Nexomics の女性従業員であるラボの検査助手
注目のカスタマー

Slack の導入で、Nexomics は患者にガンの検査結果をより早く届けています。

「Slack をラボ全体で使用することにより、私たちのチームは、患者と世界中の治療チームのため、クオリティの高い検体検査をより短いターンアラウンドタイムで実施しています。」

NexomicsDirector of strategy、Peter MacCallum Cancer CentreDavid Lee

Slack 活用による成果:

「Slack でのリアルタイムコミュニケーションを活用して、ラボのスタッフはメールの受信トレイから解放され、検査結果をより迅速に得ることができます。」

Slack で使用している主なインテグレーション :

  • Email
  • Google Drive
  • Simple Poll
  • Workast
  • Google Calendar
  • Nikabot Time Tracking

患者にとって時間は大切です。サイエンティストや医師たちは、オーストラリアで最先端医療を提供するガン専門の医療研究機関、Peter MacCallum Cancer Centre (Peter Mac) の臨床検査サービスチームである Nexomics からの病理検査の結果を待っています。病理検査部の一部門として、Nexomics は臨床試験や医療検査をサポートするため、信頼性の高い腫瘍の臨床検査を提供しています。

患者のケアを組織の最も重要な課題とする Nexomics は Slack を採用し、コミュニケーションを効率化して病理検査のプロセスを改善しました。サイエンティストとラボの検査助手で構成されるチーム全体で Slack を採用してから、Nexomics では会話がはずみ、従業員の間で信頼関係が築かれ、患者の検査結果が出るまでのターンアラウンドタイムをグローバルに短縮できました。

「Slack を導入する前は、複数のラボやオフィスで作業しながらファックスやメールに頼っていたため、コミュニケーションギャップを避けることができませんでした。Slack により、チームの団結力を高めることができました。」

Peter MacCallum Cancer Centre、NexomicsDirector of StrategyDavid Lee

Slack チャンネルにより血液検査を迅速化

病理検査ラボで最も困難なタスクの 1 つとして、他の国から届けられた検体のトリアージが挙げられます。さまざまな場所の複数のチームに所属する多数の人々が関わるケースが多く、ほとんどが通常の勤務時間外に届きます。また、検体の検査はターンアラウンドタイムの要求水準が厳しく、臨床試験の検査は専門家であるチームメンバーだけが実施できます。

Slack の導入前は、コミュニケーションと検体のトリアージは現在と比べて時間がかかり、煩雑でした。それぞれのラボ、オフィス、その他の作業場所は物理的に離れていました。ラボの中ではメールへのアクセスが制限され、メッセージを送るためにラボから出る場合は手袋を外し、ガウンを脱ぐ必要がありました。ラボにあるシステムは、チームのメンバーが直接お互いにコミュニケーションを取ることを阻んでいました。

「ラボに入ると、前日の夜からのメールが大量に溜まっていました。」と分子血液学者の Anna Korczynski さんは振り返ります。「メールに目を通して削除し、優先順位をつけるのに長い時間がかかっていました。」

メールを受信して処理・分類しながら、検体を完全な状態に維持するのは困難でした。関係がないメールを分類するのに時間を要し、その間は医師やその患者に結果を届けることができませんでした。

「私たちはラボの中で、できる限り迅速に動く必要があります。患者にとって有益でない状況には、何らかの対処が必要です。」と Korczynski さんは語ります。

Peter Mac の受付の前を通り過ぎる人

Slack を使用して、サイエンティストとラボの検査助手は受信トレイに送られた同じ情報にアクセスします。情報はSlack チャンネルで簡単に整理できます。チャンネルにより、手作業でメールを作成する必要がなくなりました。より短い、バイトサイズのメッセージを選択したのです。これにより、緊急性が低い検体に対するアドオンテストのトリアージなど、最大 1 時間かかるおそれがあったプランニングのプロセスを、5 分以内に行えるようになりました。患者情報の機密性は保たれたままです。

