Die kreativen Freiberuflerinnen Katherine Boyarsky und Gabriela Pinto sind sich in Boston bei Projekten immer wieder über den Weg gelaufen. „Wir hatten eine wirklich gute Arbeitsbeziehung und haben sehr gerne kreativ zusammengearbeitet, also haben wir 2017 Datalily gegründet“, sagt Katherine Boyarsky, Chief Marketing Officer von Datalily.
Datalily (ehemals CXD Studio) arbeitet mit B2B-SaaS-Tech-Unternehmen zusammen, die ihre Content-Marketing-Aktivitäten ausbauen wollen, und bietet nun sämtliche Leistungen an – vom Copywriting und der Content-Strategie über das Design bis hin zu Datenkampagnen, Marktforschung und Datenanalyse. Zu dem vierköpfigen Kernteam gehören Katherine Boyarsky und Gabriela Pinto, die zum Chief Creative Officer aufgestiegen ist. Sie haben zehn bis 15 freiberufliche Mitarbeitende und haben ihr Unternehmen mit Slack aufgebaut. „Wir sind ein sehr kleines Team, daher vertrauen wir bei all unseren Prozessen stark auf Slack“, sagt Thiago Guimarães, Finance and Operations Manager.
Datalily, das auf ortsunabhängiges Arbeiten setzt, bestärkt sein Team darin, in Slack zu arbeiten, ganz egal, wo sich die Teammitglieder befinden. Für die Kommunikation mit Freiberufler:innen, externen Partner:innen und Kund:innen verwendet das Team Slack Connect, das die Kommunikation aus isolierten E-Mail-Posteingängen in Slack-Channels überträgt und eine sichere Zusammenarbeit ermöglicht. „Sowohl Katherine als auch ich haben Slack während unserer gesamten beruflichen Laufbahn verwendet“, so Gabriela Pinto. „Bei jedem unserer Jobs war Slack die erste Anlaufstelle. Und wenn wir es nicht nutzen konnten, wünschten wir uns, wir hätten es. Wir wussten also, dass es uns helfen würde, zu wachsen und Datalily zu skalieren.“ Katherine Boyarsky schließt sich dieser Meinung an: „Wir haben viele unserer Kund:innen von Anfang an begleitet und sind gemeinsam in Slack gewachsen.“
Wir arbeiten sehr eng und partnerschaftlich mit unseren Kund:innen zusammen. Mit Slack Connect sind wir quasi die Erweiterung ihrer Marketing-Abteilung.
Kundenorientierte Erfahrungen liefern
Damit Datalily seine Ressourcen richtig verwalten, qualitativ hochwertige Arbeit leisten und fundierte Entscheidungen treffen kann, muss es den Überblick über Details behalten, die in E-Mail-Threads untergehen könnten. Aber mit Slack kann das Team sowohl nahtlos miteinander kommunizieren als auch Kund:innen einen erstklassigen Support bieten. „Wenn Kund:innen eine Antwort benötigen und den grünen Punkt sehen, wissen sie, dass wir schnell reagieren“, sagt Katherine Boyarsky.
Da das Team klein ist, kann es schwierig sein, wenn eine Person nicht im Büro ist. Aber mit Slack kann die Person, die gerade da ist, schnell eingreifen, den nötigen Kontext abrufen und helfen. „Nehmen wir an, ein Kunde braucht Informationen von Gabby oder Katherine, aber sie sind nicht da“, sagt Thiago Guimarães. „Ich habe Zugriff auf alles in Slack und kann sofort antworten. Dadurch können wir unseren Kund:innen eine bessere Erfahrung bieten.“
Datalily arbeitet zum Beispiel mit HubSpot am jährlichen Branchentrendbericht des Softwareunternehmens, dessen Erstellung bis zu sechs Monate dauern kann. „Wir verwenden Slack für die alltägliche Kommunikation und um die Arbeit voranzutreiben“, sagte Katherine Boyarsky. In einem anderen Fall teilte Datalily einen Slack Connect-Channel sowohl mit einem Kunden als auch mit der zuständigen Entwicklungsagentur. „Das heißt, zwei verschiedene externe Partner:innen und der Kunde sind in einem Channel. So können wir auf einer ganz neuen Ebene zusammenarbeiten.“
Und wenn das Team auf vergangene Unterhaltungen, Projekte oder Daten zugreifen muss, ist alles mit einem Klick verfügbar. „Ich liebe die Möglichkeit, unterwegs auf Slack zurückzugreifen, Dinge schneller zu erledigen und es als Index zu haben“, sagt Thiago Guimarães.
