Höhere Zufriedenheit: 8 Führungsinstrumente, mit denen du Mitarbeitende motivierst

Mitarbeitende sind produktiver im Job, wenn sie mit der Atmosphäre am Arbeitsplatz und ihren Aufgaben zufrieden sind. Diesen Zusammenhang haben Forscher:innen der Universitäten Oxford, Rotterdam und dem MIT in jüngster Zeit erneut nachgewiesen. Unzufriedene Mitarbeitende hingegen verlieren den Elan und setzen sich nur noch mit minimalem Aufwand für ihre Aufgaben ein. Manche kündigen sogar innerlich und lassen sich durch ihre Arbeitgeber:innen nur noch schwer motivieren. 

Oft trägst du als Führungskraft besondere Verantwortung dafür, dass deine Mitarbeitenden die Unternehmensziele engagiert verfolgen. Deshalb stellen wir dir hier acht Führungsinstrumente vor, mit denen du individuelle Zufriedenheit steigerst und Teamerfolge fördern kannst.

Diese Führungsinstrumente solltest du kennen

Führungsinstrumente sind Werkzeuge, mit deren Hilfe Verantwortungsträger:innen die Arbeitsweise ihrer Mitarbeitenden anleiten können. Führungsinstrumente zielen auf die Entwicklung von Produktivität, Effizienz und Arbeitsqualität ab. Die Management- und Unternehmensforschung kennt mittlerweile vielfältige Führungsinstrumente, die sich im Arbeitsalltag bewährt haben. Dabei hat sich gezeigt, dass diejenigen Teamleads die besten Ergebnisse erzielen, die ihre Arbeitsprozesse auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ausrichten. 

Wir zeigen dir wie: In unserer Führungsinstrumente-Übersicht findest du 8 Techniken, die den größten Impact in deinem Projekt-Team entfalten – und erfährst, wie du den Motivationseffekt und Anerkennung durch Kollaborationsplattformen wie Slack noch weiter verstärken kannst.

1. Informationsfluss als Führungsinstrument: Schaffe Überblick in Projekten und Prozessen

Als Führungskraft definierst du die Voraussetzungen der Team-Kommunikation. Setze regelmäßige Besprechungen an, in denen alle Zusammenarbeitenden sich gegenseitig über ihre aktuellen Aufgaben updaten können. Parallel kannst du digitale Kommunikationskanäle etablieren, auf denen alle Projekt-Beteiligten untereinander kommunizieren können, ohne dass gleich ein Meeting daraus wird. In vielen Projektteams haben sich Kollaborationsplattformen als Führungsinstrumente etabliert, denn sie sind maßgeschneidert für den ungehinderten Informationsaustausch:

 

• Nutze Kollaborationsplattformen als Team-Messenger um Updates und Ankündigungen zu verschicken.
• Alle Mitarbeitenden sind von jedem Ort aus füreinander erreichbar (Büro, Home-Office, andere Standorte etc.).
• Zusammenarbeitende können Dateien austauschen und gemeinsam bearbeiten.
• Du kannst direkte Arbeitsaufträge im Channel zuzuweisen.

 

Offene Kommunikation und ungehinderter Informationsfluss mit Führungsinstrumente erhöhen die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden, weil sie Transparenz in das Projekt und seine Abläufe bringen. Teammitglieder engagieren sich stärker, wenn sie die Sinnhaftigkeit von Aufträgen verstehen. Wenn relevante Informationen uneingeschränkt zwischen allen Projektbeteiligten fließen, wissen deine Mitarbeitenden zu jeder Zeit:

 

• Wie ist der gegenwärtige Stand des Projekts? Halte deine Mitarbeitenden immer auf dem Laufenden darüber, ob alles nach Plan läuft.
• Wie tragen Arbeitsfortschritte zum Gesamterfolg bei? Vor allem in großen Projekten wirken sich auch kleine Einzelleistungen auf den gesamten Team-Erfolg aus. Informiere die Projektbeteiligten darüber, welchen Beitrag sie zum großen Ganzen leisten.
• Haben sich Prioritäten und Ziele geändert? Viele Projekt-Teams müssen auf überraschende Herausforderungen flexibel reagieren. Kläre deine Mitarbeitenden rechtzeitig und vollständig darüber auf, wenn sich Zielsetzungen und Erfolgskriterien ihrer Arbeit im Projektverlauf weiterentwickeln.

