近年、組織のコミュニケーション活性化を目的に、ビジネスチャットツールを用いた「グループチャット」が注目されています。
この記事では、グループチャットの特徴やビジネスにおける有用性のほか、グループチャットツールを選ぶ際のポイントなどについて見ていきましょう。
チャットとはリアルタイムにコミュニケーションを行う方法のひとつ
仲のいい友人などとコミュニケーションを行うのに、チャットを利用したことはないでしょうか。チャットとは、離れた場所にいる複数の人たちと、リアルタイムにコミュニケーションを行う方法のことで、インターネットの黎明期から利用されているサービスです。
よくチャットと比較されるコミュニケーション手段に、「メール」があります。チャットもメールも文字ベースでコミュニケーションを行う方法ですが、チャットはリアルタイムであることを重視しており、打ち込んだテキストが即座に相手に届くので、リアルな会話のようなスピーディなコミュニケーションを行うことができます。
対してメールは、リアルタイムであることよりも、その名のとおり、手紙のような感覚で情報を送ったり、受け取ったりするコミュニケーション方法です。
かつて、チャットは基本的に、文字ベースのやりとりのみで、大容量のファイルなどのやりとりを行う場合はメールへのファイル添付という方法が一般的でした。近年では、さまざまなビジネスチャットツールが登場し、リアルタイムに会話を行いながらさまざまな形式のデータのやりとりを行うことが可能です。
また、文字ベースのチャットだけでなく、音声を使った「ボイスチャット」や、ウェブカメラなどを用いて相手の顔を見ながらコミュニケーションが行える「ビデオチャット」など、そのバリエーションも増えています。
グループチャットとは？
グループチャットとは、複数人が集まったグループで行うチャットのことです。 SNS やメッセンジャーアプリの機能に、複数人でコミュニケーションを行う「オープンチャット」や「グループトーク」といったものがありますが、グループチャットはそれらと同じような機能といえるでしょう。
ビジネスでグループチャットを用いる場合、企業全体や部署、プロジェクト単位でグループチャットを開設し、そのグループメンバーとして承認を受けた人間同士でチャットを行うことが一般的です。
ビジネスにおけるグループチャットは、例えば Slack のように高いセキュリティと多彩な機能を合わせ持つビジネスチャットツールの登場で、使用される機会が増えてきました。利用するツールのセキュリティが強固であれば、重要な会議や機密性の高いデータのやりとりも安心して行うことができ、ビジネスを加速させる強力な武器となります。
ビジネスにおいてグループチャットが有効な理由
近年、多くの企業でグループチャットを導入しています。グループチャットはビジネスにおいて、非常に有効です。ここでは、特に一般的な理由を挙げて解説します。
リアルタイムなやりとりが行える
近年のビジネスでは、以前にも増してスピードが重要視されています。その点で、ビジネスチャットツールを用いたグループチャットは、メールに比べて、やりとりのタイムロスも少なく、よりリアルタイムなコミュニケーションを図ることができるので、スピードが求められる現代のビジネス向きだといえます。
特に、緊急を要するような場面では、リアルタイムなコミュニケーションに加えて、重要なデータのやりとりもビジネスチャットツール上で迅速に行うことが可能です。
世代問わず誰もが使える
多くのビジネスチャットツールは、操作がシンプルで直感的に行えるため、情報端末やアプリの操作が苦手という方でも無理なく使いこなすことができます。企業などの組織では、スマートフォンなどの情報端末に慣れ親しんだ若い世代の従業員がいる一方で、旧来のアナログ的なビジネススタイルを好む方もいます。
そうした場合に、直感的な操作や視覚的に見やすいビジネスチャットツールは最適であり、グループチャットを行ううえでのハードルを大きく下げてくれます。
絵文字の利用でメッセージのやりとりを簡略化できる
ビジネスでグループチャットを利用するシーンの多くは、グループ全員に向けた共有事項や確認事項ではないでしょうか。そのような場合、ビジネスチャットツールならば、いちいち返信するためにメッセージを書かずとも、絵文字などでメッセージを確認したことを伝えることができます。
やりとりの簡略化は時間短縮につながるため、業務効率を上げることにもつながります。
異なる拠点・多人数で情報共有が行える
グループチャットは、インターネットを介したコミュニケーションですから、異なる事業拠点間で会議を行うような場合に、特に効果を発揮します。また、10人を超えるような多人数にも対応することができますので、規模の大きな会議やセミナーなどでも使うことができます。
リモートワークとの親和性が高い
近年は新型コロナウイルス感染症対策として、リモートワーク（テレワーク）を導入する企業も増えていますが、そうした場合にもおいてもグループチャットは効果的です。チャットツールの中には、文字ベースのチャット以外にも音声チャット（ボイスチャット）やウェブ会議の機能を搭載しているものも多く、そうしたツールを用いれば状況に応じて最適なコミュニケーション方法を選ぶことが可能です。
グループチャットツールを選ぶ際のポイント
