Cómo hacer de las reuniones virtuales un momento productivo

Más allá del cambio de paradigma que ha supuesto la pandemia en lo que respecta al trabajo en equipo y, sobre todo, a las juntas de trabajo, existen motivos para pensar que las reuniones virtuales resultan más productivas que las presenciales. De hecho, en una reciente publicación de Observatorio de RRHH, se indica que en las videollamadas se presta mayor atención al tema tratado, ya que los aspectos complementarios de la presencialidad pasan a un segundo plano.

El propio artículo señala también la necesidad de reducir al máximo este tipo de eventos en el día a día de una empresa, ya que generalmente resultan poco productivas y a día de hoy existen mejores herramientas de comunicación. Ahora bien, en ocasiones las juntas de trabajo son imprescindibles y, sabiendo que las reuniones virtuales son la mejor opción, ¿por qué no aprender a sacarles partido?

¿Qué tipos de reuniones virtuales podemos llevar a cabo?

Del mismo modo que sucede con las juntas presenciales, no todas las reuniones virtuales son iguales. El carácter del encuentro a través de la pantalla variará según sus objetivos, la cantidad de individuos que accedan a él o su organización, pero en el ámbito profesional podemos definir claramente cuáles son las variantes más habituales en el mundo de la videoconferencia.

Reuniones virtuales ocasionales

Este tipo de reuniones suelen convocarse por un motivo concreto y -salvo que hablemos de la resolución de un problema de cierta gravedad- no suelen ser demasiado extensas. Se tratan los aspectos que la motivaron con los miembros de la organización imprescindibles para llevarla a cabo, tal y como sucedería en un encuentro presencial.

Reuniones virtuales periódicas

Este tipo de reuniones virtuales son las más frecuentes en empresas donde el teletrabajo es el modo de operar, ya que es una de las herramientas de comunicación más recurrentes en estos casos. Se trata de juntas que se desarrollan con una temporalidad preestablecida -generalmente de forma semanal- y deben gestionarse adecuadamente para que no se conviertan en una fuente de ineficiencia.

Videollamadas entre dos personas

Las videoconferencias de carácter profesional en las que sólo comparecen dos personas son las más recomendables, siempre que no sea imprescindible la presencia de otros individuos. ¿Por qué? Porque normalmente es más sencillo centrar el foco en los aspectos profesionales que deben tratarse, sin conversaciones cruzadas ni interferencias evitables.

Equipos de trabajo

Los equipos de trabajo suelen ir ligados con las reuniones virtuales periódicas, aunque en este caso la frecuencia de las juntas suele ser todavía mayor. En muchos casos se trata de una actividad ineludible para abordar según qué acciones y qué tipos de proyectos se lleven a cabo, aunque siempre es recomendable buscar herramientas de comunicación más eficientes que la reunión virtual.

Sesiones formativas

Esta opción es, probablemente, la que más difiere del resto, ya que se trata de un tipo de reuniones virtuales menos habituales que normalmente son de asistencia voluntaria. Se trata de los famosos webinars u otras alternativas formativas que suelen ofrecer las empresas y que suelen ir enfocadas a empleados cuyo papel en la organización está relacionado con la temática tratada en la sesión.

Aspectos fundamentales en torno a las reuniones virtuales

¿Has pensado cuántas reuniones virtuales tienen lugar semanalmente en tu empresa? Estamos hablando de un fenómeno cada vez más frecuente y completamente normalizado, pero, ¿lo estamos desarrollando adecuadamente? Existen algunos aspectos esenciales para que este tipo de encuentros no se conviertan en una tendencia vacía que nos haga perder el tiempo. Veamos cuáles son.

Agendar el encuentro en un momento propicio

Puede parecer una cuestión secundaria, pero el momento que escogemos para una reunión virtual es un factor sumamente relevante para su idoneidad. Por ejemplo, programar una junta a última hora de la jornada laboral, por muy virtual que sea, generará incomodidad y desidia en los asistentes, convirtiendo el encuentro en un mero trámite. Es importante evitar este tipo de situaciones.

Probar previamente la herramienta que se va a utilizar

Cada vez son más las herramientas a las que podemos acceder para realizar reuniones virtuales. Pese a lo que pueda parecer, no todas son iguales, ya que más allá de lo básico, suelen mostrar funcionalidades y estéticas muy diferentes. ¿Cómo escoger la más adecuada? Testeando con anterioridad todas las opciones para no perder tiempo con dudas técnicas en el momento de la videoconferencia.

Eliminar distracciones

Aunque esto no siempre es posible -sobre todo cuando cada asistente al encuentro comparece desde su vivienda-, es conveniente reducir al máximo cualquier distracción sonora o visual que pueda aparecer en la reunión. Puede parecer una evidencia, pero, ¿cuántos vídeos mostrando todo tipo de situaciones en este contexto se han viralizado en redes sociales?

