コロナ禍を踏まえて知っておきたい、成功するリモートワークとは

コロナ禍を機にリモートワークを導入する企業が増え、今やリモートワークは新しい働き方として社会に浸透しつつあるように思えます。しかし、実際のところリモートワークを実施している人はまだ少数派であることから、何らかの理由で導入しない決断をしている企業が多いようです。

業種によってリモートワークが難しい場合もありますが、「仕事は会社でするもの」「対面でずっとやってきたから」など、現状の働き方を変えることに抵抗や不安を感じ、リモートワークを導入しない決断をしてきた企業もあるでしょう。または、リモートワークとはどのようなものかが想像しづらく、具体的な価値についてもピンとこないため、検討してこなかったという場合もあるかもしれません。

いずれの状況でも共通して言えることは、リモートワークとは何かを知り、リモートワークがもたらす価値を知ってこそ導入するかどうかの最適な判断ができるということです。そこで今回は、コロナ禍を経験した今改めて言えるリモートワークのメリットと、また導入時のステップについて、押さえておきたいポイントを紹介します。

コロナ禍でわかった、リモートワークのメリットとは？

1. 危機管理対策になる

コロナ禍によって、リモートワークとはその選択肢を持つこと自体が危機管理の一環になったと言えます。オフィスに集まることが健康上のリスクとなりうるこれからの社会において、必要であればいつでもリモートワークに対応できる準備があるかどうかで、企業の危機管理意識が判断されてしまう部分もあるでしょう。

なお、リモートワーク対応企業がそこまで多くない現状ならリモートワークできることが企業の付加価値だと言うこともできます。しかし近い将来、リモートワークを実施する企業の割合が増えるに連れ、危機管理の一環としてリモートワークが当たり前のオプションと考えられる日もそう遠くないかもしれません。

2. 従業員にとって魅力的な職場になる

ある調査によると、リモートワークを経験した人の 6 割が、緊急事態の有無にかかわらずリモートワークを継続したいと回答。「通勤時間がなくなることで生活に余裕ができ、仕事も集中してできた」「周囲に妨害されず、仕事に集中できる」などの声が挙がっています。従業員にとってはより良いワークライフバランスが実現しやすくなり、自律的に動くことができる、魅力的な働き方として考えられているようです。

ここから言えるのは、リモートワークとは従業員がより働きやすく、より良いパフォーマンスを発揮できる環境作りにもつながるということです。そしてこうした魅力的な職場環境は、優秀な従業員を定着させるための下地作りにもなります。ひいては、新しく力のある人材を採用する際の強みにもなり、将来的に場所を問わず優秀な人材採用を可能にする足がかりにもなるでしょう。

3. 業務効率化・改善のきっかけになる

リモートワークを導入するということは、働き方をオンラインベースに見直すということです。そして、その多くは業務効率化にとっても有効です。

働き方がオンラインベースになると、人や情報、ツールなどすべてをオンラインの空間に集約することになります。そうするとまずコミュニケーションが効率よくなります。メンバー同士がオンライン上でつながることで、必要な相手と連絡が取りやすくなり、質問がある時もすぐに誰にでも尋ねることができるからです。「誰に質問すればいいかわからない」という状況でも、ツール上で関係者をタグづけして質問を投げておけば「これはあの人に聞くといいですよ！」とつなげてもらうこともできます。オンラインという場で広く連絡が取りやすくなることで、コミュニケーションが止まったり、遠回りしたりを避けることができるのです。

また情報の共有や確認もオンラインの空間にまとめることで効率化できます。すべての情報をオープンに共有することで、「情報がどこにあるかわからない」という状況はなくなり、いつでも必要な時に自分で情報にアクセスすることができるからです。加えて、情報やプロジェクトの管理ツールやコミュニケーションツールも 1 つのプラットフォームに集約しておけば、ツールの切り替えに手間がかかることもありません。

このように、人、情報、ツールのすべてがオンラインの 1 か所に集まることで、ありがちな問題や無駄なやりとりを未然に防ぎ、業務効率化を進めることができます。リモートワークの環境を整えておけば、オフィス勤務の際にも業務効率化が進むでしょう。

リモートワークの導入ステップ

リモートワークとはどんなものかを理解し、実際に取り入れたいと思っても、着手するまでがまた大きなハードルです。そんなハードルを下げるために、ここではまず押さえておきたい導入ステップを 3 つにまとめました。

1. 設備を整える

リモートワークでは、従業員がオフィスを離れてもスムーズに仕事を進められる必要があります。そのために欠かせないのが、オフィスの外でも使えるノートパソコンなどの機器の用意と、安定したオンライン環境です。従業員の自宅からリモートワークする場合、自宅のWi-Fi の接続状況を確認しておく必要があります。またリモートワークで社内のファイルサーバーにアクセスする必要がある場合には、その対応も進めておきましょう。

2. コミュニケーションツールを決める

オンラインコミュニケーションで、中心として使うコミュニケーションツールをあらかじめ決めておきましょう。そうすることで、やりとりの混乱やすれ違いを防ぐことができます。

コミュニケーションツールを選ぶ際に大切なのが、まずテーマごとに会話を分けて進められること。同じメンバー同士でも、複数のプロジェクトについての会話が混ざらないことで仕事を進めやすくなります。次に、ビデオ会議アプリやプロジェクト管理アプリなど、多様なツールと連携しやすいことも大切。様々なアプリを使っていても「このツールを見ておけば大丈夫」と情報確認が楽になります。また高セキュリティであることも重要なポイントです。

3. 基本的なルールを決める

設備とツールを整えたら、リモートでの仕事の進め方についてルールを決めましょう。まずおすすめなのは、コミュニケーションのルールを決めること。「勤務開始時に、朝会の代わりにその日のタスクを各自が書き込む」「会話はプロジェクトごとに分ける」などを決めておくことで、ツール上のコミュニケーションがぐっとスムーズになるはずです。

また、会議についてのルールも決めておくと良いでしょう。これまで行っていた会議をそのままビデオ会議に移行するのではなく、ツール上で投稿することで効率アップにつながることもあります。例えば、進捗報告ならプロジェクトごとのスレッドで随時報告することで、会議を待つよりもすばやく進捗を共有できます。また企画を立てる際も、会議を開くのではなくチャットで随時アイデアを共有することで新鮮なうちに実行まで移せた事例も。一方、士気や連帯感を高めたいキックオフミーティングや目標達成時の集まりにはビデオ会議を使うなど、内容に合わせて、より適切なコミュニケーション方法を選びましょう。

ルールを決める際は、リモートワークにまつわる懸念やアイデアを、アンケートツールなどを使ってメンバーにヒアリングするのもおすすめです。「この定例ミーティングは、プロジェクト管理ツールを使うことで省略できると思います」「このレベルの承認プロセスを自動化できませんか」など、現場だからこそ出てくるアイデアや要望があるはずです。リモートワークを希望する声がメンバーから聞こえてきているなら、きっと積極的にアイデアを出してくれるでしょう。

なおこうしたルールは、新しい取り組みであるリモートワークにメンバーがスムーズに対応することが目的です。多くのルールを作りすぎて、ルールに対応することがメンバーの負担になることは避けたいもの。まずは最小限のルールから始めてみるとよいでしょう。

オフィスや対面でのコミュニケーションを離れることに抵抗があるのは自然なことです。しかし同時に、リモートワークで得られるメリットはあなたのビジネスやメンバーの可能性を広げてくれるでしょう。「リモートワークとは何か」の理解が深まった今こそ、導入に向けて一歩踏み出す時かもしれません。