2. Aufgaben delegieren als Führungsinstrumente: Zeige deinen Mitarbeiter:innen, was du ihnen zutraust

Eine aktuelle Studie der IU Internationalen Hochschule in Erfurt zeigt, dass Mitarbeitende umso zufriedener mit ihrer Arbeit sind, je mehr Vertrauen ihnen Führungskräfte entgegenbringen. Dieses Vertrauen drückt sich in erster Linie dadurch aus, dass du als Teamleader auch wichtige Aufgaben an Mitarbeitende abgibst. Das Führungsinstrument „Delegieren“ übt eine motivierende Strahlkraft auf Teammitglieder aus. Denn Mitarbeitende, die in ihrem eigenen Verantwortungsbereich selbstständig arbeiten dürfen, fühlen sich in ihren Fähigkeiten bestätigt und als wichtiger Teil des Projekt-Teams wertgeschätzt. 

Gutes Delegieren muss auch gut vorbereitet werden, damit du Mitarbeitende nicht überforderst, wenn du ihnen zu anspruchsvolle Tätigkeiten überträgst. Andererseits kann es Mitarbeitende demotivieren, wenn du lediglich lästige Aufgaben bei ihnen ablädst.

Nutze deine Menschenkenntnis, um die passende Aufgabe an die passenden Mitarbeitenden zu delegieren: Du weißt am besten, welche Teammitglieder in welchem Fachbereich am kompetentesten sind. 

Digitale Werkzeuge wie Kollaborationsplattformen und Projektmanagement-Tools können dich beim Delegieren von Aufträgen und Nachvollziehen von Fortschritten unterstützen: 

• Indem du Kommunikation und Zusammenarbeit in ein geteiltes digitales Arbeitsumfeld verlagerst, stärkst du die Autonomie deiner Mitarbeitenden und stellst gleichzeitig Transparenz über die verschiedenen Prozesse im Projekt her. 
• Mit Projektmanagement-Tools definierst du Tasks und bestimmst Verantwortlichkeiten.
• Mit Hilfe von automatisierten Projekt-Updates und Erinnerungen an Deadlines fokussierst du deine Mitarbeitenden auf wichtige Meilensteine. 
• Zusätzlich kannst du verschiedene digitale Messinstrumente einbinden, um die Motivation deiner Mitarbeitenden zu tracken. Auf diese Weise stellst du auch fest, ob deine Team-Mitglieder mit ihrer Verantwortung im Projekt zufrieden sind.

3. Kontrolliere Leistungen durch Evaluationen und vermeide Micromanagement

Dauerkontrolle am Arbeitsplatz gehört zu den Hauptursachen für Quiet Quitting. Dennoch musst du als Führungskraft in der Lage bleiben, Leistungen und Fortschritte im Projekt objektiv zu beurteilen. Zwei grundsätzliche Kontrollmethoden stehen dir zur Verfügung:

• Gesamtkontrolle: Du prüfst, ob Arbeitsergebnisse von den vorgegebenen Zielen abweichen.
• Zwischenkontrolle: Du evaluierst regelmäßig die Fortschritte,die einzelne Mitarbeitende auf dem Weg zum Gesamtziel machen.

Um deinen Aufgaben als Teamverantworliche:r nachzukommen, brauchst du effektive Kontrollinstrumente. Dazu gehören vor allem die bereits erwähnten Projekt- und Taskmanagement-Tools. Mit ihrer Hilfe benennst du Erfolgskriterien für bestimmte Arbeitsphasen und legst die Zeitpunkte fest, zu denen du Arbeitsergebnisse kontrollierst. Die Tools zahlen positiv auf die Mitarbeitermotivation ein, weil Team-Mitglieder von vornherein informiert sind, wie du ihre Leistungen bewerten wirst. So können sie sehr gezielt auf Erfolge hinarbeiten und sich rechtzeitig auf Kontrollen vorbereiten. 

Eine weitere Kontrollmaßnahme kannst du in Kollaborationsplattformen umsetzen, indem du regelmäßig die Daten und Dateien prüfst, die deine Team-Mitglieder über die Plattform teilen und gemeinsam bearbeiten. So bist du über aktuelle Arbeitsstände schnell im Bilde, ohne die Workflows deiner Mitarbeitenden unnötig zu unterbrechen.

