La technologie de cartographie a révolutionné le monde. Elle nous a permis de voyager, de choisir et de planifier nos trajets en toute confiance. En 2004, le grand public connaissait davantage notre nom TomTom que les termes « navigation par satellite ». En effet, c’est la multinationale néerlandaise qui a lancé la toute première génération d’appareils de navigation par satellite pour les consommateurs.
L’entreprise a bien évolué depuis. Elle offre une large gamme de produits et de solutions pour permettre à tous les conducteurs de s’orienter plus efficacement. Elle aide aussi les entreprises à gérer leur flotte et leur logistique de manière plus intelligente. Elle soutient également les véhicules autonomes et enfin, elle exploite la puissance des données pour améliorer la gestion du trafic et l’analyse de la localisation.
TomTom a pour ambition d’être la première entreprise à cartographier le monde en temps réel, afin de créer un miroir numérique du monde tel que nous le voyons. En réalité, toutes les solutions du fabricant néerlandais sont conçues pour faciliter la vie et réduire les irritants que les personnes rencontrent dans la vie réelle. Cette culture a vu le jour sur la plateforme de productivité et de collaboration de l’entreprise, Slack.
« Se mettre à jour dans Slack est 10 fois plus rapide que parcourir un flot d’e-mails. Tout ce dont vous avez besoin est centralisé. »
TomTom fait gagner du temps à ses salariés en tirant parti des capacités de collaboration de Slack
TomTom utilise Slack depuis des années. Aujourd’hui, ses 3 900 collaborateurs sont tous présents sur la plateforme. Jusqu’à 70 % du personnel est actif de façon régulière, avec un taux de satisfaction de 85 %.
« Pour répondre aux besoins des clients, nous avons besoin que nos effectifs avancent dans la même direction. Tout ce que nous faisons est adapté à leur expérience », explique Ricardo Rosa, directeur de l’informatique et de l’environnement de travail numérique chez TomTom.
« Nos équipes sont réparties dans le monde avec des besoins différents. Nous devons donc leur offrir un espace pour collaborer de façon naturelle et fluide. »
L’implémentation de TomTom repose sur la simplicité. La technologie fait le plus gros du travail afin que le personnel puisse se concentrer sur des tâches plus complexes. Elle incite les collaborateurs à utiliser le générateur de flux de travail sans code pour automatiser les tâches manuelles, en constituant une bibliothèque de flux de travail générés par les utilisateurs que chacun peut utiliser et adapter.
Chaque projet est lié à un canal Slack dédié qui regroupe les données actuelles et historiques. Il fournit tout le contexte nécessaire pour que les nouvelles recrues et les collaborateurs en place puissent échanger sur leur travail de façon productive.
Au lieu de planifier une réunion formelle, l’équipe utilise les appels d’équipe pour des discussions rapides afin de maintenir la dynamique et de gagner du temps. Elle estime que ces appels informels demandent en moyenne 50 % moins de temps que les réunions planifiées.
Et ce gain de temps est bénéfique pour toute l’entreprise. Comme l’explique Rutger de Vries, chef de produit du groupe chez TomTom, « Lire des messages sur Slack est bien plus rapide que fouiller dans des e-mails. Vous pouvez voir les informations pertinentes, ce qui doit être fait et le projet concerné. À mon retour de congés, j’ai mis 10 fois moins de temps à tout rattraper dans Slack qu’à parcourir mes e-mails. »
Par ailleurs, les membres de l'équipe apprécient aussi l’apparence ludique et la convivialité de Slack, y compris la création de leur propre émoji pour ajouter une touche personnelle aux communications.
Slack accélère la prise de décision au sein de l’entreprise en faisant ressortir les informations essentielles
L’objectif de TomTom est de regrouper autant de fonctionnalités que possible au même endroit. L’entreprise utilise donc les intégrations pour faire de Slack la destination numérique de prédilection. Outre le plug-in Slack pour Outlook, l’équipe utilise aussi le calendrier Outlook pour s’assurer que le personnel puisse travailler dans Slack sans passer à côté des mises à jour importantes.
