情報共有ツールの選び方：解決できる 4 つの問題とは？

この記事を読んでいる人のなかには、「まさに今、情報共有ツールの導入を検討している」という方も多いかもしれません。さまざまなツールがあるなかで、どれにしたら良いか頭を悩ませていませんか？ぴったりな情報共有ツールを選ぶためには、まず「情報共有でどんな問題を抱えているか」を明確にすることが大切です。

情報共有のどういう点に問題を感じているかを具体的に把握できれば、情報共有ツールを選ぶ際の基準が明確になるうえ、実際にツールを使うときに意識したい改善点もわかります。

今回は情報共有でありがちな問題例を 4 つ挙げ、ツール活用でどのように解決できるかをご紹介します。

情報共有の問題 1 ：伝達範囲が限定される

情報共有は通常の指揮系統や部門内で完結するのが普通…になっていませんか？しかし、実はそこに他部門が探している情報があるケースは結構多いもの。情報の伝達範囲が限定されているのが当たり前の環境では、知らずにビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。

こうした問題は、情報共有ツールで情報をオープンにシェアすることで解決できます。例えば、名刺に特化した情報共有なら、Sansan のクラウド名刺管理ツールなどを活用できます。また、プレゼン資料やデータなどは Google ドライブでオープンな環境に保存するのも一案。内容に応じて「閲覧のみ」「コメント可」などの制限をつけておけば、共有しても誰かに内容を変えられてしまう心配もありません。

さらに、そうしたクラウドで共有したさまざまな情報を、1 つのコミュニケーションプラットフォームに連携させてまとめるのもおすすめ。そうすれば、1 か所で会話、データ共有などのすべてのログが残せるうえ、検索機能があるツールを使えば誰でもそこから情報を探すことができます。

また社内に限らず、社外のメンバーと情報共有をしたい場合にもツールは役立ちます。同じツールを使う企業同士で連携すれば、まるで社内のチームと一緒に働いているかのように情報共有を行うことも可能です。

情報共有の問題 2 ：リアルタイムでの共有不足

さまざまな業務に追われ、余裕がなくなってしまうとついつい情報共有の優先度が下げられ、後回しになってしまうことも。「現状共有なんて状況を伝えればいいだけだから、簡単なはず…」。それなのに面倒に感じる理由の 1 つは、メールや口頭で伝える作業が実際は大きな負担に感じるから。

負担の例を挙げれば、まず情報共有をメールで行う場合には相手の理解に合わせて状況をまとめ直し、文章にし、何度か校正する作業が必要に。ある程度の時間もエネルギーも必要になります。加えて、何通も連続してメールを送るのは気がひけるため、細かな進捗共有はしづらいと言えます。一方で、口頭での現状共有も常に同じオフィスの同じ島にでもいない限り現実的ではありません。 1 人ひとりに出向いて伝えるのも時間がかかりますし、口頭では何度も同じ説明を繰り返すはめになります。

こうした状況は、メールから会話ベースの情報共有ツールに移行することで大きく改善できます。会話ツールなら、情報共有をしたい相手に履歴を確認してもらうだけで完了。あえて情報共有のためのアクションをとる必要がなくなるのです。相手が新しくプロジェクトに加わった人でも同じで、履歴を見てもらうだけでキャッチアップは簡単。

その際、会話形式なら読み手にとっても内容を読み解く負担が少なくてすむため、コミュニケーションの負担を軽減できることもポイントです。メールとは異なり、あいさつ文を抜きにした簡潔なやりとりが自然にできるので、キャッチアップする側にとっても効率的に情報を把握することが可能に。ひとつのツール上で情報共有できるため理解のズレも生まれません。

情報共有の問題 3 ：情報が整理されていない

似たデータが複数存在していたり、参照する情報が異なるせいで人によって認識が違ったり。部門内でも部門間でも、情報共有が整理されていない場合にはこうした状況になるのも仕方ありません。

ここでも、情報共有ツールを導入することが大きな助けになります。ここでおすすめなのは、トピックごとに会話を整理できるもの。異なるテーマが入りみだれることなく、効率よくやり取りすることができます。また、データファイルの共有も簡単です。オープンなチャット上で共有しておけば、誰かがあとからその情報を探したい場合でも簡単に検索できるうえ、担当者も一目瞭然。データが存在するのに新たに類似したものを作成してしまう無駄も防げますし、同じ内容の資料が重複していれば気づいて統一させることもできます。加えて、いつでも必要な時にすぐ情報を見つけて確認し、ツール上で直接担当者に質問を投げかけることもできるでしょう。

プロジェクト管理などで複数のアプリを使っている場合には、ハブとなるツールを 1 つ決め、そこにすべてを連携させましょう。情報を一元化することで、情報の整理もしやすくなるうえ、ツールの切り替えにかかる時間も大きく節約できます。

情報共有の問題 4：意思決定層との共有が遅い

チームメンバー間でのやりとりはリアルタイムにできていても、意思決定をする人との情報共有には時間がかかってしまう、ということはありませんか？例えば「上司との情報共有は会議でするのが慣例」という場合。また情報共有は「ある程度、状況がまとまってから」と思っていたら、時間が経ってしまった…というケースも珍しくありません。

オープンな情報共有ツールを使うと、そのような意思決定層との共有まで効率化できます。ツールを使ってオープンに情報共有しておけば、関係者は随時、進捗を確認しながら、必要に応じてタイムリーな意思決定や承認をチャット上で行うことも可能に。わざわざ会議で時間をとって進捗共有することが不要になります。絵文字を使えるツールなら、承認を仰ぎたいときや、決定事項を共有する絵文字を決めておくのもおすすめ。メッセージの意図を明確に伝えられます。

また「どうしても会議は欠かせない」という状況でも、情報共有ツール上で前提となる情報共有やできる範囲での議論を進めておくことで、会議の場での話し合いも一気にスムーズになるはずです。

今回ご紹介した情報共有の問題例 4 つを参考にしながら、皆さんの会社で感じている情報共有の問題を具体的に考えてみましょう。そうすることで、よりニーズに合った情報共有ツールを選ぶことができ、導入時にもしっかり活用することができるでしょう。