Quali elementi non possono mancare nei progetti aziendali?

Secondo un’analisi di mercato della società di consulenza Grand View Research sull’applicazione dell’intelligenza artificiale nella gestione dei progetti aziendali, il mercato globale legato a questa tecnologia è valutato circa 2.226,5 milioni di dollari e si prevede una crescita di oltre il 17% tra il 2023 e il 2030. Cifre vertiginose che tuttavia ci danno molti indizi sulle tendenze del mercato per questo scopo.

L’intelligenza artificiale, come qualsiasi altra tecnologia precedente o futura, è essenziale per la competitività delle organizzazioni. Ma come possono essere applicati tali progressi alla gestione dei progetti aziendali? E, soprattutto, quali problemi possono risolvere e quali esigenze possono soddisfare? Qual è la loro utilità nella gestione di un progetto? Continuate a leggere per scoprire le risposte a tutte queste domande e ad altre ancora.

Cosa si intende per gestione dei progetti aziendali?

In generale, e ancor più dopo la globalizzazione e l’internazionalizzazione dei mercati, la maggior parte delle aziende sviluppa contemporaneamente diversi progetti la cui gestione consiste, in primo luogo, nell’assicurare che siano realizzati correttamente e nei tempi previsti e, in secondo luogo, ancora più importante, che siano sempre accuratamente allineati agli obiettivi dell’organizzazione.

Come sviluppare la gestione dei progetti aziendali

La gestione dei progetti aziendali può essere attuata attraverso diverse metodologie, come vedremo di seguito, ma esiste una tabella di marcia che deve essere seguita in tutti i casi, indipendentemente dal settore, dal mercato, dalle dimensioni dell’organizzazione e dai protocolli di ogni azienda. Al contrario, la probabilità di portare a termine un progetto con successo sembra complicata.

Determinazione del progetto

Il primo passo nella gestione dei progetti aziendali consiste nel determinare e pianificare ogni processo, in modo da stabilire gli obiettivi e altri aspetti come le risorse da investire nel suo sviluppo. Si tratta di un compito che spetta principalmente alla direzione dell’azienda, poiché si parla di una pratica che coinvolge la strategia e il processo decisionale.

Distribuzione dei ruoli

Inoltre, è essenziale decidere chi sarà incaricato di guidare e gestire ogni progetto, nonché il resto dei membri o dei team che vi parteciperanno e quale sarà il ruolo di ciascuno di essi. A questo punto, è anche opportuno valutare se è consigliabile assumere terzi o esternalizzare un servizio nello specifico.

Sviluppo del progetto

Una volta che un progetto è stato pianificato, definito e strutturato e che è stato creato un team competente per il suo sviluppo, è il momento di metterlo in pratica. Durante l’intero processo è possibile modificare gli aspetti inizialmente stabiliti, se necessario, nonché scambiare i ruoli e prolungare o ridurre le scadenze di completamento.

Tracciamento e monitoraggio

Infine, sia durante l’avvio del progetto aziendale che dopo il suo completamento, è essenziale monitorare l’intero processo e identificare eventuali errori e opportunità di miglioramento. È probabile che si ripetano in futuro, quindi è consigliabile implementare strategie di miglioramento continuo che portino a una gestione più efficiente e, di conseguenza, alla crescita dell’azienda.

Azioni essenziali nei progetti aziendali

D’altra parte, oltre al suddetto processo da seguire, esistono alcune azioni che devono essere effettuate in tutti i progetti aziendali in un modo o nell’altro. Anche questi compiti non dipendono dalle metodologie utilizzate e il loro svolgimento è importante al fine di garantire che un progetto si sviluppi con successo e raggiunga gli obiettivi prefissati.

Valutazione dei rischi

Come per qualsiasi mossa aziendale, la gestione di progetti comporta dei rischi, in particolare per quanto riguarda gli investimenti effettuati e la possibilità di esiti negativi. In questo senso, è fondamentale valutare tali rischi e la possibilità di affrontarli durante la pianificazione del progetto.

Pianificazione del progetto

Per quanto riguarda la pianificazione dei progetti aziendali, si tratta di un compito che deve essere svolto delineando minuziosamente in che cosa consisterà l’intero processo, ciascuna delle fasi del suo sviluppo, le scadenze di consegna, i ruoli di leadership e di produzione e le risorse da investire. In altre parole, consiste in una bozza dettagliata della catena di produzione e della sua organizzazione, indipendentemente dal fatto che si tratti di un prodotto o di un servizio.

Coordinamento del progetto

Ogni progetto che è parte di un’azienda deve essere coordinato da un leader o project manager. Non è indispensabile che si tratti di un dirigente dell’azienda, ma è essenziale che sia qualificato per questo scopo, poiché la sua missione è quella di garantire il corretto sviluppo del progetto secondo la pianificazione e gli obiettivi in essa determinati.

Formazione dei responsabili di progetto

Ma cosa succede quando nessun dipendente è in grado di gestire i progetti aziendali? Probabilmente è necessario implementare le strategie di formazione, poiché si tratta di un compito che, alla minima crescita dell’azienda, non può essere portato avanti dai membri della direzione e, quindi, deve essere delegato a personale qualificato.

