Plateforme de travail en ligne pour être productif à distance

Pour favoriser la fluidité des processus et surmonter les obstacles liés à la distance, une plateforme de travail en ligne est idéale. Avec elle, vous allez pouvoir centraliser vos besoins, améliorer votre productivité et gagner du temps. Pour conserver la cohésion de l’équipe, atteindre des objectifs ambitieux et favoriser l’engagement des collaborateurs, l’usage d’un outil est fortement recommandé. À tout instant et en tout lieu, vos collaborateurs auront l’opportunité d’échanger et de partager leurs idées.

Qu’est-ce qu’une plateforme de travail en ligne ?

Une plateforme de travail en ligne, aussi appelée plateforme de travail collaboratif, est un espace numérique accessible via internet. Le plus souvent, un tel espace centralise les besoins d’une équipe. On peut y retrouver notamment une fonctionnalité de messagerie instantanée professionnelle, une automatisation des tâches à faible valeur ajoutée ou des appels en visioconférence. Il regroupe ainsi tous les outils dont vous pourriez avoir besoin au quotidien.

Les collaborateurs peuvent se connecter très facilement, sans avoir aucune connaissance technique spécifique. Une plateforme de travail en ligne est donc idéale pour permettre à tous les membres d’une équipe de travailler ensemble, où qu’ils soient.

Par ailleurs, la plateforme est un moyen très pertinent de mettre en commun l’expérience, les compétences et les idées pour faire avancer les projets. Favorisant la collaboration, la plateforme de travail en ligne est un outil indispensable si vous avez au sein de votre équipe de jeunes diplômés. Pour ces derniers, la réactivité et les plateformes numériques sont en effet des éléments incontournables d’un travail efficace.

Comment une plateforme peut faciliter le travail à distance ?

Aux yeux de nombreux chefs d’équipe, le travail à distance semble complexe à organiser. Toutefois, le télétravail est parfois une obligation. Si un collaborateur est en déplacement ou qu’un autre est en travail à distance, il est nécessaire de trouver une solution efficace pour préserver la performance.

C’est là qu’intervient la plateforme de travail en ligne. Cette dernière va permettre de conserver le lien entre tous les collaborateurs de votre équipe. Le premier atout d’une telle plateforme est de favoriser une communication de qualité, même à distance. En effet, les membres de l’équipe vont pouvoir échanger en utilisant la messagerie instantanée. Que cela soit pour se tenir au courant de l’avancée d’un projet ou pour envoyer des fichiers volumineux, la plateforme collaborative est tout à fait pertinente.

En outre, organiser des réunions en ligne rapidement, en fonction des besoins, est très simple. Il vous suffit de lancer un appel vidéo. De cette manière, vous pouvez réaliser des présentations ludiques en partageant votre écran. Les autres membres du groupe auront la possibilité de participer en temps réel et d’ajouter leurs propres commentaires.

De plus, grâce à la centralisation des documents, chacun peut rechercher puis accéder aux informations dont il a besoin pour avancer sur les tâches qui lui ont été assignées.

Quelle plateforme pour un travail en ligne ?

Si vous souhaitez commencer à utiliser une plateforme de travail en ligne, de nombreuses solutions pertinentes s’offrent à vous. Certaines sont centrées sur la communication en ligne, d’autres sur le partage de documents et le traitement de texte, d’autres encore sur la gestion des tâches.

L’important est avant tout de bien choisir votre plateforme pour qu’elle réponde parfaitement aux besoins de votre entreprise.