Registrar un acta para documentar la junta

La documentación de las reuniones virtuales está infravalorada. Mientras que en las juntas presenciales se han recogido tradicionalmente las actas, en este escenario parece que ha quedado atrás esa necesidad. Nada más lejos de la realidad, ya que el registro es imprescindible para que quede constancia de lo que se ha dirimido -independientemente de que haya o no una grabación del encuentro virtual-.

Recomendaciones para mejorar las reuniones virtuales

Además de los aspectos básicos que deben cumplirse en todas las reuniones virtuales para que resulten verdaderamente útiles y eficientes, existe una serie de recomendaciones que todas las organizaciones deberían tener en cuenta. Se trata de las pautas imprescindibles para gestionar correctamente estos encuentros digitales de principio a fin.

Genera interés y participación con antelación

Trata de convocar las reuniones virtuales generando interés en torno a ella. Como es evidente, no debes generar expectativas que no puedas cumplir, pero precisamente de eso se trata: las juntas deben ser interesantes y aportar algo a ese proyecto, negocio o acción que se vaya a tratar en la videoconferencia.

Promueve la interacción

Del mismo modo que se recomienda generar interés, es muy conveniente que las reuniones virtuales sean interactivas. Cuando los encuentros se convierten en un monólogo, generalmente se convierten en un momento tedioso e improductivo, ya que lo habitual es que los participantes pierdan la atención.

Recurre a herramientas ágiles y con funcionalidades prácticas

Volviendo a las herramientas utilizadas, es conveniente seleccionar una opción cuya experiencia de usuario sea correcta, sencilla y atractiva, al mismo tiempo que ofrece funcionalidades que promuevan la interacción. Mantener el foco en el tema y sacar el máximo provecho a cada encuentro virtual depende en gran medida de estos aspectos.

No canceles reuniones -virtuales o presenciales- a última hora

Las convocatorias a última hora siempre resultan molestas para los asistentes a una reunión, pero hay algo que puede resultar incluso más problemático en este sentido: las cancelaciones tardías. Si bien esto no puede influir en una reunión que nunca tendrá lugar, generará fricciones en los miembros del equipo de cara a futuras ocasiones.

Beneficios de las reuniones virtuales

El hecho de que las reuniones virtuales se hayan convertido en una tónica habitual en las empresas pone de manifiesto que se trata de un avance beneficioso. Muchas de sus ventajas se pueden intuir fácilmente, aunque en muchos casos es importante conocerlas para aprovecharlas realmente:

• Reducción en costes de desplazamiento e instalaciones dedicadas a las juntas presenciales.
• Ahorro temporal al poder desarrollarse desde el lugar en que se encuentre cada participante, sin necesidad de movimiento.
• Productividad comunicativa desde un mismo lugar con empleados, equipos, socios, clientes o proveedores.
• Dependiendo de la herramienta utilizada, posibilidad de hacer seguimiento al proyecto más allá de las videollamadas.
• Flexibilidad y adaptabilidad, ya que es posible desarrollar cualquier reunión desde la distancia.

Inconvenientes de las reuniones virtuales

Sin embargo, las reuniones virtuales mal gestionadas, que no tienen en cuenta los aspectos básicos mencionados o las recomendaciones para su desarrollo, incluso pueden resultar perjudiciales para las organizaciones. Pero, ¿cuáles son los principales inconvenientes que podemos encontrar en este tipo de encuentros?

• Limitaciones en la comunicación no verbal entre los miembros, algo que mejora sustancialmente en las juntas presenciales.
• Posibles dificultades técnicas o averías en el uso de las herramientas destinadas a la videollamada -ya correspondan al hardware, al software o a los servicios digitales contratados-.
• Como consecuencia de los beneficios mencionados, en ocasiones se tiende a abusar de las reuniones virtuales, lo que disminuye su productividad.
• Las distracciones procedentes del entorno son más habituales en los encuentros digitales.

La importancia de saber gestionar las reuniones virtuales

Como ves, son muchos los argumentos para intentar darle un giro a las reuniones virtuales. Si bien son necesarias, en ocasiones pueden suponer un escollo a la productividad del equipo. Que resulten más o menos agradables al personal y que se lleven a cabo adecuadamente, puede resultar determinante a la hora de sacarle partido a estas sesiones que tan mala fama han cosechado en los últimos tiempos.

No obstante, los trabajadores siguen poniendo las reuniones virtuales por encima de las presenciales, siempre y cuando esto no signifique un incremento innecesario de sesiones. Promoviendo la participación, eliminando distracciones y ajustando los tiempos con las herramientas adecuadas, las juntas en los equipos de trabajo funcionan adecuadamente, ¿te animas a implementar estas recomendaciones?