生産性が上がるテレワーク導入とは？経験者の声から学べること

「テレワーク導入で生産性が下がるのでは」という懸念はよく聞かれます。実際、日本オラクルが 11 か国を対象に行った調査では、コロナ禍によるリモートワークで「生産性が下がった」と回答した人の割合は日本で 46% にも上っています。一方「生産性が上がった」と回答した人の割合は 15%。生産性が上がった人と下がった人は、一体何が違うのでしょうか。

そこで今回は、経験者が実際に困ったことを挙げながら、テレワーク導入で生産性を上げるために押さえておきたいポイントを紹介します。

「勤務環境が整っていない」

→ メンバーのテレワーク環境をまず把握

テレワークの生産性が上がらない理由として「勤務環境が整っていない」ことを挙げる人は多いようです。コロナ禍で急いでテレワーク導入を進めた企業ならなおさら、このような声が多かったかもしれません。一方、テレワーク中は突然声をかけられることやオフィスの喧噪がないため、集中しやすくなったという声も。仕事に集中できる環境が整っているかどうかが、テレワークが成功する前提と言えるのかもしれません。

テレワークの勤務環境をサポートするには、メンバーの状況を把握することが欠かせません。そこでおすすめなのがチームメンバーの環境についてアンケートを取ること。「仕事に使える場所はあるか」「集中できない時間帯はあるか」「Wi-Fi 環境について」などの質問に加え、テレワークについての不安や相談を自由に書ける欄を設けましょう。必要に応じて個別にヒアリングする機会を設けるのも良いかもしれません。

状況がわかれば、サポートすべきことも明確になります。具体的な対策が決まったら、対応時期をメンバーに共有し、安心して働けるようにしましょう。

「IT 環境整備が不十分」

→便利なツールをどんどん取り入れる

テレワーク導入企業の従業員で「IT 環境の整備不足」を感じる人は少なくないようで、テレワークが長期化すれば深刻化する問題になると多くの人が捉えているようです。よくある問題としては、オフィス外での仕事の進め方や、社内の情報・ナレッジへのアクセス、またセキュリティ確保などが考えられます。確かにそれらの対応が不十分なままでは、生産性向上どころか問題が山積みになるのも時間の問題かもしれません。

そうした問題への対策として検討したいのが、仕事のさまざまな側面をカバーできるツールの活用です。テレワークを支えるツールは、勤怠管理から決済業務など、従来はオフィスで行われていた業務も含めてさまざまな目的に対応したものが存在し、日々進化を遂げています。「テレワークだからこの業務は不便なままでも仕方がない」と思わず、目的に合ったツールを探してみましょう。ある調査では、エンゲージメント向上ツールやオンライン稟議ツールなどの導入で、テレワークでの業務効率が上がったという結果が出ています。つまり目的に合ったツールを選ぶこと自体が、生産性の向上につながると言えるでしょう。

実際にツールを導入する際は社内の 1 部門だけから始めたり、ツールの使い方を教えられるアンバサダーを任命したりすれば、新しい働き方を無理なく取り入れられます。またテクノロジーは日々進化するもの。常に最適なツールを活用するには、一度導入して終わりにするのではなく、その分野に詳しいメンバーで調査チームを組んだり、IT 部門に定期的に相談するのもいいかもしれません。

また導入するツールは目的ごとに 1 つに決めることも重要です。コミュニケーション、プロジェクト管理、ファイル管理などそれぞれの目的に合ったツールを決めたら、それらを 1 つのプラットフォームにまとめておくと、情報の錯綜を防いで業務効率化につながるでしょう。

「従業員の管理がしづらい」

→ リーダーの管理だけに頼らない自律的なチームを作る

企業のリーダーからは「テレワークによって従業員の管理がしづらくなった」との声が多く寄せられています。物理的に離れて働くことで、部下の働きぶりがわかりづらくなったと感じるようです。

テレワークでチームが生産性やパフォーマンスを上げるために重要なリーダーシップのあり方として、独立研究家・著作家・パブリックスピーカーの山口周さんは「いつ・どんな成果物を求めているのか期待値を伝えて任せるマネジメント」を挙げています。メンバーが別々の場所から働くテレワークでは、リーダーがすべてを細かく管理しようとしても現実的ではありませんし、メンバーのモチベーションをそぐことにもつながりかねません。リーダーの管理だけに頼らない、メンバーが自律的に動けるチームづくりを目指すと良いでしょう。

また、コミュニケーションをオープンにしておくこともおすすめです。例えばツール上でメンバーがオープンにやりとりして仕事を進められれば、リーダーは誰が何の仕事に取り組んでいるのかリアルタイムで知ることができます。離れた場所で、ある程度の判断をメンバーに任せながらも、チームの動きを把握することができるのです。間違いが起こりそうな場合や、方向性にずれが出そうな場合も、必要であればリーダーが介入でき、またメンバー同士で理解のずれに気づき、助けあうことも可能になります。

「コミュニケーションが取りづらい」

→ テレワークに合うコミュニケーションを取り入れる

アドビによる調査では、テレワーク導入で「コミュニケーションがとりづらい」と感じる人は 55% にも上りました。オフィスでの何気ない雑談や対面での気軽な相談ができないことがその背景にあるようです。一方で「以前と変わらない」との回答も 38% と少なくありません。同じテレワークでもコミュニケーションへの向き合い方に違いがあるのかもしれません。

テレワークでのコミュニケーションで大切なのは、オフィスでの交流のあり方にこだわらず、テレワークに合った方法を取り入れることだと言えるでしょう。例えば、オンラインで雑談専用の場を作り、各自都合の良い時にゆるくつながるのも一案。「テレワークのおすすめグッズは？」など気軽な話題を投げかけたり、バトンリレー形式の質問で全員を巻き込むのも良いでしょう。

また、全員が見るツール上で自分のステータスが一目でわかるようにするのもおすすめです。「作業に集中しています」や「子供の送り迎え中」などを名前の横に表示しておけば、メッセージにすぐに返信できない場合でも相手に状況を伝えることができます。テレワークに合った絵文字をステータスに使うなどの遊び心を加えるのも良いでしょう。テレワーク時には、オンラインのコミュニケーションの場がメンバーにとっての新しい職場とも言えます。合った方法を取り入れることで、テレワークならではのコミュニケーションの楽しさもきっと芽生えてくるはずです。

テレワーク導入は、その環境や取り組み方次第で生産性を上げるきっかけにも、下げるきっかけにもなります。環境をしっかり整え、働き方を適宜アップデートすることで、テレワーク導入がもたらすメリットをより強く感じられるでしょう。