Adaptando nossa forma de trabalhar quando os escritórios precisam fechar

Clique aqui para ver recursos rápidos sobre como trabalhar remotamente com o Slack.

Não é surpresa para ninguém que somos usuários bastante assíduos do Slack aqui no próprio Slack. Usuários muito assíduos, na verdade. Todos os dias, usamos o Slack para conectar escritórios mundo afora, de Nova York a Munique, de Pune a Tóquio. Nosso próprio produto está na essência de como gerenciamos a empresa. 

Neste momento, como todos, estamos pensando na saúde das pessoas, de suas famílias e comunidades, e em como isso muda a forma como trabalhamos juntos para ajudar a reduzir a propagação de infecções. Assim como muitas empresas, atualmente temos colegas trabalhando de forma remota que normalmente estariam juntos em um escritório. Além disso, costumam nos perguntar como usamos o Slack aqui no próprio Slack, então esta parece ser uma boa oportunidade para compartilhar o que aprendemos sobre como o trabalho remoto altera a forma como usamos nosso produto.

Aqui está um conjunto de hábitos e truques do Slack — a maioria simples e fácil de adotar — que faz a colaboração funcionar para os colegas que passaram a trabalhar remotamente. E, se você estiver procurando ainda mais informações sobre trabalho remoto no Slack para além destas dicas, encontrará um conjunto completo de dicas, artigos e histórias em nossa biblioteca de recursos. 

A transição para o trabalho remoto pode causar impactos na forma como as organizações operam. Estamos aqui para ajudar. No fim da postagem, há informações sobre webinars e consultas individuais para ajudar você a fazer a transição para o trabalho remoto.

1. Criar um canal de anúncios

Todo escritório no Slack tem um canal de anúncios — um canal configurado como somente leitura para a maioria dos funcionários, mas que administradores, gerentes de escritório e a equipe de comunicação interna podem usar para postar informações importantes. Em momentos assim, esses canais se tornam vitais e obrigatórios. As informações não são mais sobre o menu do almoço, mas sobre atualizações de fechamento do escritório, recomendações sobre viagens e serviços e links de suporte que oferecemos aos funcionários, além de suas famílias e comunidades. 

Saiba como gerenciar as permissões de postagem no canal.

2. Usar status personalizados

Usamos status personalizados (e os emojis associados) intensamente na sede do Slack para permitir que as pessoas saibam rapidamente se estamos de férias, em trânsito, em reuniões ou, por exemplo, trabalhando remotamente. Quando todos estão em trabalho remoto, claro, essa última opção perde o sentido e a forma como usamos o status muda. Nossos colegas não conseguem mais ver quando estamos longe da mesa, então definimos um status personalizado para avisar a todos que nos ausentamos, que estamos offline ou que estamos em chamadas e podemos demorar a responder. Bônus: você pode configurá-los para expirar automaticamente — “em horário de almoço”, por exemplo, é um status que você provavelmente quer que desapareça após uma hora. 

Saiba como definir o status e a disponibilidade no Slack.

3. Fazer reuniões nos canais

Mover as reuniões para os canais não é apenas uma excelente prática de trabalho remoto, mas também uma ótima maneira de descobrir reuniões que você talvez possa eliminar de vez. Para uma reunião semanal de acompanhamento, definimos um horário específico do dia até o qual todos devem postar seu status no canal daquele projeto. As dúvidas podem ser enviadas em uma conversa (se forem direcionadas apenas a essa pessoa) ou no próprio canal (se forem para todos ou a maioria). Todo mundo consegue ficar por dentro do que os colegas estão fazendo e, para fechar com chave de ouro, ainda temos uma ata de reunião gerada automaticamente.

Conteúdo relacionado: a Rede X (antigo Twitter) realiza uma reunião geral virtual com o público global usando o Slack e o Google Meet. Veredito do CEO Jack Dorsey: “funcionou perfeitamente”. O chefe de RH da Rede X diz ao repórter que a experiência já está mudando as perspectivas. 

Saiba mais sobre as reuniões que funcionam (e não funcionam) no Slack.

4. Não se esquecer das mensagens diretas

As mensagens diretas também desempenham um papel importante. Fazemos a maior parte do trabalho em canais no Slack, mas presencialmente é comum virarmos a cadeira para falar: “Ei, pode dar uma olhada nisso rapidinho?”. Quando não podemos resolver um problema pessoalmente, enviamos o trabalho em andamento um ao outro por mensagem direta para receber feedbacks e ideias (na verdade, fizemos muito isso ao escrever esta postagem do blog). Fazemos bastante trabalho nos Documentos Google, e o Slack facilita o compartilhamento de arquivos em andamento: basta colar o link no Slack para que ele nos peça para ajustar as permissões de visualização, caso a pessoa ainda não tenha acesso ao documento.  