Peter Mac の Director of Strategy で、以前は病理本部長であった David Lee さんは、Slack により、クオリティが高い検査を実施するサイエンティストにとってさらに効率的な環境を作ることができたと語ります。Slack は、業務の基盤になりました。」

「ターンアラウンドタイムは重要です」と Lee さんは語ります。「一方で、特定のガン治療を行うことができるか確認するため、結果を待っている患者がいます。」

また、Slack は、病理学者たちからサイエンティストに重要な情報を伝えるためにかかる時間を短縮します。密閉されたラボから物理的に離れる必要はありません。

「Slack はラボ内でコミュニケーションを取るのにとても役立ちます。」と Nexomics の臨床試験担当のサイエンティストである Chloe McDermott さんは語ります。「以前は、検体を検証するのに適切なメンバーを探すため、1 日に 1 時間は費やしていました。Slack では、直ちに見つけることができます。」

週末に国外からの検体が Nexomics に届くと、時間が厳しい場合は、#nexomics_samples チャンネルの通知により、適切な専門家にアラートが発信されます。医師が同じ検体に対してさらに検査をする必要があるケースでは、医師からのメールが #csr_requests にオートトリアージされます。大量にある未読のメールに追加されることはなく、30 分程度の遅延を招くおそれがある状況から開放されます。通常、検体の量は限られています。したがって、検査が時間内に追加されなければ、別の検体を採取しなければならない場合があります。これにより、治療が遅れる可能性があります。

A sample sales and enterprise conversation in Slack
nexomics-samples
Lee Hao16:45@Sara Parras It looks like we have a sample coming in from Auckland, New Zealand this Saturday that requires attention. Will you be available to test it?
👀1
Sara Parras16:51@Lee Hao Yes I should be available. @Matt Brewer will you be monitoring #csr_requests just in case the doctor requests additional tests while I'm in the lab?
👍2
Matt Brewer16:54@Sara Parras Yes I shall! According to #roster I'm on deck this weekend. Let me know how else I can help.
🙌2
メッセージ #nexomics-samples

「Slack があれば、チームメンバーはメールでの問い合わせに答えるためにラボでの作業を中断する必要がありません。患者のケアに欠かせない検査結果を得るために必要な時間を短縮するのに役立ちます。」

NexomicsManager of Central Specimen ReceptionSimon Fox

組織のカルチャーを育む推進力としての Slack

滅菌されたラボと一般的なオフィスの物理的なバリアにより、スタッフは他の困難に直面していました。ラボのサイエンティストたちはコンピューターから離れているため、病院全体や部署内のメールによる通知が見落とされていました。病院内の他のメンバーとは異なり、ラボのスタッフはイントラネットに常時アクセスしていないため、結びつきの強い、継続的な内部コミュニケーションの促進を妨げています。Slack の導入により、コミュニティの掲示板や冷蔵庫に貼る付箋でコミュニケーションを図るアドホックなソリューションは過去のものとなりました。

「コミュニケーションを取るうえで明らかなギャップがあったため、結果として効率性が伸びず、カルチャーも強化できませんでした。」と Lee さんは語ります。「Slack はこのような問題を解決しました。重要な通知を物理的にピンで留めたり、未読のままになるメールを送信したりすることから解放されました。」

Nexomics の中央検体受付マネージャーである Simon Fox さんは、Slack の導入前、彼が所属するチームの一部のメンバーは仕事に関連するメールをあまり頻繁にチェックしていなかったと語ります。

「Slack を第 2 画面で実行させ、メンバーが通知を読んだことを確認したという事実は、私たちにとって大きなものでした。」と Fox さんは振り返ります。「つまり、メンバーと個別に話したり、何かコミュニケーションしたりする必要があるときに打ち合わせをする必要がなくなったのです。」