Egal wie du letztlich kontrollierst, gewähre jedem Team-Mitglied zunächst einen Vertrauensvorschuss, selbst wenn du auf diese Weise einzelne Ziele verfehlen wirst. Denn absolute Kontrolle läuft auf Micromanaging hinaus: Pausenlose Überwachung und Einmischung von oben. Davon fühlen sich Mitarbeitende schon nach kürzester Zeit frustriert. Nutze Kontrolle immer auch als Gelegenheit, den Beitrag der Mitarbeitenden zum Gesamterfolg zu betonen. Am besten, indem du Evaluationen mit persönlichen Gesprächen kombinierst.

4. Vermittle durch Mitarbeiterbeurteilungen deine Wertschätzung für andere

In persönlichen Gesprächen spiegelst du deinen Mitarbeitenden, wie du ihre Rolle im Unternehmen und Projektteam bewertest. Als Führungsinstrumente besonders motivierend sind Mitarbeitergespräche, die mit einer positiven Grundhaltung geführt werden. 

• Stelle das Lob in den Mittelpunkt deiner Beurteilung. Positives Feedback stärkt das Selbstbewusstsein, Wertschätzung erhöht die Leistungsbereitschaft deiner Team-Mitglieder. Wenn dir das gelingt, kannst du durchaus auch konstruktive Kritik anbringen. 
• Bleibe dabei immer an konkreten Beispielen orientiert: Deine Mitarbeitenden wollen verstehen, wie sie deiner Meinung nach das Projekt-Team bereichern oder ihre Arbeit verbessern können. 

Führungskräfte, die Team-Mitgliedern nur selten oder nie Feedback geben, werden oft als gleichgültig und desinteressiert wahrgenommen. Dann kann es passieren, dass Mitarbeitende Interesse an ihren Aufgaben verlieren. 

Kern von Mitarbeiterbeurteilungen sollte daher sein, dass du deinen Mitarbeitenden Perspektiven aufzeigst, wie sie sich konkret verbessern und in welche Richtungen sie sich weiterentwickeln können. Sehr hilfreich ist es in diesem Zusammenhang, wenn du deine eigenen Eindrücke mit Selbstbeurteilungen der betreffenden Mitarbeitenden kombinierst.

5. Offenes Feedback ist eines der wirkungsvollsten Führungsinstrumente

Viele Mitarbeitende entwickeln mehr Motivation, wenn sie Einfluss auf die Arbeitsweise im Team nehmen können. Mit dem Führungsinstrument Feedbackkultur schaffst du die richtigen Voraussetzungen, damit Zusammenarbeitende sich kritisch, sachlich und lösungsorientiert mit der eigenen Arbeit, den Kolleg:innen und der Teamleitung auseinandersetzen können. 

Transparenz spielt dabei eine große Rolle, damit keine parallelen Kommunikationskanäle entstehen, von denen manche Mitarbeitende ausgeschlossen sind. Auch dürfen die Austauschprozesse nicht zu kompliziert sein, sonst nimmt die Kommunikation zu viel Raum im Alltag ein und deinen Team-Mitgliedern bleibt weniger Zeit für ihre eigentliche Arbeit – ein veritables Stressrisiko! 

Mit Hilfe von Kollaborationsplattformen kannst du Mitarbeiterbeteiligung nahtlos in die Team-Abläufe integrieren:

• Du kannst beispielsweise einen Feedback-Channel erstellen, in dem Projektideen inhaltlich diskutiert und verbessert werden können.
• Teile Umfragen, in denen deine Mitarbeitenden durch Emojis schnell eine positive oder negative Rückmeldung geben können.
• Beschleunige den Feedbackprozess durch automatisierte Chatbots, die deine Mitarbeitenden durch digitale Fragebögen führen (z. B. Slackbot).

Durch eine lebendige Feedbackkultur versetzt du Zusammenarbeitende in die Lage, die Perspektive ihrer Kolleg:innen einzunehmen. Indem sie wertschätzend kritisieren, übernehmen alle Team-Mitglieder aktiv Mitverantwortung für den Erfolg der Kolleg:innen und die gemeinsamen Ziele. Die regelmäßige kritische Diskussion bietet darüber hinaus immer neue Gelegenheiten, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

6. Fördere die fachliche Weiterbildung deiner Mitarbeitenden

Durch Kritik und Lob gibst du deinen Mitarbeitenden die Chance, die eigenen fachlichen und Karrierepotenziale zu reflektieren und neue Richtungen einzuschlagen, die das ganze Unternehmen bereichern können. Begreife dich deshalb als Coach deiner Mitarbeitenden und nutze Weiterbildung als Führungsinstrument, mit dem du die Qualität der Arbeit in deinen Projekten steigerst. 

