La tecnología de mapas ha cambiado el mundo y nos permite viajar, explorar y planificar rutas sin miedo. En 2004 mucha más gente conocía el nombre TomTom antes que “sistema de navegación por satélite”, ya que la multinacional holandesa fue pionera en crear la primera generación de dispositivos de navegación para sus clientes.
Desde entonces, la empresa ha evolucionado mucho. Ofrece un amplio abanico de productos y soluciones que permiten a todos los conductores navegar de forma más eficiente; ayuda a que otras empresas gestionen su flota y los temas de logística de manera más inteligente; invierte en la conducción automática; y aprovecha la gestión de los datos para mejorar el tráfico y los análisis de localización.
TomTom aspira a ser la primera empresa que cartografíe el mundo en tiempo real y cree un espejo digital del mismo. De hecho, cada producto que TomTom diseña está pensado para facilitar la vida de la gente y reducir los posibles obstáculos, una cultura cuyo punto de partida se encuentra en la plataforma de productividad y colaboración de la empresa, Slack.
“Ponerse al día en Slack es 10 veces más rápido que revisar correos electrónicos. Todo lo que necesitas saber está en un solo sitio”.
TomTom ahorra tiempo a sus empleados aprovechando las capacidades de colaboración de Slack
TomTom lleva años usando Slack. Hoy en día, se puede encontrar su plantilla completa de 3900 personas en la plataforma, con hasta un 70 % del personal activo frecuentemente y un 85 % de satisfacción general.
“Es fundamental que todo el personal reme en la misma dirección para cubrir las necesidades de nuestros clientes. Todo lo que hacemos se adapta a ellos”, comenta Ricardo Rosa, el director de TI y del Lugar de Trabajo Digital en TomTom.
“Contamos con personas por todo el mundo con diferentes necesidades, así que teníamos que darles un lugar donde colaborar de forma natural y fluida”.
La implementación de TomTom es pura simplicidad. La tecnología se encarga de la parte más pesada, así el personal puede centrarse en tareas más complejas. Anima a que los empleados usen el creador de flujos de trabajo sin código para automatizar el trabajo manual, lo que genera una biblioteca de flujos de trabajo creados por usuarios que todo el mundo puede usar y adaptar.
Cada proyecto tiene su propio canal de Slack, que reúne datos actuales y antiguos. Así, tanto los recién llegados como el personal habitual cuentan con toda la información necesaria para tener conversaciones productivas sobre el trabajo.
En lugar de programar reuniones formales, el equipo aprovecha las juntas para mantener conversaciones rápidas y no perder el tiempo. Se calcula que estas sesiones más informales requieren un 50 % menos de tiempo que las reuniones programadas.
Ganar tiempo es positivo para todo el mundo. Como bien explica Rutger de Vries, responsable de Productos del Grupo en TomTom: “Leer mensajes en Slack es mucho más rápido que revisar los correos electrónicos. Se ve lo que es importante, lo que hay que hacer y a qué proyecto pertenece. Cuando volví de las vacaciones, me puse al día en Slack diez veces más rápido que con los correos electrónicos”.
Además, al equipo le encanta el aspecto desenfadado de Slack, que incluye la posibilidad de crear tu propio emoji para añadir tu toque personal a la hora de comunicarte.
Slack acelera la toma de decisiones importantes al destacar la información clave
TomTom quiere reunir en un solo lugar todas las funciones posibles, por lo que usa integraciones para que Slack sea el destino digital preferido. Además del complemento Slack para Outlook, el equipo utiliza el Calendario de Outlook para asegurarse de que al personal que trabaja en Slack no se le pasa ninguna actualización importante.
También ha conectado otras plataformas para agilizar las tareas de equipos específicos, como la integración con Workday. “Workday agiliza al máximo el proceso de solicitud y aprobación de las vacaciones. Cuando envías un correo para solicitar algunos días libres, quien lo recibe debe darle contexto, comprobar manualmente el calendario del equipo y escribir su respuesta”, explica de Vries. “Ahora, aprobamos esas solicitudes en cuestión de segundos desde la aplicación móvil de Slack”.