Nexomics チームは、以下によって効率を高め、カルチャーを内部で強化するために Slack を使用しています。

  • 内部の重要業績評価指標 (KPI) をアップロードし、#path_management でマネジメントミーティングを実行する
  • シフトスケジュールを #roster で 6 週間分投稿する
  • 同僚により公開された科学論文を #path_news でシェアする
  • #kudos で、すばらしい業績を賞にノミネートして紹介する
  • ホリデーパーティーのスカベンジャーハント #social#xmas_2019 などのチーム育成イベントを企画する

Slack は、Nexomics のメンバーが、同僚が取り組んでいる作業を確認するのに役立ちます。また、病理検査ラボの信頼性、チームのモラル、全体的な効率性も高めます。

「Slack チャンネルでリマインダーや絵文字リアクションを設定することで、1 日に何度も処理する必要があるタスクをフォローアップして、膨大な作業に追われる中でもミスを防げます。」

NexomicsManager of Central Specimen ReceptionSimon Fox

Slack にクリティカルアラートを組み込んでラボでの作業を効率化

Nexomics のサイエンティストたちは、極めて反応しやすい生体物質に対して、命を救うための複雑な検査を行います。したがって、病理検査ラボでは、高度にコントロールされた環境を維持する必要があります。Slack は、ラボの一般的な作業を効率化して、緊急事態への対応を劇的に改善し、コストがかかる作業の中断をほぼすべてなくすのに役立ちます。

「PA システムがビジターの到着を通知するといった、小さな出来事がチームの生産性に問題をもたらします。」と Lee さんは語ります。「その間に、病理学者は検体を顕微鏡で見ていて、メモを取るためにボイスレコーダーを使っています。通知のたびに、全員が作業をやめてから再開していました。そのため、集中することはとても困難でした。」

Slack で、ビジターのアクセス通知と緊急性がなく優先度が低い情報を、ラボの #visitors および #all_pathology チャンネルでシェアしています。PA システムによる緊急性のない中断は、完全になくなりました。

A sample sales and enterprise conversation in Slack
visitors
Lisa Dawson13:31Hi @Arcadio Buendia! 👋Jessica Lowery is waiting in the pathology administrative lounge to see you.
👀1
Arcadio Buendía13:41@Lisa Dawson Great, please tell her I will be leaving the lab in 5 minutes to greet her. Just finishing some sample testings.
👍1
Matt Brewer13:46@Lisa Dawson just letting you know I'm expecting a shipment at 3:00pm today. Please let me know when it's arrived.
👍1
Lisa Dawson13:48@Matt Brewer Thanks for the notification. Pathology administrative services will sign for it and let you know when it's ready for pick up.
🙏1
メッセージ #visitors

また、Slack を採用して、ラボで使用されていた緊急対応システムを廃止しました。安全な環境での検体保管を実現するためです。

「冷蔵庫の温度が正常範囲でない時間が長すぎる場合、ひとつひとつの検体や試薬が使用できなくなるおそれがあります。」と Lee さんは説明します。「Slack の導入前は、温度アラームが作動した際に通知するためのポケベルを持っているメンバーは 1 人か 2 人でした。現在は、アラームが作動した場合 #path_alarms に送信されて、最も対応しやすいメンバーが迅速に処理できます。

また、Fox さんは、患者登録フォームへの記入などのルーチン業務に対する変更点について、ラボの内部コミュニケーションチャンネルでピン留めして、自動リマインダーで通知するために Slack を使用しています。

「その日の優先順位が高いリクエストフォームを細かく調べて見落としたものを探すのは、ずっと難しく、かなり時間がかかります。」と Fox さんは語ります。「今では、Slack が責任者へリマインダーを 1 日に複数回送信するため、取り扱いがはるかに簡単になりました。」

重要な検査結果を待っている医師と患者にとっては、ターンアラウンドタイムが大きな意味を持っています。Slack により、Nexomics はヘルスケアイノベーションの最先端に立ちました。サイエンティストと病理学者のチームは、かなり以前から、患者のケアを向上させてヘルスケア業界の可能性に道をひらき、価値ある時間を過ごしてきました。