Las herramientas de colaboración han demostrado ser una alternativa eficaz para mejorar la productividad, la comunicación interna y el trabajo en equipo.
7 de cada 10 reuniones no sirven prácticamente para nada y tan solo impiden que los empleados trabajen y completen todas sus tareas. Así de tajante es un estudio de la Universidad de Harvard, que pone en tela de juicio la utilidad de las reuniones y ensalza las herramientas de colaboración como una alternativa eficaz para mejorar la productividad, la comunicación interna y el trabajo en equipo.
¿Cuántas reuniones diarias, llamadas o incluso largas cadenas de correos son totalmente innecesarios? Las plataformas de colaboración han demostrado ser solución efectiva para optimizar el tiempo y los recursos, permitiendo una comunicación más fluida y eficiente entre los miembros del equipo.
No obstante, aún nos encontramos en un punto de inflexión en el que los equipos de trabajo necesitan transformar el modo de colaborar para ser eficientes. Es más, la colaboración “mal entendida” y los modelos obsoletos aún hacen aparición en las prácticas de los trabajadores: nuestra encuesta sobre El estado del trabajo en 2023 reveló que un 63 % se esfuerza por mantener activo su estado de conexión, incluido si no está trabajando en ese momento.
Para seguir profundizando en este interesante tema, en este artículo veremos qué son las herramientas de colaboración, por qué son necesarias para las empresas y cuáles son las más populares del mercado.
¿Qué son las herramientas de colaboración?
Las herramientas de colaboración son aplicaciones o plataformas digitales diseñadas para facilitar y mejorar la comunicación y el trabajo en equipo dentro de una organización.
Estas herramientas permiten a los miembros de un equipo compartir información, coordinar tareas y colaborar en proyectos independientemente de su ubicación. Al centralizar la comunicación y los recursos, las herramientas de colaboración ayudan a eliminar barreras y a fomentar un entorno de trabajo más productivo y cohesionado.
Sus principales armas para combatir la comunicación ineficaz son la mensajería instantánea, los canales temáticos, los tablones de anuncios, las videollamadas y la compartición de archivos. Estas funcionalidades permiten a los equipos mantenerse conectados y alineados, reduciendo la necesidad de reuniones presenciales y mejorando la eficiencia en la comunicación.
Por qué son necesarias las herramientas de colaboración
Si quieres ir rápido, ve solo, pero si quieres llegar lejos, ve acompañado. Este proverbio africano refleja la importancia del trabajo cooperativo y colaborativo en las organizaciones actuales. Ninguna empresa, ni siquiera de pequeño tamaño, puede permitirse el lujo de procesos individualistas y cerrados. La colaboración es necesaria para el éxito a largo plazo.
No obstante, a pesar de todas las ventajas que ofrece el buen trabajo en equipo, se trata de una modalidad a la que no le faltan retos que superar: la mala comunicación, la falta de coordinación, la dispersión de la información y la dificultad para mantener a todos los miembros del equipo alineados pueden desembocar fácilmente en desmotivación o mermas en la productividad.
Es aquí donde aparecen las herramientas de colaboración, las cuales permiten una comunicación más rápida y efectiva entre los miembros de un equipo de trabajo, independientemente de su ubicación geográfica. Todo esto es gracias a funciones como los chats en tiempo real, videoconferencias, llamadas de voz y la compartición de archivos.
Asimismo, frente a potenciales ineficiencias, como las reuniones innecesarias, las plataformas de comunicación ponen en marcha procesos alternativos y flexibles para que los equipos se comuniquen y todos los implicados estén al corriente y alineados en cuanto a los objetivos y tareas que realizar.
Hacen posible la comunicación asíncrona, facilitan el trabajo interdisciplinario y hacen que sea más fácil compartir información relevante o sensible de forma segura.
En definitiva, las herramientas de colaboración permiten optimizar los flujos de trabajo, mejorar la eficiencia y fomentar un ambiente de trabajo más cohesionado y productivo, donde la creatividad, la innovación y el intercambio ideas entre los miembros del equipo fluye libremente.
Las 7 mejores herramientas de colaboración: ¿cuál es la más adecuada para tu equipo?
Las herramientas de colaboración poseen ciertas características como la capacidad de compartir documentos, posibilidades en torno a la comunicación sincrónica y asincrónica, gestión y seguimiento de proyectos, calendarios compartidos, etc. Es importante seleccionar la herramienta que ofrezca todas las funcionalidades que necesitamos.
La integración con otras herramientas de productividad, la interoperabilidad, o su potencial para eliminar la rigidez típicamente asociada a la comunicación corporativa, permitiendo a su vez gestionar la productividad adecuadamente, también son puntos importantes.
Para ayudarte en tu elección, a continuación te presentamos una lista de las 7 mejores herramientas de colaboración disponibles en el mercado.
1. Slack
Slack es una de las herramientas de colaboración principales y más avanzadas debido a su enfoque en la comunicación en tiempo real, su capacidad para integrar múltiples herramientas, la organización de conversaciones en canales temáticos y la facilidad para compartir información o crear flujos de trabajo. Se trata de unas características que han hecho de esta herramienta de colaboración una opción efectiva para mejorar la productividad de una organización.