Par ailleurs, elle est également connectée à d’autres plateformes pour simplifier les tâches de certaines équipes, comme l’intégration à Workday. « Avec Workday, faire une demande de congés annuels et l’approuver est très rapide. Lorsque vous envoyez un e-mail à une personne pour demander des congés, elle doit le contextualiser, vérifier manuellement le calendrier de l’équipe et rédiger sa réponse », précise le chef de produit du groupe. « Désormais, nous pouvons approuver les demandes en quelques secondes depuis l’application mobile de Slack. »
L’approbation des achats et la gestion des contrats sont aussi bien plus rapides grâce à une intégration entre Coupa et Slack. Les processus qui nécessitaient auparavant cinq ou six clics n’en demandent aujourd’hui qu’un seul. Concur est un autre système connecté qui permet de faciliter la vie des salariés, en accélérant l’envoi et l’approbation des dépenses.
« Slack est au cœur de tout ce que nous faisons. Nous pouvons tester et échanger pour exécuter les tâches plus rapidement. »
Slack favorise la productivité de l’ingénierie en réduisant les délais de résolution des incidents
Chez TomTom, à l’instar de nombreuses entreprises, les utilisateurs de Slack les plus avancés et les plus impliqués sont les ingénieurs. Ce groupe affiche un taux de satisfaction de 91 % concernant la plateforme, soit 17 points de plus qu’un outil de collaboration concurrent.
« Nos ingénieurs ont utilisé Slack pendant des années. Les intégrations et les automatisations qu’ils peuvent concevoir sont fantastiques », affirme le directeur de l’informatique et de l’environnement de travail numérique.
Avec des contrats de niveau de service très stricts de la part des clients du secteur automobile, les ingénieurs de TomTom sont sous pression pour que les services fonctionnent 24 h/24, 7 j/7. En centralisant les incidents de priorité 1 et de priorité 2 dans Slack, ils peuvent les résoudre 50 % plus vite.
Auparavant, les incidents de priorité 1 étaient gérés manuellement. Aujourd’hui, des flux de travail automatisés permettent de s’assurer que les bonnes personnes sont redirigées vers un canal dédié pour travailler sur la résolution en temps réel. En outre, les équipes se réunissent aussi pour agir rapidement et limiter les répercussions sur l’expérience du client.
Le partenariat de TomTom avec Slack soutient sa vision de l’avenir du travail
Pour développer de nouveaux produits innovants pour les clients, TomTom doit faire preuve de proactivité en mettant à la disposition de ses équipes les meilleurs outils possibles. Rachael Stuart est responsable de produit dans l’équipe en charge des applications numériques sur le lieu de travail, dont l’objectif est de favoriser la communication, la collaboration et la productivité.
« Slack est au cœur de tout ce que nous faisons. L’outil nous offre une plateforme centralisée pour tester de nouvelles choses, annoncer le lancement de produits et recueillir les avis des utilisateurs », explique-t-elle.
L’équipe utilise le générateur de flux de travail pour intégrer des avis à certains projets. Il suffit au personnel de cliquer sur un menu déroulant au-dessus du canal puis de cliquer pour ouvrir la boîte des avis. Ceux-ci sont ensuite publiés dans le canal correspondant afin que les administrateurs puissent les examiner. Cette solution permet de développer des feuilles de route produit sur la base d’informations réelles.
TomTom souhaite exploiter davantage les données, c’est pourquoi la responsable de produit développe actuellement des tableaux de bord afin de suivre les métriques sur l’utilisation de Slack. Ceci permettra d’identifier les groupes qui utilisent régulièrement la plateforme et les utilisateurs qui ont besoin de plus d’assistance pour en tirer le meilleur parti.
L’intelligence artificielle est aussi à l’ordre du jour, même si, comme l’explique Ricardo Rosa, « nous réfléchissons à la manière dont nous pouvons l’utiliser au mieux en tant que moteur pour la productivité et la collaboration. L’IA pour Slack nous permettra de travailler de façon plus efficace et plus intelligente tout en simplifiant davantage nos processus. »
Alors que TomTom avance dans sa feuille de route, son solide partenariat avec Slack va aider l’entreprise à atteindre ses objectifs plus rapidement. « Nous passons de milliers de fournisseurs à trois ou quatre partenariats stratégiques », explique Rutger de Vries. « Contacter l’équipe Slack et obtenir de l’assistance est très facile. Ils s’investissent dans notre réussite et nos relations se renforcent de jour en jour. Nous sommes convaincus qu’ensemble, nous pouvons continuer à offrir à nos collaborateurs les moyens de travailler de façon plus intelligente et plus efficace, tout en se rapprochant de leurs collègues. »
