Slack をはじめる : 最初の 1 週間

Slack の導入を検討している皆さんからよく訊かれる質問の 1 つは、「ウチの会社でどのように Slack を使うか」です。多くの組織が Slack を採用していることは皆さんも知っています。Slack が職場の風通しや仕事の効率を向上させていることや、すべての作業を 1 つの検索可能な場所で行えるようになった、という評判はよく耳にしていることでしょう。でもチームにとって Slack は新しいプラットフォームであり、仕事のやり方も新しくなるため、どこから始めてよいかわからないかもしれません。では、Slack をすばやく手軽に導入し、既存のプロセスに徐々に組み込み、組織全体へと展開していくには、どんな方法があるのでしょうか？

はじめに

Slack をはじめる前にまず行うのは、Slack にサインアップし、覚えやすいチーム URL を選び、会社ドメインのメールアドレスを持つ従業員が参加できるようにすることです。最初は Slack の無料バージョンでいいでしょう。お試し中は 1 万件のメッセージを保存できれば十分だからです。社員に Slack が好評だったら、有料の機能にいつでもアップグレードできます。

少人数からスタート

Slack の導入に成功した事例を見ると、ほとんどの場合、少人数からスタートしています。それでまったく問題はありません。まずは数十人程度の小さなチームの中から、普段一緒に仕事をしているメンバー数人を選び、各自のデスクトップやスマートフォンにアプリをダウンロードしてセットアップしてもらいます。

導入チームの準備ができたら、初期段階にあるプロジェクトを 1 つ選び、そのプロジェクト全体を Slack で追跡することにします。デフォルトの 「#general」 チャンネルと 「#random」 チャンネルはそのままにしておき、#project-name (実際のプロジェクト名を使う) という新しいチャンネルを作成して、メンバー全員が関連するコミュニケーションをすべてそのチャンネルで行うようにします。

チャンネルでコミュニケーションを行うこと、つまりプロジェクトに関するやり取りは社内メールでは一切行わないことが大切です。プロジェクトについての通知はすべてチャンネルだけで行います。クラウドストレージを使ってファイルを共有する場合は、App ディレクトリでそのストレージを Slack に連携させます。チームで Google カレンダーや Trello を使って日程やマイルストーンを追跡している時は、これらのアプリも Slack に連携させ、仕事の予定についての更新やリマインダーをチャンネルで確認できるようにします。

チャンネルには、チームの毎日の進捗報告、プロジェクトのアイデアに関するディスカッション、開発メモ、ファイル (初期のモックアップの画像やチームに必要な共有ドキュメントなど) が蓄積されていきます。提案は「いいね」の絵文字リアクションで承認してもらい、仕事の細かい部分についてはスレッド機能を使って議論を深めましょう。プロジェクトの最終段階では、プロジェクトの完了報告やリリース計画を発表します。こうしてプロジェクトの最初から最後まで、すべてが Slack で追跡されます。

試してみてから拡張する

最初のプロジェクトが終わったら、仕事を進めるうえで Slack がどのくらい役立ったかをじっくり評価してみましょう。Slack がチームのコミュニケーションを活発にしましたか？チーム全員がプロジェクトチャンネルをフォローできましたか？Slack で継続的に情報を共有することで、仕事の状況や最新情報についてのミーティングが少なくなりましたか？最新情報を Slack に投稿するだけでよくなったので、すべてのメールを何十人ものメンバーに CC する手間が省けましたか？過去のドキュメントやモックアップを検索してみて、すべての情報が 1 か所にあるメリットを感じましたか？

Slack が好評であれば、当然の流れとして、チームの次のプロジェクトや今後の計画でも Slack を使って、新しいプロジェクトごとに新しいチャンネルを追加していくことになるでしょう。また、仕事を共有する他の部署にも Slack の導入を広げようと考えるかもしれません。新しく参加したメンバーもこれまでのいきさつがすべて見られるので、どんなプロジェクトにもすぐにとけ込めるでしょう。

Slack の導入日

Slack は、社内の上から下まですべての人が使用した場合に最も大きな効果を発揮します。成功のカギは、社内で Slack を PR し、社員に Slack を使う機会を提供することです。それには、Slack を全社で採用する承認を得たのち、すべての社員が Slack を使い始める「導入日」を決めるといいでしょう。

導入日を特別な日とし、自社の新しい Slack チームの立ち上げに向けて全員が準備するよう社内通知します。この重大イベントを全員に知らせる時に役立つメールテンプレートとポスターテンプレートを用意しましたので参考にしてください。

導入日の目標は、研修です。これは Slack の基本的な使い方を学ぶだけでなく、Slack が社内にもたらす効果への期待を高めるための準備でもあります。部署やプロジェクトを見つけやすくするためのチャンネル命名ガイドラインを各チームに伝え、テストプロジェクトでは Slack をどのように運営したかを初期のパワーユーザーに説明してもらいましょう。これまで使っていたアプリを Slack と連携させる方法についても説明し、ドキュメント管理やプロジェクト管理など、Slack でよく行うことになる作業の一般的なやり方を教えてください。

よく練った計画が成功のカギ

社内コミュニケーションの変革は、それ自体が 1 つのプロジェクトです。少人数からスタートし、少しずつ手を広げ、状況を追跡し、必要に応じて繰り返し、チームの経験に基づいて戦略を立てます。最後に経営陣が全社導入に賛成すれば、Slack への完全移行まであと一歩です。

Slack を導入する時に便利な詳しいテンプレートを用意しました。Slack のヘルプセンターにあるガイドを見てみてください。