Risoluzione dei problemi

La soluzione dei problemi è un elemento di base in qualsiasi processo aziendale, anche (e soprattutto) nella gestione dei progetti. Durante lo sviluppo di un progetto è tanto probabile quanto frequente che si presentino ostacoli di ogni tipo. Per questo il project manager deve essere pronto a fornire soluzioni a qualsiasi scenario con cui si deve confrontare.

Organizzazione temporale

Anche se sembra semplice, l’organizzazione temporale dei progetti aziendali può risultare molto complessa, a seconda del numero di fasi di cui si compone il progetto, del numero di membri coinvolti e dell’interazione tra diversi team o con collaboratori esterni. Anche in questo caso, si tratta di un compito manageriale che deve essere svolto con attenzione.

Centralizzazione della gestione dei progetti

Infine, è essenziale centralizzare la gestione dei progetti, un compito che, in questo caso, può spettare alla direzione dell’azienda. Si tratta di coordinare contemporaneamente lo sviluppo di tutti i progetti aziendali, delegando i compiti di gestione di ciascuno di essi e controllando allo stesso tempo il corretto funzionamento di tutti.

Metodologie più comuni nella gestione dei progetti aziendali

Infine, è importante conoscere alcune delle metodologie più usate e di successo nella gestione dei progetti aziendali. Alcune di esse possono essere combinate tra loro, altre possono funzionare da sole o ispirare la creazione di un proprio modello, che è qualcosa su cui molte organizzazioni scommettono quando ricercano l’eccellenza per i loro processi.

PMBOK

Il PMBOK è una metodologia che sta per Project Management Body of Knowledge, o Corpo di informazioni relative alla gestione dei progetti, e comprende le seguenti 5 fasi: avvio del progetto, pianificazione del progetto, esecuzione, controllo e monitoraggio, completamento. La sua particolarità sta nel fatto che l’organismo che l’ha ideata (il Project Management Institute o PMI) suggerisce una serie di buone pratiche in ciascuna di queste fasi.

Six Sigma

Anche questo modello di gestione dei progetti è composto da 5 fasi, in questo caso definizione, misurazione, analisi, miglioramento continuo e controllo. Tuttavia, questa metodologia si concentra principalmente sul controllo qualità dei progetti aziendali, sul miglioramento continuo e sull’aumento costante dell’efficienza di tutti i processi.

Sequenzialità

È una metodologia che si concentra sul perfezionamento di ogni fase di un progetto. In altre parole, prevede l’elaborazione di un documento dettagliato alla fine di ogni sequenza con l’intento di registrarlo; tuttavia, se nelle fasi avanzate sono richieste delle modifiche, sarà necessario tornare all’inizio e ricominciare da capo per ripetere le registrazioni.

Agile

Il modello Agile è ideato su alcune teorie basate sull’aumento dell’efficienza. Ad esempio, in questa modalità di lavoro si dà più importanza alla collaborazione con i clienti che ai contratti, si dà più valore alla capacità di risposta che all’adattamento al piano, si dà più peso ai lavoratori che agli strumenti e alla funzionalità degli stessi rispetto alla documentazione del processo.

Lean

La metodologia Lean è un modello basato sul miglioramento costante dei progetti aziendali attraverso l’identificazione di ostacoli, sovraccarichi ed elementi di rallentamento, al fine di ridurre al minimo tempi, sforzi e investimenti di risorse. In breve, si tratta di una sorta di analisi costante per identificare e implementare i miglioramenti.

Gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento è un modello che si basa nell’affrontare con successo gli ostacoli e i problemi che possono sorgere nei progetti aziendali. In altre parole, nasce dall’idea di mantenere un controllo costante sui processi, identificare ipotetiche situazioni inaspettate, affrontarle il prima possibile e risolverle prima che causino danni maggiori

Perché implementare la tecnologia nei progetti aziendali?

Se analizziamo la maggior parte delle metodologie implementate nella gestione dei progetti aziendali, possiamo notare come l’attenzione sia costantemente rivolta all’efficienza. In questo senso, la tecnologia è diventata un mezzo fondamentale per garantire la produttività durante lo sviluppo di tutti i tipi di processi. È quindi essenziale usarla per rimanere competitivi sul mercato.

Centralizzazione dei sistemi, come chiave dei progetti aziendali

Se qualcosa è emerso chiaramente in questo articolo, è la necessità di implementare la tecnologia, in particolare l’intelligenza artificiale, nei progetti aziendali. Esistono comunque diversi strumenti che la utilizzano, ognuno di essi offre soluzioni diverse, per cui in molti casi è pratica comune impiegare differenti risorse per migliorare i processi.

Tuttavia, l’unificazione degli strumenti in un’unica postazione è la chiave per un’applicazione davvero efficiente della tecnologia; in caso contrario, le modifiche al software che richiedono molto tempo possono essere un problema. Slack è nato con l’ambizione di migliorare i progetti aziendali proponendo un’applicazione che riunisce vari strumenti di tutti i tipi e permette la comunicazione tra i membri del team.