Sin ir más lejos, con Slack, puedes:
- Poner en marcha un canal de comunicación #anuncios para informar a tus equipos sobre las novedades más importantes de la empresa.
- Compartir contenido con formatos más interactivos y dinámicos, como vídeos, GIF, diapositivas y podcasts, en tus comunicaciones internas.
- Encontrar la información de manera sencilla y rápida mediante canales intuitivos que se pueden consultar en todo momento. Todo ello potenciado con IA.
- Fomentar la comunicación en todos los sentidos y la aportación de comentarios y sugerencias mediante encuestas para mejorar tus procesos oportunamente.
Además, está disponible en diferentes dispositivos y sistemas operativos, lo que permite a los equipos mantenerse conectados y productivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
2. Asana
Asana es una herramienta de gestión de proyectos y tareas que permite a los equipos organizar, seguir y gestionar su trabajo de manera eficiente.
Con funciones como la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y la visualización de proyectos en diferentes formatos (como listas, tableros y cronogramas), Asana facilita la colaboración y la coordinación entre los miembros del equipo, así como la creación de bases de conocimiento o la automatización y estandarización de procesos.
También ofrece integraciones con otras herramientas conocidas, lo que la convierte en una opción versátil para equipos de diversos tamaños y sectores.
3. Trello
Trello es otra de las herramientas de colaboración más populares del mercado. Con una interfaz basada en tableros Kanban, Trello permite a los equipos organizar y priorizar las tareas de sus proyectos de manera visual e intuitiva.
Los usuarios pueden crear tarjetas para representar tareas, moverlas entre columnas para indicar su estado o añadir etiquetas, fechas de vencimiento y asignaciones. Esta flexibilidad hace que Trello sea muy útil para una amplia gama de proyectos, desde el desarrollo de software hasta la planificación de eventos.
4. Jira
Jira es una herramienta de gestión de proyectos y seguimiento de problemas especialmente popular entre los equipos de desarrollo de software.
Ofrece funciones avanzadas para la planificación ágil, el seguimiento de errores y la generación de informes. Con su capacidad para personalizar flujos de trabajo, crear tableros Kanban y generar diagramas de evolución, Jira proporciona una visión clara del progreso del proyecto y ayuda a los equipos a mantenerse organizados y eficientes.
5. Notion
Notion es una herramienta de colaboración que parte del concepto “hoja en blanco”. Ofrece una plataforma versátil para la creación de documentos, bases de datos y wikis colaborativas. Su flexibilidad permite a los equipos organizar la información de múltiples formas, desde notas simples hasta sistemas complejos de gestión de proyectos.
Su capacidad para combinar texto, listas, bases de datos y multimedia en un solo lugar, unido a su potente asistente de IA, facilitan la centralización de la información y la colaboración en tiempo real.
6. Google Workspace
Google Workspace es un conjunto de herramientas de productividad y colaboración en la nube que incluye aplicaciones como Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets y Slides.
Esta suite permite a los equipos crear, editar y compartir documentos en tiempo real, facilitando la colaboración sin importar la ubicación de los miembros. Además, su integración con el calendario y las videoconferencias de Google Meet lo convierte en una solución integral para la comunicación y el trabajo en equipo.
7. Microsoft Teams
Microsoft Teams es una plataforma de colaboración empresarial que combina chat, videoconferencias, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.
Diseñada para facilitar la comunicación y el trabajo en equipo, Teams permite a los usuarios crear canales para diferentes proyectos o departamentos, compartir y editar archivos en tiempo real y programar reuniones directamente desde la aplicación. Su integración con otras herramientas de Microsoft 365 la convierte en una solución completa para trabajar en equipo.
Preguntas frecuentes
¿Qué se puede hacer con una herramienta de colaboración?
Las herramientas de colaboración ofrecen un conjunto de funcionalidades orientadas a mejorar la comunicación y la productividad en el trabajo en equipo. Permiten la comunicación en tiempo real o asíncrona, la compartición de archivos, la gestión de proyectos y tareas o la creación de espacios de trabajo virtuales.
¿Qué herramienta de colaboración nos permite compartir documentos e ideas?
Slack, Google Workspace, Trello, Microsoft Teams o Notion son solo algunas de las herramientas de colaboración más populares que permiten compartir documentos e ideas de manera eficiente. Estas plataformas ofrecen funcionalidades como la edición en tiempo real, comentarios, canales, público, chat o mensajes privados para facilitar el intercambio de información y el trabajo en equipo.
¿Qué herramientas se utilizan para el trabajo colaborativo?
Existen muchas herramientas que facilitan el trabajo colaborativo, mejorando así la productividad del trabajo en equipo sin importar la ubicación de sus participantes. Las 10 más populares son:
- Slack
- Trello
- Asana
- Jira
- Monday
- Google Workspace
- Microsoft Teams
- Notion
- Zoom
- Discord
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