Les critères que vous devez nécessairement prendre en compte sont les suivants :

• Vos besoins spécifiques : Optez pour un outil qui réponde à vos problématiques métier. Plus la solution sera en adéquation avec vos besoins, plus votre choix sera pertinent.
• La simplicité d’utilisation : Pour favoriser une utilisation massive et rapide de l’outil par vos collaborateurs, sélectionnez une plateforme de travail en ligne simple d’usage et dotée d’une interface attrayante.
• Les fonctionnalités proposées : L’outil en ligne propose-t-il les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Envoi de messages et documents, appels vidéo, automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, etc.
• La compatibilité avec vos outils : La plateforme doit être compatible avec votre SI et les applications que vous utilisez déjà au sein de votre équipe.
• Le coût de la solution :  Privilégiez les outils proposant des plans tarifaires gratuits pour tester la plateforme avec votre équipe.
• La sécurité des données : La sécurisation des données d’entreprise est d’une importance stratégique. Vérifiez que la plateforme possède les certifications nécessaires.

En prenant le temps de choisir la plateforme la plus adaptée à vos besoins professionnels, vous gagnerez du temps lors de l’intégration de l’outil à votre flux de travail.

Les avantages d’une plateforme de travail en ligne

La plateforme de travail collaboratif possède plusieurs atouts très importants pour la performance de votre équipe. Cette dernière pourra réaliser les missions qui lui sont confiées de manière plus simple, mais aussi plus efficace.

Fluidifier la communication

Avant tout, les collaborateurs ont la possibilité d’échanger de manière fluide via une plateforme de travail en ligne. Ils peuvent, au choix, s’envoyer des messages écrits via la messagerie instantanée ou s’appeler en visioconférence. Dans tous les cas, chaque membre de l’équipe est joignable en quelques instants. Il devient alors très simple de fournir une information, de demander de l’aide, de solliciter un conseil ou de réunir les autres membres pour une réunion improvisée.

Faciliter la coordination

La capacité à travailler de n’importe quel endroit et de rester en contact facilite la coordination. À tout moment, les collaborateurs peuvent échanger et se retrouver en cas de besoin. Les réunions en visioconférence permettent quant à elles de faire des points réguliers sur l’avancement du projet. Chacun sait ainsi ce qu’il doit faire, pourquoi il doit le faire et quand il doit le faire.

Favoriser l’innovation

L’échange d’informations favorise l’émulation et l’échange d’idées. Il est simple pour un membre de l’équipe de partager ses idées avec un autre collaborateur. De plus, des réunions de brainstorming peuvent être organisées en quelques minutes. Les différents membres d’un groupe sont impliqués dans les discussions et l’engagement est alors renforcé. Tout ceci crée le climat idéal pour espérer voir émerger de nouveaux concepts.

Sécuriser les données

L’ensemble des données est sécurisé. Les fichiers et documents stockés et échangés dans le cloud sont enregistrés de manière sûre. Contrairement aux documents sous format papier, les documents en ligne sont difficilement détruits ou perdus. De plus, les données sont fiabilisées, car les mises à jour régulières et en temps réel garantissent des informations toujours pertinentes et valides.

Réaliser des économies

Enfin, la plateforme de travail en ligne est idéale pour réaliser des économies de temps et d’argent. La centralisation des informations et la rapidité d’échange entre les membres accroissent l’efficacité. De plus, l’usage d’un outil tout-en-un permet d’éviter d’investir dans de nombreux outils coûteux.

Comment une plateforme de travail en ligne aide à la gestion des projets ?

Pour assurer une gestion optimale des projets de votre entreprise, l’acquisition d’un outil de travail collaboratif est pertinente. Il permet en effet de répondre à plusieurs problématiques spécifiques à la conduite de projet.

Améliorer la communication et la collaboration

Dans tout projet, la communication interne est reine. Avec un outil en ligne, l’ensemble des parties prenantes, direction, collaborateurs, clients ou partenaires peut échanger facilement et rapidement. Dans le cas d’une gestion de projet agile, cela permet notamment de garder le contact avec le client de manière efficace. De plus, les collaborateurs ont toujours des retours rapides sur les tâches qu’ils ont réalisées, ce qui accélère la réalisation du projet et fluidifie les rapports entre les intervenants.

