Le supermarché en ligne Ocado touche plus de 70 % des ménages du Royaume-Uni, avec ses plus de 200 000 commandes passées chaque semaine et livrées dans des créneaux horaires d’une heure. La division Ocado Technology, qui conçoit et réalise en interne toutes les solutions innovantes, permet à l’entreprise de se placer parmi les leaders du marché, tant pour la vente de produits alimentaires que pour la technologie.
« Ce qui est fantastique à propos de Slack, c’est sa transparence. Tout le monde peut voir ce sur quoi tout un chacun travaille et le statut des projets est beaucoup plus visible. »
Ocado Technology fait un travail de pionnier dans les domaines de la robotique, de l’apprentissage machine, du développement des solutions sur le Cloud et de l’analyse de données. Quand un client soumet sa commande avec son choix de produits parmi les plus de 47 000 références présentes sur le catalogue, le système de routage d’Ocado analyse et jauge une variété de facteurs afin de déterminer quel créneau horaire de livraison il peut proposer, puis il envoie sa réponse, le tout en une fraction de seconde. La solution développée par Ocado est 100 fois plus rapide que les meilleures solutions disponibles sur le marché. Grâce à Slack, le processus est maintenant proche de la perfection.
La division Ocado Technology est au cœur d’un ambitieux projet qui prévoit la refonte totale de la plateforme logicielle. Ses ingénieurs ont également développé une nouvelle plateforme matérielle qui sert à construire des entrepôts hautement automatisés. Deux nouveaux entrepôts sont en cours de construction. Les plateformes logicielle et matérielle forment ensemble la « Ocado Smart Platform », qui doit servir à édifier les sites d’exploitation des plus grands supermarchés en ligne dans le monde. Ocado, de par son succès et sa politique de développement ambitieuse, a vu ses effectifs augmenter de façon spectaculaire, et le groupe compte à l’heure actuelle plus de 1000 employés techniques au Royaume-Uni, en Pologne, en Bulgarie et en Espagne.
« Tout le monde a adopté la plateforme de manière instinctive, et aucune formation n’a été nécessaire. Les utilisateurs voient immédiatement les bénéfices qu’ils peuvent tirer de ce nouvel environnement pour eux-mêmes, pour leurs équipes et même pour l’entreprise dans son ensemble. »
L’augmentation rapide des effectifs de l’équipe de développement d’Ocado Technology n’a par ailleurs pas été sans présenter quelques défis, en particulier en ce qui concerne les modes de communication des employés. Le fait d’avoir des équipes dispersées géographiquement au quatre coins de l’Europe rendait le travail à plusieurs sur les projets en cours difficile à organiser et à gérer, explique Clifford Bailey, responsable d’Ocado Technology à Barcelone.
« Nous utilisions les e-mails et les visioconférences, mais ces canaux ne permettent pas la naissance spontanée de conversations autour de ces idées neuves dont vous avez besoin pour développer des logiciels de pointe », affirme M. Bailey. « Les visioconférences sont parfaites pour les réunions, mais les réunions ont lieu à horaires fixes, et tout le monde sait que les bonnes idées ne viennent pas sur commande.
« Alors que les effectifs de nos équipes augmentaient, les outils qui avaient toujours bien fonctionné ont commencé à montrer leurs limites. Nous avons remarqué en particulier que les équipes de commandement centralisé avaient tendance à devenir des goulots d’étranglement dans la structure organisationnelle de l’entreprise. Le problème est qu’en attribuant des tâches de déploiement, les équipes de soutien principales perdent un peu le fil dans le suivi de l’activité réelle. Prenons par exemple les déploiements centralisés. Une équipe qui supervise les déploiements de code de 80 autres équipes devient rapidement ingérable. Une solution peut être d’utiliser les e-mails pour communiquer. Mais me processus est lent, discontinu, et il requiert de nombreuses manipulations ».
« Pour la première fois, vous pouvez assister par hasard à une discussion même si elle a lieu à l’autre bout du pays. Et tout le monde peut rejoindre la conversation s’il le souhaite. Ceci nous a permis de réduire considérablement le volume d’e-mails internes ».
Sans le savoir, la réponse à ce problème était déjà couramment utilisée par certains de ses développeurs. De nombreux membres de l’équipe adoptaient Slack pour gérer leurs communications, de manière spontanée. Alors que le nombre d’utilisateurs spontanés ne cessait de croître, l’équipe dirigeante d’Ocado Technology a compris que Slack pouvait être un atout majeur pour l’entreprise, et qu’elle pouvait utiliser ce nouvel outil pour accompagner son développement.
Après avoir utilisé la version gratuite de Slack pendant six mois, Ocado Technology est passé au Forfait Pro de Slack et a ouvert des comptes pour ses employés et ses équipes de développement. L’utilisation de Slack n’a jamais été obligatoire, mais les avantages de la nouvelle plateforme étaient si évidents qu’elle a rapidement été adoptée dans de très nombreuses équipes de la division.
« Ce qui est fantastique avec Slack c’est la transparence des processus », confie M. Bailey. « Tout le monde peut voir ce sur quoi tout un chacun travaille, et l’état d’avancement des projets est bien plus facile à appréhender. « Pour la première fois, vous pouvez assister par hasard à une discussion, même si elle a lieu à l’autre bout du pays. Et tout le monde peut rejoindre la conversation s’il le souhaite. Ceci nous a permis de réduire considérablement le volume d’e-mails internes ». Slack nous permet également, en faisant des recherches dans l’historique des conversations, de trouver et d’étudier les incidents de production qui se sont produits dans le passé. La compréhension des problèmes qui ont perturbé le bon déroulement des opérations et la réflexion proactive sur les moyens de les éviter à l’avenir est un des aspects fondamentaux des méthodes agiles et de l’amélioration continue des processus.
L’équipe centrale des opérations peut faire un suivi des activités sur un canal central de la plateforme Slack. Elle reçoit automatiquement des notifications qui l’informent des changements effectués dans un système (parmi les plusieurs centaines que compte Ocado Technology). En utilisant les API Rest de Slack, nous avons réussi à intégrer la plateforme au cœur de nos systèmes de déploiement DevOps. Tout le monde est informé, où qu’il se trouve. Si une question se présente, il suffit à tout un chacun de rejoindre la conversation et de communiquer avec ses partenaires de travail ».
Chez Ocado Technology, Slack est un énorme succès. « Tout le monde a adopté la plateforme de façon instinctive, et aucune formation n’a été nécessaire », confie M. Bailey. « Les utilisateurs voient immédiatement les bénéfices qu’ils peuvent tirer de ce nouvel environnement pour eux-mêmes, pour leurs équipes et même pour l’entreprise dans son ensemble. »
