Com o Slack, a Nexomics fornece resultados de testes de câncer mais rápidos para os pacientes

O tempo é essencial para os pacientes, cientistas e médicos que aguardam resultados de patologia da Nexomics, uma equipe de serviços laboratoriais no principal instituto de tratamento e pesquisa de câncer da Austrália: o Peter MacCallum Cancer Centre (Peter Mac). Como parte integrante do departamento de patologia, a Nexomics oferece testes laboratoriais de oncologia credenciados para dar suporte a ensaios clínicos e testes médicos.

Com o tratamento dos pacientes no cerne da organização, a Nexomics lançou mão do Slack para agilizar a comunicação e aprimorar seus processos de patologia. Desde que adotou o Slack através de toda a sua equipe de cientistas e técnicos de laboratório, a Nexomics tem sido capaz de promover conversas fluidas, aumentar a responsabilização dos funcionários e reduzir os tempos para a obtenção dos resultados de testes globalmente.

Os canais do Slack agilizam os resultados dos exames de sangue

Uma das tarefas mais difíceis em um laboratório de patologia é a triagem de amostras provenientes de outro país. Isso pode envolver até uma dúzia de pessoas em várias equipes distribuídas em diferentes locais, e muitas vezes o horário normal de trabalho é ultrapassado. O teste de amostras exige também tempos de resposta breves, e os testes de ensaios clínicos só podem ser realizados por equipes compostas por pessoal especializado.

Antes do Slack, a comunicação e a triagem de amostras eram mais lentas e complicadas. Existe uma separação física entre os laboratórios, os escritórios e outros locais de trabalho. Nos laboratórios, há também o problema do acesso limitado ao e-mail, e sair do laboratório para enviar uma mensagem significa tirar as luvas e o jaleco. Os sistemas anteriores não permitiam que as equipes se comunicassem diretamente umas com as outras.

“Quando eu entrava, me deparava com uma pilha de e-mails da noite anterior”, afirma Anna Korczynski, hematologista molecular da Nexomics. “Levava muito tempo para ler tudo, excluir algumas mensagens e determinar o que devia ser priorizado.”

Manter a integridade de uma amostra ao recebê-la, processá-la e classificá-la em tempo hábil era algo desafiador. Cada minuto transcorrido classificando e-mails irrelevantes era um minuto que podia ter sido usado para fornecer resultados aos médicos e seus pacientes.

“Precisamos agir o mais rápido possível no laboratório. Qualquer ação que não seja útil para o paciente não deve ser realizada”, afirma Korczynski.

Com o Slack, os cientistas e os técnicos de laboratório continuam tendo acesso às mesmas informações que são enviadas para as suas caixas de entrada, mas agora elas são organizadas em canais do Slack. Os canais eliminam a necessidade de redigir e-mails estruturados; em vez disso, são utilizadas mensagens mais curtas. Com isso, o planejamento de determinados processos, tais como a triagem de testes adicionais para uma amostra não urgente, que anteriormente podia levar até uma hora, agora pode ser realizado em cinco minutos. Algo que não mudou é a confidencialidade das informações do paciente.

David Lee, diretor de estratégia do Peter Mac e ex-gerente geral de patologia da Nexomics, afirma que o Slack cria um ambiente mais eficiente para que os cientistas efetuem testes de alta qualidade. O Slack se tornou um ponto-chave das suas operações.”

“Os tempos de resposta são importantes”, afirma Lee. “No final do processo, há um paciente que está esperando os resultados para saber se poderá participar de determinado tratamento contra o câncer.”

O Slack reduz também o tempo necessário para que os cientistas recebam dados cruciais dos patologistas sem precisar sair do laboratório hermeticamente fechado.

“O Slack nos dá uma ajuda preciosa na comunicação no laboratório”, afirma Chloe McDermott, cientista de ensaios clínicos da Nexomics. “Antes, passávamos uma hora por dia tentando localizar a pessoa certa para validar uma amostra. Com o Slack, podemos obter a resposta instantaneamente.”

Quando chegam amostras internacionais ao laboratório da Nexomics durante o fim de semana, notificações no canal #nexomics_samples alertam os especialistas pertinentes sobre casos urgentes. Nos casos em que um médico precisa incluir um teste adicional na mesma amostra, os e-mails do médico são triados para #csr_requests em vez de permanecerem à espera em uma fila de e-mails não lidos, eliminando-se assim o que poderia chegar a um atraso de 30 minutos. Muitas vezes, o tamanho da amostra é limitado, sendo então necessário obter outra amostra se um determinado teste não for adicionado a tempo, o que pode atrasar o tratamento.