5. Anotar suas ideias e enviá-las no Slack

Usar a lousa… com um marcador permanente: uma péssima ideia na vida real, mas perfeita quando estamos trabalhando remotamente e usando papel. Porque, para quem pensa de forma extremamente visual, pode ser um hábito difícil de perder ao trabalhar fora do escritório. Esboçamos ideias em uma folha de papel, tiramos uma foto com o celular e a enviamos direto para um canal no Slack a fim de manter a conversa fluindo. Com o tempo, percebemos que criar slides para comunicar uma ideia visualmente pode levar tempo demais — todo aquele ajuste de tamanho de fonte, largura de caixas e alinhamento de setas — e, quando só precisamos transmitir uma ideia, caneta e papel (e a câmera) dão conta do recado. 

Saiba mais sobre como adicionar arquivos ao Slack.

6. Conversar cara a cara, em qualquer lugar

A comunicação por escrito pode ser difícil, principalmente em situações mais delicadas ou cheias de nuances. Às vezes, você só precisa ver o rosto da outra pessoa e conversar, em voz alta, olhando nos olhos. Para uma ligação rápida, você pode usar o recurso integrado de chamada de voz e de vídeo do Slack. Também integramos muitos dos serviços de voz e de vídeo mais populares — você pode defini-los como o serviço padrão ao clicar no ícone de chamada no Slack. Usamos bastante o Zoom para reuniões maiores e recorremos com frequência ao comando /zoom para iniciar reuniões de última hora, mas você encontrará funcionalidades parecidas para os outros provedores integrados.

 Saiba mais sobre os apps de voz, vídeo e compartilhamento de tela no Slack. 

7. Compartilhar canais com fornecedores, parceiros e clientes

Quando não podemos viajar para nos encontrar no mesmo local, ainda assim trabalhamos juntos no Slack. Um canal compartilhado é exatamente o que o nome diz: é um canal que existe tanto no nosso workspace quanto no da outra pessoa, permitindo usar o Slack para nos comunicar além das fronteiras da empresa. Usamos bastante os canais compartilhados no momento para manter as coisas andando com parceiros, clientes e fornecedores em meio a nossos planos de viagem cancelados.

Confira nosso guia de canais compartilhados. 

8. Conversar por meio de emojis

Quando não podemos dizer "obrigado", "bom trabalho" ou "ótimo trabalho" pessoalmente, usamos uma reação de emoji para fazer isso. Pouco depois de publicarmos esta postagem no blog, um de nós enviará uma mensagem em um canal para avisar à empresa que ela está no ar. A mensagem receberá uma enxurrada de :tada:, :100: e vários outros emojis personalizados de parabéns — o papagaio de festa provavelmente dará as caras por aqui. Todo mundo adora se sentir reconhecido! Uma reação com emoji — ou reacji, uma palavra que insistimos que é real — é uma maneira rápida e organizada de se comunicar com os colegas de equipe.

Saiba mais sobre como usar reações de emoji no Slack.

9. Recursos adicionais

Novamente, você encontrará mais dicas e sugestões na página Slack para trabalho remoto em nossa biblioteca de recursos. Algumas são pequenas e fáceis de implementar, como as mencionadas acima. Outras são mais robustas, voltadas para ajudar você a pensar sobre as bases necessárias para uma força de trabalho distribuída. Se você tem alguma dica ou estratégia importante sobre trabalho remoto que não abordamos aqui, adoraríamos saber — use o comando de barra /feedback no Slack ou envie um tweet para @Slackhq.

Por fim, sabemos que uma lista de dicas e artigos nem sempre é adequada. Se você está usando o Slack pela primeira vez ou sua equipe é repleta de especialistas, queremos ajudar na transição inesperada para uma força de trabalho distribuída. Se você quiser nossa ajuda:

• Realizaremos uma série de webinars focados em trabalho remoto a partir da próxima semana. Serão sessões ao vivo com oportunidades de perguntas e respostas. Você pode obter mais informações e se inscrever para participar aqui. 
• Se você precisar de ajuda personalizada sobre como usar o Slack com uma equipe remota formada recentemente, poderemos ligar para você. Clique aqui para agendar um horário.