Gérer efficacement les ressources du projet

Les ressources humaines, financières et techniques peuvent être gérées plus simplement avec une plateforme collaborative. Le chef de projet peut ainsi avoir accès en quelques minutes à tous les documents dont il pourrait avoir besoin, tels que le fichier de suivi des heures de travail, la comptabilité ou les diagrammes de PERT ou de Gantt.

Suivre avec précision l’avancement du projet

La force d’un outil centralisant les échanges et les documents est de faire participer activement tous les collaborateurs. Chacun peut ainsi suivre l’avancée du projet de manière fluide. Différentes versions de chaque document peuvent être archivées sur la plateforme et rester facilement accessibles pour tous les membres de l’équipe. L’attribution et le suivi des tâches sont eux aussi bien plus simples avec une solution collaborative.

Améliorer la gestion de la relation client avec une plateforme de travail à distance

Une plateforme collaborative est aussi utile pour assurer une bonne gestion de la relation client. En effet, certaines plateformes telles que Slack proposent des fonctionnalités spécifiques au service client.

Centraliser les informations clients

Pour commencer, la plateforme en ligne est idéale pour centraliser l’ensemble des données clients incontournables. Ainsi, lorsqu’un conseiller prend en charge une demande client, il n’a aucun mal à retrouver toutes les informations importantes qui lui permettent de répondre efficacement au client. Les données ne sont pas dispersées, ce qui permet d’accélérer la prise en charge des demandes clients.

Résoudre collectivement les problèmes

Il est dommageable pour un conseiller de se retrouver démuni face aux demandes d’un client. L’usage d’une plateforme de travail en ligne est la réponse à cet écueil. Quelques secondes suffisent pour ajouter un collaborateur dans la boucle, lui envoyer un document client ou lui poser une question. Les requêtes sont alors résolues plus rapidement, car tous les collaborateurs peuvent participer à leur résolution.

Simplifier les échanges avec les clients

La plateforme peut aussi être utilisée pour échanger avec les clients. Cela peut se faire via la messagerie professionnelle ou via la fonction d’appels vidéo. Les clients bénéficient ainsi de canaux de communication performants et parfaitement sécurisés. Le cryptage des échanges garantit la confidentialité des données personnelles.

Gagner en efficacité grâce à une plateforme de travail en ligne

Devenir un utilisateur d’une plateforme collaborative est aussi un moyen de devenir plus efficace. Certaines fonctionnalités permettent en effet d’en faire plus, en moins de temps.

Accroître la flexibilité au travail

Le premier atout d’une plateforme numérique est l’agilité qu’elle permet d’acquérir. Que vos collaborateurs soient en télétravail ou en déplacement, un tel outil permet de les réunir. Les contraintes d’horaires et de lieu disparaissent au profit de l’efficacité et de la productivité. Votre équipe peut choisir sa façon de travailler. Messages, clips audio, appels vidéo en direct, c’est vous qui choisissez comment atteindre vos objectifs.

Réunir ses outils au même endroit

En connectant tous vos outils à la plateforme, cette dernière offre de nombreux avantages. Elle va devenir une solution unifiée et sécurisée qui vous permettra de gagner un temps considérable. Vous n’avez plus à vous connecter à un grand nombre d’outils, il suffit de se rendre sur la plateforme et de commencer à travailler. Les outils, mais aussi les fichiers et les documents se retrouvent ainsi tous au même endroit.

Automatiser pour gagner du temps

Avec une plateforme de travail en ligne, vous pouvez gagner du temps et éviter les tâches répétitives en automatisant certaines tâches. Grâce à l’automatisation des flux de travail, il devient possible de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Les processus routiniers disparaissent pour laisser place à la performance.

 

Une plateforme de travail en ligne répond à des problématiques très variées. De la gestion de projet au service client en passant par la productivité de chaque collaborateur, elle permet d’optimiser chaque processus de l’entreprise. Ce faisant, une telle plateforme permet d’économiser du temps et de l’argent. Elles permettent de fluidifier les échanges et de renouveler les méthodes de travail pour accroître la productivité et la performance en entreprise.