Las aprobaciones de compras y las gestiones de contratos también se llevan a cabo más rápido gracias a la integración entre Coupa y Slack. Procesos que antes suponían cinco o seis clics, ahora se hacen en uno. Concur es otro sistema conectado que facilita la vida de los trabajadores, ya que acelera la presentación y aprobación de gastos.
“Slack es el corazón de todo nuestro trabajo. Hacemos pruebas, usamos vídeos o chateamos para finalizar las tareas más rápido”.
Slack impulsa la productividad de los ingenieros reduciendo los tiempos de resolución a la hora de gestionar incidencias
Al igual que en muchas organizaciones, los usuarios de TomTom más avanzados y expertos en Slack son sus ingenieros. Estos calificaron a Slack con un 91 % de satisfacción, 17 puntos por encima de la herramienta de colaboración contra la que competía.
“Nuestros ingenieros llevan años usando Slack. Las integraciones y las automatizaciones que crean son oro puro”, dice Rosa.
Con los estrictos acuerdos de nivel de servicio de los clientes del sector de la automoción, los ingenieros de TomTom tienen la presión de mantener los servicios en funcionamiento 24 horas al día, 7 días a la semana. Al centralizar las incidencias de categoría Prioridad 1 y 2 en Slack, son capaces de resolverlas un 50 % más rápido.
Antes, las incidencias de P1 se gestionaban de forma manual; pero, ahora, los flujos de trabajo automatizados garantizan que la gente adecuada se incorpore al canal específico para solucionar el problema en tiempo real. Los equipos también sacan partido de las juntas para responder rápidamente y reducir el impacto sobre los clientes.
La colaboración de TomTom con Slack refuerza su visión del futuro en el trabajo
Para desarrollar nuevos e innovadores productos para los clientes, TomTom debe adoptar un enfoque proactivo y poner a disposición del personal las mejores herramientas para trabajar. Rachael Stuart es una de los responsables de Productos del equipo de Aplicaciones para el Lugar de Trabajo Digital, que se encarga de promover la comunicación, la colaboración y la productividad.
“Slack es el corazón de todo nuestro trabajo. Nos permite contar con un punto central para probar cosas nuevas, anunciar productos que sacaremos a la venta y recibir sugerencias de los usuarios”, nos explica.
El equipo ha utilizado el creador de flujos de trabajo para integrar bucles de sugerencias en ciertos proyectos. El personal solo tiene que hacer clic en un menú desplegable en la parte superior del canal y seleccionar la opción de abrir la caja de sugerencias. Los comentarios se publican en el canal correspondiente para que los revisen los administradores. Esto ayuda a desarrollar hojas de ruta de productos basadas en información real.
TomTom quiere aprovechar mejor los datos, y Stuart se dedica actualmente a desarrollar paneles para hacer seguimientos de las métricas relacionadas con el uso de Slack. Esto ayudará a identificar qué grupos utilizan la plataforma con frecuencia y qué usuarios necesitan ayuda para sacarle el máximo partido.
La IA también está presente, pero tal y como nos cuenta Rosa: “Seguimos estudiando la mejor manera de darle uso para impulsar la productividad y la colaboración. La IA para Slack nos hará más inteligentes y eficientes, y simplificará enormemente cualquier proceso”.
A medida que TomTom avanza en su hoja de ruta, su sólida asociación con Slack le ayudará a llegar más rápido. “Hemos pasado de tener miles de proveedores a tres o cuatro colaboraciones estratégicas”, nos cuenta de Vries. Es muy fácil contactar con el equipo de Slack para que nos eche una mano. Les interesa que nos vaya bien y nuestra relación va viento en popa. Estamos seguros de que, juntos, podemos conseguir que el personal trabaje de manera más inteligente y rápida, y se sienta más conectado con los compañeros”.
