L’efficacité professionnelle est essentielle aussi bien au niveau individuel pour le collaborateur qu’au niveau collectif pour l’entreprise. En effet, elle permet d’améliorer les performances et atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis. Cependant, pour réussir à accroître cette efficacité, il est nécessaire de comprendre précisément ce qu’elle signifie et quels sont les outils et méthodes à mettre en place pour la favoriser.
Qu’est-ce que l’efficacité professionnelle ?
Selon sa définition, est efficace ce qui produit l’effet attendu. Ainsi, l’efficacité professionnelle désigne la capacité d’un individu ou d’une équipe à atteindre les objectifs fixés.
Il s’agit, au-delà de la simple réussite, de l’optimisation des résultats. En d’autres termes, être efficace au travail signifie atteindre un objectif en utilisant les ressources à disposition de la meilleure façon possible. Cela peut être le temps, mais aussi les compétences des collaborateurs ou les ressources financières mises à disposition pour réaliser un projet.
L’efficacité au quotidien va donc reposer sur des compétences (savoir gérer son temps ou s’organiser) et un certain comportement (relation avec les collaborateurs). Quel que soit le type ou la taille de votre entreprise, vous serez efficace en alliant :
- Confiance en vos capacités ;
- Aptitude à communiquer efficacement ;
- Propension à déléguer quand cela est nécessaire.
Il s’agit donc en grande partie d’apprendre à mieux se connaître et mieux interagir avec les autres.
Cette efficacité au travail a donc un impact positif sur l’ensemble de l’organisation, qu’elle soit mise en œuvre et maintenue au niveau individuel ou au niveau des équipes. À terme, c’est aussi bien le bien-être des collaborateurs que le retour sur investissement qui sont renforcés.
Comment améliorer son efficacité professionnelle ?
Le développement personnel ou collectif de l’efficacité professionnelle nécessite de prendre les bonnes décisions et d’adopter de bonnes pratiques.
Planifier la journée de travail
La première chose à faire est de prévoir à l’avance les tâches à réaliser. Chaque matin, vous pouvez lister toutes les tâches à faire, les réunions à ne pas oublier ou les documents à consulter.
Vous pouvez alors mettre en place un planning pour les réaliser. Si vous le pouvez, placez les tâches plus complexes en début de journée, au moment où vous êtes le plus concentré et plus créatif. Au contraire, placez plutôt en fin de journée les tâches plus répétitives et à faible valeur ajoutée.
En planifiant efficacement vos actions, vous allez assurer une saine gestion des priorités.
Automatiser vos flux de travail
L’automatisation peut vous permettre de gagner du temps et d’améliorer votre efficacité professionnelle. Concrètement, vous pouvez mettre à profit certains outils pour que des actions se déclenchent automatiquement lorsque certaines conditions sont remplies.
Par exemple : SI vous enregistrez un nouveau prospect, ALORS un mail de bienvenue est envoyé de manière automatique.
L’automatisation de vos flux de travail est idéale pour une gestion du temps optimale. Vous pouvez alors vous concentrer sur l’essentiel et sur les tâches qui requièrent votre attention.
Favoriser le travail en équipe
Efficacité professionnelle ne rime pas avec isolement. Au contraire, la communication et la cohésion de groupe sont des éléments incontournables de l’efficacité individuelle.
Si vous savez que vous pouvez compter sur vos collaborateurs, vous serez plus performant. D’autant qu’une équipe forte est idéale pour mieux gérer son stress. L’usage d’outils collaboratifs est un premier pas pour utiliser pleinement les atouts de travail en équipe.
En parallèle, votre entreprise doit mettre en place des actions pour concevoir une équipe solidaire :
- Recruter les bons collaborateurs ;
- Cultiver la confiance et la responsabilité ;
- Organiser des exercices de renforcement et d’esprit d’équipe ;
- Partager les informations de manière fluide ;
- Favoriser une culture qui encourage les débats constructifs.
Mettre à profit la formation professionnelle
Enfin, la formation est une composante essentielle de l’efficacité. Ceci permet d’acquérir de nouvelles compétences au cours de votre carrière professionnelle. Cela peut notamment porter sur des sessions liées au leadership, à la gestion des conflits ou à la gestion du temps.
Quel est l’impact de l’organisation au travail sur l’efficacité professionnelle ?
Mieux organiser son travail a un impact durable et important sur l’efficacité professionnelle. Que ce soit l’application de méthodes d’organisation du travail comme la matrice d’Eisenhower ou la méthode Pomodoro auprès de vos collaborateurs ou l’utilisation d’un outil collaboratif, une meilleure organisation est la clé de l’efficacité.
En effet, si les tâches sont intelligemment distribuées, vous allez diminuer la charge mentale de chaque collaborateur au sein de l’entreprise. Le stress va donc se réduire et les interactions vont devenir de plus en plus constructives et cordiales. D’autant plus si une planification rigoureuse des tâches est mise en place, car chacun saura à quel moment quelle est l’action qu’il doit accomplir et pourquoi il doit la réaliser.
En outre, la priorisation des tâches et l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée sont très pertinentes pour travailler moins, mais travailler mieux. Vous gagnerez du temps et pourrez ainsi être plus créatif et plus innovant.
Si les objectifs sont atteints dans les délais, les bienfaits sont doubles : l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle est préservé tandis que l’entreprise accroît sa rentabilité. Finalement, l’efficacité professionnelle passe par une meilleure fluidité des processus et une meilleure compréhension des besoins de chacun. C’est la raison pour laquelle les logiciels de travail collaboratif sont un élément clé de l’efficacité professionnelle.
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