良くデジタル化を進めてみてはいかがでしょうか。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。