Das Unternehmen kann außerdem Arbeit mit Kund:innen und Freiberufler:innen nahtlos über Slack hin- und herschicken. „Wenn es irgendwelche Fragen zur Arbeit gibt, können wir sie schnell in Slack klären“, sagt Gabriela Pinto. Das Team verwendet Threads, um organisiert zu bleiben, und Emojis, um Reaktionen einzuholen. Wenn sich die Teammitglieder ändern oder neue Personen hinzukommen, können Projektdetails oft in einem E-Mail-Thread verloren gehen. „Aber in Slack können sich alle auf dem Laufenden halten und schneller einen Beitrag leisten“, sagte Katherine Boyarsky.
Mit Slack Connect können wir unsere Kundenerfahrung enorm verbessern. Das ist für unser Team sehr wichtig, da wir klein sind und viel selbst erledigen, aber wir beraten unsere Kund:innen auch.
Das Wachstum beschleunigen und von überall aus den Teamgeist fördern
Zur Optimierung der Prozesse und um mit begrenzten Ressourcen wettbewerbsfähig zu bleiben, greift Datalily auf die zahlreichen Integrationen von Slack zurück, wie beispielsweise Asana oder Bonsai. „Mit Integrationen sparen wir so viel Zeit“, sagt Katherine Boyarsky. „Anstatt ein anderes Tool aufrufen zu müssen, erhalte ich in Slack meine Benachrichtigungen und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen und dann weitermachen.“
Ein Großteil des Datalily-Teams und der externen Partner:innen arbeitet im Home-Office, und Slack hilft ihnen, über verschiedene Grenzen hinweg Teamgeist zu entwickeln. „Wir sind sehr flexibel, was unsere Arbeitszeiten und Standorte angeht, und genau das macht Slack möglich“, sagt Katherine Boyarsky. „Wenn wir an die frische Luft wollen, in ein Café gehen oder mit dem Hund eine Runde drehen möchten, können wir mit Slack ganz einfach von unserem Computer zu unseren Smartphones wechseln.“
Datalily verbringt auch viel Zeit in Slack Huddles, in denen das Team sich gegenseitig schnell auf den aktuellen Stand bringen, zusammenarbeiten und in Echtzeit über Audio oder Video kreativ sein kann. „Wir sind ständig in Huddles: Sie sparen uns so viel Zeit und sind quasi unser Büro“, sagt Katherine Boyarsky. Manchmal bleibt sogar ein Huddle offen, wenn das Team im Home-Office arbeitet. „Die Huddle-Funktion ist ein echter Gamechanger“, sagt Gabriela Pinto. „Es ist so einfach, auf einen Button zu klicken und zusammenzuarbeiten.“
Aus Entwicklungssicht verwendet Datalily Slack, um über Communitys für kleine Unternehmen neue Aufträge zu akquirieren. „Es gibt einen Channel namens #coffee-talk (#kaffeeklatsch) für Chief Marketing Officers, und wir haben darüber nachgedacht, eine Kreativ-Community zu gründen, in der die Leute Fragen stellen, Ideen posten und neue Mitarbeitende finden können“, sagte Katherine Boyarsky. Durch die Einbindung in diese lokalen Netzwerke und das Knüpfen dauerhafter Partnerschaften kann Datalily mit Slack noch schneller erfolgreich sein.
„Unser Kernteam und unsere externen Kund:innen und Partner:innen arbeiten immer von verschiedenen Orten aus, aber Slack und Slack Connect bringen uns alle zusammen“, so Thiago Guimarães. „Wir können uns schneller austauschen, Probleme lösen und ein bisschen Spaß haben. Das stärkt die Motivation und macht die Arbeit für alle besser.“
