業務報告は、あらゆる仕事で必要となる大切な報告です。業務報告を行うことで、仕事の進捗や立ちふさがる課題などが浮き彫りとなります。すると、自分自身はもちろん、上司も現状の把握がしやすくなり、チームの前進につながるでしょう。
この記事では、業務報告の重要性や業務報告書を作成するためのポイントのほか、ツールを取り入れた効率の良い業務報告書作成・共有テクニックなどについて解説します。
業務報告が重要な3つの理由
業務報告とは、業務の途中経過や業務を行う中で発生した問題点、その他特筆すべき事柄など、業務の進捗を報告することで、ビジネスにおいて非常に重要な役割を持っています。業務を報告する相手は、一般的に自分が属する部署の上司です。
まずは、業務報告が重要な主な理由を 3 つ挙げて解説します。
業務の進捗確認のため
業務の途中経過を報告することで、上司が各メンバーの進捗状況を把握しやすくなります。
それによって、上司はスケジュールの遅れに対するリカバリーを行ったり、誤った方向に向かおうとしているメンバーの軌道修正を行ったりすることができます。
問題・課題点把握のため
通常の業務報告に加え、業務を行う中で発生したトラブルや問題を報告することも大切です。上司がトラブルや問題の原因を把握し、同じ失敗を起こさないための対策を講じやすくなります。さらに、その解決策をチーム全体で共有することで、トラブル発生の確率を低く抑えることにもつながるでしょう。
また、報告された問題点や課題点を材料に、自分たちのビジネスやサービスをより良いものへとするための改善活動などにもつなげていくことができるようになります。
人材の育成につなげるため
業務報告は、人材育成にもつながります。例えば、業務の過程で発生したトラブルや失敗などを上司が把握することで、報告者のウィークポイントが明確になります。もし、チームのメンバーに、同じようなウィークポイントを持つ人がほかにもいれば、それはチームの弱点ともなりかねません。
上司は、同じミスを起こさないよう、報告者にアドバイスをすることが可能です。さらに、同じようなウィークポイントを持つ人が複数いれば、勉強会を開いたり研修を行ったりして、弱点の強化を図ることもできるのです。
業務報告書作成のポイント
業務報告は、業務の途中経過や業務の中で発生した問題点のほか、特筆すべき事柄などを「業務報告書」としてまとめ、上司に提出します。この際、わかりやすく、伝わりやすい業務報告書を書くには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
業種によって記載すべき内容は異なりますが、いずれの業種においても、業務報告書を作成するうえで重要となる 4 つのポイントを解説します。
構成を意識する
業務報告書に限らず、誰かに文章として何かを伝えるには、構成が大切です。構成が考えられている文章は、読み手にも優しく理解しやすいものです。特に、上司は何人ものメンバーの業務報告書に目を通す必要があるので、読みやすさを意識することはとても大切です。
一般的に業務報告書は、「標題→趣旨→詳細」という構成が基本の型とされています。
- 標題
標題とは件名や見出し的な意味があり、報告書の端緒となる部分です。主に、報告内容に関するタイトルを記します。
- 趣旨
趣旨とは、今回の報告を行う趣旨を記す部分です。主には、全体を要約した文章を書きます。
- 詳細
詳細は、業務報告の内容を詳細に記す部分です。ここに進捗状況のほか、業務の中で遭遇したトラブルや失敗に関する詳細を記します。この際、フラットに詳細を記すのではなく、内容が切り替わるポイントで見出しやタイトルなどを入れると、より読み手に伝わりやすい文章となります。
目的にかなったまとめ方を心掛ける
業務報告書にはいくつかの種類があります。営業活動に関する報告書、何らかのプロジェクトにおける担当タスクに関する報告書、クレーム対応に関する報告書など、従事する業務内容に応じて内容が異なります。
営業活動に関する報告書ならば、顧客の特性や傾向、商談成立の成功事例などに重きを置いた内容を心掛けることが望ましく、システム開発における担当タスクに関する報告書では、進捗やプロジェクト進行を妨げるであろう課題点の報告などに重きを置くべきでしょう。
また、クレーム対応では、事例の共有を目的としたまとめ方を心掛けた方がいいでしょう。このように、担当する業務内容に応じて、業務報告書の目的の意味合いも少しずつ異なるので、それを踏まえたまとめ方を心掛けるとより伝わりやすく、意義ある業務報告書が作成できるようになります。
簡潔さとわかりやすさを心掛ける
上司や上長は、何人ものメンバーからの報告書を受け取り、それに目を通して然るべき対応を行う必要があります。それゆえ、業務報告書を作成するうえでは、「簡潔さ」「わかりやすさ」を心掛けることも大切です。
報告すべき事柄がたくさん発生した場合は、小見出しを入れたり、箇条書きにしたりして読みやすくするといいでしょう。文章が冗長になっている部分は、要点を明確にしたうえで不必要な部分を削ぎ落とすような再構成を行います。
フォントや文字サイズにも気を配る
最も基本的なことですが、Wordなどのソフトを使って報告書を作成する場合は、見出しを太字にしたり、文字サイズを少し大きくしたりするなどしてアクセントをつけると読みやすさが向上します。
また、報告書を作成する際のフォントなどをメンバー全員で統一させることも、読みやすさを向上させるために効果的です。
Slack を用いてわかりやすい業務報告を
業務報告書を受け取る上司や上長は、報告書を受け取って終わりではなく、その報告書を踏まえてメンバーにアドバイスや指示を送ったり、事例共有を行ったりするなど、業務報告をもとにした次なる展開を図っていく必要があります。
そうした業務報告を活用していくうえで強い味方となるのが、ビジネスツールの Slack です。
さまざまな業務報告管理に柔軟に対応できる
業務報告を受け取る際、 Slack ならグループでのコミュニケーションに最適な「チャット」、 1 対 1 でのコミュニケーションに特化した「 DM （ダイレクトメッセージ）」、映像と音声でコミュニケーションを行える「ウェブ会議」と、多彩なコミュニケーションを図ることができるため、さまざまな状況に応じて最適な方法で業務報告を行うことが可能です。また、データの共有機能も搭載しているので、業務報告書の提出や事例共有などもスムーズかつ安全に行うことができます。
外部サービスとの連携で効率の良い業務報告ができる
Slack は外部のさまざまなサービスと連携が行えますので、効率の良い業務報告とレスポンスが行なえます。例えば、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールと組み合わせれば、メンバーからの進捗報告をもとにスケジュールの修正を行ったり、各メンバーの状況をリアルタイムに共有したりするなどして、足並みをそろえていくことも可能です。
また、 Slack には定型的なやりとりを自動化する「ワークフロービルダー」という機能も搭載されており、これを用いることで日報などの報告書を最小限のアクションで作成することができます。フォーマットなども統一されるので、受け取る側にとっても見やすくなるでしょう。
ビジネスツールを利用して効率良く、わかりやすい業務報告をしよう
業務報告はビジネスを円滑に進めたり、業務効率や生産性を向上させたりするために必要なものです。しかし、必要以上に業務報告の作成や確認に時間を取られていては、日々の業務に支障をきたしてしまいます。
ビジネスツールを上手に使えば、効率の良い、そしてわかりやすい業務報告のやりとりが可能になります。もし、業務報告環境の強化について検討しているのなら、 Slack 導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。