よくある問題と解決策から学ぶ、失敗しないテレワークとは？

コロナ禍を機に、テレワークという働き方はぐっと社会に浸透しました。2020 年 4 月に行われた調査では、テレワーク実施企業の割合は前年 11 月に比べ大幅に増加。急ピッチでテレワークに対応した企業も多かったようです。

2020 年 6 月に内閣府が発表した調査結果によると、テレワーク実施者からは「今後もテレワーク利用を継続したい」という声が多く寄せられていることからも、テレワークとは経験者にとって魅力的な働き方であることがわかります。その一方で、テレワークの際に不便に感じることや、テレワークとはどのように運用すべきかについて企業が抱える課題も明らかになりました。

今回のコロナ禍でわかったように、現代の企業にとってテレワークとは単に有能な従業員を呼ぶ魅力的な働き方というだけでなく、危機管理の一環とも言えるでしょう。必要な時に問題なくテレワークできる準備を整えておくことが、これからの危機管理には欠かせないと言えます。

これからテレワーク導入を進めるなら、テレワーク経験者がこれまでに直面してきた問題を知り、成功するテレワークとはどんなものかを十分考えたうえで準備を進めたいものです。今回は上の調査で挙がっていたテレワーク経験者が不便に感じる代表的な 3 つの問題に対して、導入前に押さえておきたい解決策をご紹介します。

問題 1. 社内での気軽な相談・報告が困難

テレワークで不便なこととして最も多くの人が挙げたのが、顔を合わせた気軽な相談や報告ができないことです。確かにオフィスにいれば、プロジェクトの進捗や対応中の問題、またタスクに関するちょっとした質問など多岐にわたる話題を気軽に話し合えていたのが、物理的に離れることで「テレワークとは気軽な相談ができなくなることだ」と不便に感じる人が多いようです。

解決策：デジタルツール上で相談・報告しやすい環境を整える

気軽な会話や相談をしやすくする方法として、オフィスをバーチャル空間で再現してみるのはどうでしょうか。例えば、社内コミュニケーションツールのログインを「出勤」、ログオフを「退勤」と決めます。そして、プロジェクトやタスクごとにやり取りする場所を決め、関連する会話や相談はその場に集約。必要に応じてダイレクトメッセージを使えば、 1 対 1 の会話も簡単です。

ツール上であれば目の前の人以外とも簡単につながり、物理的な距離や部門を超えて質問をすることもできます。さまざまなメンバーに連絡したり、また広く情報共有をしたりする場合、オンラインツールは対面よりもずっと効率のよいコミュニケーション方法なのです。さらに、基本的な情報やよくある質問はボットで回答できるようにしておけば、人に聞かなくても疑問を解消できるようにもなります。

問題 2. 取引先等とのやり取りが困難（機器、環境の違い等）

テレワークでは、取引先など社外とのやり取りにも不便さを感じる人が多いようです。具体的にその状況を考えてみると、自社と取引先で使うビデオ通話システムやセキュリティルールが違う場合、またビデオ会議でプライベートな空間が見えてしまったり、家庭内の声が入ってしまったりという状況も考えられます。

解決策：社外ともやり取りできる高セキュリティのツールを活用

こうした状況を考えると、取引先とのやりとりには社内外のメンバーと協働できるコミュニケーションツールを中心として使うのがおすすめです。

社外のメンバーを招待できるコミュニケーションツールを使えば、やり取りの場を社内用と社外用で別々に設け、1 つのツール上でコミュニケーションを進めることができます。使うツールが統一されていれば確認しやすいうえに、やり取りの場を分けておけば取引先に必要以上の情報を共有してしまう心配もありません。なおツールを選ぶ際には、取引先にも安心して使ってもらえるよう、セキュリティレベルの高いツールを選ぶことも重要です。

また、文字でのやり取りを中心にすることは業務効率化にもつながります。議事録を取らずにすみますし、会話の流れもすべて残すことができるので、ほかのメンバーへの情報共有も簡単。加えて、先ほど挙げたようなビデオ会議時の心配や負担も軽減できます。

問題 3. 画⾯を通じた情報のみによるコミュニケーション不⾜やストレス

オフィスの同じ空間では、メンバー同士が他愛ない雑談で打ち解け、働きぶりを見せ合いながら刺激しあえるチームも多いかもしれません。しかしテレワークとは、ほぼすべてのコミュニケーションをデジタルツール上で行うこと。画面上に限定されたコミュニケーションになることで、連帯感が感じられずストレスを抱えてしまう場合もあるようです。

解決策：遊びのあるやりとりを促す

デジタルツール上でも、コミュニケーションを活性化することは可能です。1 人ひとりの取り組みやその日の調子を知ったり、雑談まじりの情報共有からアイデアが発展したり、また仕事がうまくいったら喜びあったり、という遊びのあるコミュニケーションをオンラインの方法で取り入れてみましょう。

例えば、1 人ひとりの状況を知るためには、それぞれが自分のステータスを絵文字で表現するのも良いかもしれません。「子どもの世話で席を外します」「料理中ですがすぐ戻ります」など、テレワークでのやりとりにぴったりの絵文字もあります。また「プロジェクト完了までもう少し」「タスクが予定より早くできて手が空いた」などメンバーから良い報告があった際には、絵文字で積極的に反応することで遊び心のあるやりとりを盛り上げることもできます。また雑談用の場を用意し、「チームのつながりを保てるようなテレワークとは？」「テレワーク中の工夫」など、今後に活きる話題を投げかけるのも一案ですし、仕事以外の気楽な会話を楽しんでもよいでしょう。

テレワークとは新しい可能性を見つけるチャンス

実施したことのない企業にとってテレワークとは未知の困難の連続に思えるかもしれません。しかし、他社のテレワーク事例や経験者の声が広く共有されている今、ある程度問題を想定してテレワーク導入の準備を進められるというメリットがあります。

テレワークの導入は、新しいワークライフバランスのあり方や、より効率の良い働き方に向けてチームとして前進するための一歩ともなります。テレワークとは、新しい可能性を見つけるチャンスとも言えるでしょう。