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Tendiendo puentes para la comunicación en equipo en la redacción

“Slack es como una reunión permanente. Te pasas para consultar lo que te resulta importante y te marchas cuando has terminado. Eres libre de ir y venir como te plazca. Si te necesitan, te llaman a la sala.“

Matthew TaylorDirector editorial de contenidos digitales, The Times (UK)

Resultados del uso de Slack:

"Slack es como una reunión permanente. Si te necesitan, te llaman a la sala".

Integraciones clave usadas con Slack:

  • Google Drive
  • Google Calendar
  • GitHub
  • Donut
  • Twitter
  • AppFollow

The Times, el periódico de tirada nacional más antiguo del Reino Unido, es más conocido por ser uno de los pilares del periodismo impreso tradicional que por su innovación en el ámbito de los medios digitales. Esa es precisamente la percepción que pretende cambiar el equipo, cada vez más numeroso, de desarrollo y estrategia digital de The Times y Sunday Times. Este equipo se dedica al diseño y desarrollo de herramientas de código abierto que faciliten la creación de un periodismo digital de primer orden en The Times y Sunday Times.

Aunque en la redacción se celebraban varias reuniones editoriales diarias para proporcionar información crucial, la mayoría de las conversaciones tenían su continuación en el intercambio de correos electrónicos personales. Nadie se había parado a pensar cómo mejorar y compartir en tiempo real todos esos mensajes.

Incluso la comunicación dentro del propio equipo digital, que consistía en una reunión diaria de 30 minutos para informar a los gerentes sobre los progresos realizados, dejaba mucho que desear. El equipo, que tenía la sensación de ser poco productivo y controlado hasta el mínimo detalle, echaba de menos algo más sencillo que facilitase la información a los gerentes y la comunicacón entre departamentos.

“Nuestra oficina está dividida en dos plantas y, a pesar de la distancia física, Slack nos sirve de puente para que todo el mundo esté al tanto de todo.“

Matthew TaylorDirector editorial de contenidos digitales, The Times (Reino Unido)

Aunque el equipo de desarrollo digital ya utilizaba herramientas básicas para enviarse mensajes, un grupo de programadores, con la esperanza de encontrar algo mejor, decidieron darle una oportunidad a Slack. De inmediato percibieron el valor que proporcionaba Slack: la posibilidad de integrar las herramientas que utilizaban. Todo el equipo podía ver y comentar los commits de BitBucket, los bugs de JIRA y las tareas de Trello en los canales de Slack. Al hacerse visibles los problemas, progresos y proyectos, los gerentes podían informarse de todo explorando los canales, en lugar de convocar a todo el equipo a una reunión.

Se fueron incorporando más equipos, más proyectos y más conversaciones a Slack. Muchos equipos comenzaron como grupos privados que después se convirtieron en canales, al comprender que la transparencia proporcionaba una perspectiva de los procesos y debates que antes no tenían. Taylor añade: “El 40% de nuestras conversaciones tienen lugar en canales abiertos. De no ser por Slack, esas conversaciones no se habrían hecho publicas”. Los miembros del equipo editorial que se unieron a Slack ahora veían y hacían comentarios sobre la hoja de ruta, el diseño y el progreso cuantitativo de un producto.

Como toda la comunicación del equipo tenía lugar en Slack y los miembros de otros equipos lo utilizaban para informarse de las prioridades del equipo digital, el correo electrónico interno prácticamente desapareció, afirma Taylor, y el número de reuniones se vio reducido en casi dos tercios. El equipo editorial se dio cuenta de la cantidad de tiempo que se habían ahorrado buscando información después de haber centralizado todas las conversaciones en Slack. No tardaron en probar Slack por ellos mismos y ahora la redacción utiliza Slack para hacer un seguimiento de las noticias y actualizar los artículos.

“Slack está reduciendo la brecha entre lo personal y lo laboral. Es lógico que haya un lugar donde todo el mundo esté conectado sin necesidad de estar hablando de trabajo continuamente.“

Matthew TaylorDirector editorial de contenidos digitales, The Times (Reino Unido)

Productividad aparte, el trabajo es más agradable para el equipo digital, ahora que las conversaciones no se limitan a los proyectos importantes, sino que también se habla de actualidad, o si un compañero ha tenido un hijo, o dónde tomarse algo después del trabajo. Según Taylor, “Slack ha estrechado los lazos personales entre compañeros de trabajo. Al mismo tiempo, tenemos una herramienta que han incrementado extraordinariamente nuestra eficiencia”.

Al incorporar a Slack las conversaciones y los flujos de trabajo, The Times y Sunday Times tienden puentes entre los distintos departamentos para mejorar la comunicación y reducir las diferencias culturales. Así, el equipo de desarrollo digital aumenta la eficacia en la organización, reduciendo los correos y las reuniones, y promueve la creación de una cultura productiva propia.