ビジネスで利用するグループチャットツールを選ぶ場合、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ここでは、グループチャットツールを選ぶためのポイントについて見ていきましょう。
一定レベル以上のセキュリティを備えているか
グループチャットは、さまざまなビジネスシーンで利用されます。経営会議や新製品の企画会議など、重要な会議をグループチャットで行う場合、機密性の高い重要データの送受信や共有を行うこともあることでしょう。そのためには、一定レベル以上のセキュリティを備えている必要があります。
複数のコミュニケーション機能を備えているか
ビジネスの現場でコミュニケーションを行う場合、文字ベースのチャットだけでなく、状況によっては、直接口頭で要件の説明を加えたい場合や、相手の顔を見ながら会議を行いたい場合もあるでしょう。
ビジネスチャットによっては、通常のチャットのほか、音声チャット、 DM （ダイレクトメッセージ）機能、ウェブ会議機能といった複数のコミュニケーション機能を備えているツールがあります。コミュニケーションの種類が多ければ、あらゆるビジネスシーンに対応することが可能です。
外部サービスとの連携できるか
グループチャットツールの中には、外部のさまざまなサービスと連携を行い、機能を拡張できるものがあります。
このようなツールなら、タスク・スケジュール管理サービスと組み合わせたプロジェクト管理の効率化のほか、大容量ストレージサービスと組み合わせて社内アーカイブを構築したり、営業支援ツールと組み合わせて営業力を強化したりするなど、グループチャットツールの枠を超えたビジネスプラットフォームとして活用することができます。
低コストでの導入・運用が可能か
ビジネスチャットツールを新しく導入するには、コストがかかります。これは、金銭的なコストだけではなく、導入におけるシステム構築や導入後に運用するための従業員へのレクチャーやメンテナンスといった人的コストも含まれます。
ビジネスチャットツールを導入したことによる業務効率や生産性向上が、導入コストに見合うものであるかどうかについても事前に検討したいポイントのひとつです。
グループチャットを導入するなら Slack がおすすめ
自社に合ったグループチャットツールを選ぶ際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ビジネスチャットツールとして知られている Slack なら、さまざまなコミュニケーション機能やセキュリティの高さなど、ビジネスの効率を上げる機能を搭載しています。
なぜグループチャットに Slack の導入をおすすめするのか、その理由をご説明します。
国際的なセキュリティ基準を満たしている
Slack は、 ID とデバイス管理により、必要なメンバーと承認済みデバイス以外は、 Slack 上の社内情報にアクセスできないようになっています。やりとりをするデータをデフォルトで暗号化するほか、データ損失防止機能が搭載されており、あらゆるビジネスシーンで安心して使うことができます。
また、 HIPAA （アメリカの医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律）や FINRA （アメリカの金融業規制機構）といった、特定の業界における規制やデータプライバシー基準も満たしているので、安心して利用することが可能です。
状況に応じたコミュニケーション方法を選択できる
Slack は、グループチャット以外にも、DM、音声チャット、ウェブ会議など、多彩なコミュニケーション機能を搭載しています。リモートワークはもちろんのこと、国内外の複数拠点との会議なども、状況に応じて最適なコミュニケーションを選ぶことができます。
チャット以外にもビジネスに有用な機能を持つ
Slack はチャット以外にも、ビジネスに役立つ機能を備えています。例えば、ワークフロービルダーを使えば、経費や休暇などの書類申請をはじめとする定型のタスクを短時間で終わらせることが可能です。
さらに、Slackコネクトを利用すれば、社外のパートナーや顧客とのやりとりもスムーズに進めることができます。
さまざまな外部サービスと連携できる
Slack は、 Asana のようなワークマネジメントツールや、 Trello のようなタスク管理ツールなどと連携させることができます。ほかにも、さまざまな外部サービスと連携させることができるため、業務の必要に応じて簡単に機能拡張を図っていくことが可能です。
グループチャットツールを導入して業務を効率化しよう
グループチャットツールを導入することで、部署やグループ内だけではなく、企業全体のコミュニケーションを効率良く活性化させることができます。コミュニケーションを活性化させることは業務の効率化だけではなく、企業全体の生産性を向上させることにもつながるでしょう。
ぜひ、使い勝手の良いグループチャットツールを導入して、コミュニケーション活性化に役立ててください。
もし、グループチャットツール導入を考えるのなら、 Slack を検討されてみてはいかがでしょうか。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。