O Slack como força propulsora para a criação da cultura organizacional

A barreira física entre o laboratório esterilizado e o escritório geral criavam outros desafios para o pessoal. Quando os cientistas estavam no laboratório, afastados de seus computadores, muitas vezes não liam os comunicados por e-mail gerais do hospital ou do departamento. Ao contrário do que ocorre com o restante do hospital, o pessoal de laboratório não tem acesso constante à intranet; isso representa um obstáculo à promoção de uma comunicação interna robusta e repetível. A introdução do Slack substituiu a solução ad hoc que consistia em efetuar a comunicação através de painéis de avisos comunitários ou anotações em bilhetes adesivos.

“Existia uma lacuna evidente nas comunicações. Consequentemente, a eficiência e a cultura sofriam com isso”, afirma Lee. “O Slack resolveu esses problemas ajudando a nos livrar da necessidade de fixar fisicamente os avisos importantes e de enviar e-mails que não eram lidos.”

Simon Fox, gerente de recepção central de espécimes da Nexomics, afirma que, antes do Slack, alguns membros da sua equipe verificavam os e-mails de trabalho com pouca frequência.

“O fato de poder executar o Slack em uma segunda tela e ver quando as pessoas tinham lido um comunicado foi algo importantíssimo para nós”, afirma Fox. “Isso significava que eu já não precisaria falar com cada pessoa individualmente ou convocar uma reunião quando precisasse informar algo.”

A equipe da Nexomics usa o Slack para ser mais eficiente e reforçar a sua cultura internamente graças à possibilidade de:

• fazer upload de indicadores-chave de desempenho (KPIs) e realizar reuniões de gerenciamento em #path_management;
• postar os horários dos turnos em #roster a cada seis semanas;
• compartilhar artigos científicos publicados por colegas em #path_news;
• atribuir prêmios e reconhecimento por trabalhos excepcionais em #kudos;
• organizar eventos de fortalecimento do espírito de equipe, como uma caça ao tesouro em uma data comemorativa, em #social e #xmas_2019;

O Slack ajuda os funcionários da Nexomics a ver o trabalho que seus colegas estão fazendo, potencializando ao mesmo tempo a responsabilização do laboratório de patologia, o moral da equipe e a eficiência geral.

Agilizar as operações do laboratório introduzindo os alertas críticos no Slack

Os cientistas da Nexomics realizam testes sofisticados que salvam vidas, em materiais biológicos extremamente sensíveis. Por isso, seu laboratório de patologia deve manter um ambiente altamente controlado. O Slack ajuda a agilizar as operações gerais do laboratório, melhorando drasticamente as respostas a emergências e praticamente eliminando as interrupções que podem custar caro.

“Algo simples, como um sistema de amplificação do som que anuncia a chegada de um visitante, estava causando problemas na produtividade da equipe”, afirma Lee. “Ao mesmo tempo, os patologistas estão examinando amostras em um microscópio e usando gravadores de voz para tomar notas. Durante cada comunicado, todos eles eram forçados a parar de trabalhar e, em seguida, a recomeçar; essa era uma grande fonte de distração.”

Com o Slack, as notificações de acesso de visitantes e as informações não urgentes são compartilhadas nos canais #visitors e #all_pathology do laboratório. As interrupções não emergenciais do sistema de amplificação do som foram completamente eliminadas.

O Slack substituiu também o sistema anterior de intervenção de emergência do laboratório no que diz respeito a manter as amostras em um ambiente seguro.

“Se um refrigerador sair da faixa de temperatura durante um tempo excessivo, todas as amostras e reagentes podem se tornar inviáveis”, explica Lee. “Antes do Slack, apenas uma ou duas pessoas tinham pagers que notificavam o acionamento de um alarme de temperatura. Agora, quando um alarme é acionado, ele vai para #path_alarms, e a pessoa com maior capacidade para intervir pode fazê-lo rapidamente.”

Fox também usa o Slack para fixar e automatizar lembretes no canal de comunicações internas do laboratório, em caso de alterações em tarefas de rotina, como o preenchimento de formulários de registro de pacientes.

“É muito mais difícil e leva muito mais tempo conferir formulários de solicitação acumulados em um dia inteiro para encontrar um que esteja faltando”, afirma Fox. “Agora, o Slack envia um lembrete às pessoas responsáveis várias vezes por dia, o que nos permite controlar muito melhor esse aspecto.”

Em um mundo onde os tempos de resposta são importantes para médicos e pacientes à espera de resultados de testes críticos, o Slack posicionou a Nexomics na vanguarda da inovação no setor de serviços de saúde. A equipe de cientistas e patologistas liberaram uma quantidade de tempo preciosa do seu dia de trabalho, aprimorando o tratamento dos pacientes e preparando o terreno para novas possibilidades no setor de saúde.