Damit alle Zusammenarbeitenden von den Spezialisierungen und vom Wissensvorsprung ihrer Kolleg:innen profitieren, bietet es sich an, Mitarbeiter:innenwissen zu digitalisieren. Du kannst dieses Wissen beispielsweise in Wikis oder Knowledge Bases sammeln. Auch Kollaborationsplattformen stellen eine Möglichkeit dar, Fachexpertise bereit zu stellen. Gehe dabei auf die folgende Weise vor:

• Ernenne Mitarbeiter:innen zu Ansprechpersonen für bestimmte Fachthemen – sie können bei spezifischen Fragen aus dem Projekt-Team direkt weiterhelfen und bleiben in ihrem Themengebiet up-to-date.
• Richte thematische Channels ein, in denen deine Teamexpert:innen fachspezifische Fragen beantworten können.
• Anhand von Suchbegriffen können die Channels zudem von allen Teammitgliedern gezielt durchsucht werden.

Ein stetig wachsendes Wissensarchiv fördert Problemlösungskompetenzen und selbstständiges Arbeiten, weil Mitarbeitende lernen, Herausforderungen auf kurzem Kommunikationsweg über die Kollaborationsplattform zu lösen. Dennoch solltest du sicherstellen, dass die persönliche Weiterentwicklung deiner Teammitglieder mit übergeordneten unternehmerischen Interessen vereinbar bleibt, beispielsweise durch Zielvereinbarungen.

7. Zielvereinbarungen erhöhen die Produktivität

Mit einer Zielvereinbarung setzt du verbindliche Standards für Produktivität und Leistung deiner Mitarbeitenden. Sie dient ausdrücklich dem Zweck, persönliche Interessen der Mitarbeitenden mit den Bedürfnissen des Unternehmens zu verbinden. Die Mitarbeiter:innenentwicklung ist schließlich auch für Unternehmen ein Investment, das sich in Form von Produktivitäts- und Effektivitätsgewinnen auszahlen kann. 

Beachte dabei die folgenden Best Practices:

• Ein schriftliches Protokoll des Zielgesprächs sollte immer die Grundlage für die Vereinbarung sein.
• Finde Ziele, für die sich deine Mitarbeitenden begeistern können und die dein Projekt bzw. Unternehmen voranbringen.
• Definiere einen realistischen Zeithorizont, innerhalb dessen deine Mitarbeitenden ihre Ziele erreichen sollen.
• Lege klare Erfolgskriterien fest und einigt euch auf objektive Messgrößen, anhand derer du die Fortschritte der Mitarbeiten bewertest.

Zu hoch gesteckte Ziele oder zu knappe Deadlines setzen Mitarbeitende unnötig unter Druck. Realistische Perspektiven üben auf Mitarbeitende hingegen eine motivierende Kraft aus. Sie spornen Team-Mitglieder immer wieder aufs Neue dazu an, ihr Bestes geben, ohne dass sie in kurzfristigen Sprints ausbrennen. Treffe deshalb Zielvereinbarungen, die wirklich erreichbar sind und genug Zeit für informelle Aktivitäten im Projekt-Team lassen. Denn der Kontakt zu den Teamkolleg:innen hat mit den größten Einfluss auf die Job-Zufriedenheit.

8. Teamentwicklung ist das Führungsinstrument, das allen Spaß machen darf

Egal wie spannend die täglichen Herausforderungen sind, langfristig macht Arbeit nur Spaß, wenn die Chemie mit den Kolleg:innen stimmt. Durch Teamentwicklung schaffst du die Basis für langanhaltende Beziehungen, die vielleicht sogar außerhalb des Jobs gepflegt werden. Zusammenarbeitende im Projekt sollten eine Einheit sein, in der alle an einem Strang ziehen und sich gegenseitig den Rücken freihalten. Seit hybrides Arbeiten sich immer weiter verbreitet hat, ist es umso wichtiger, dass du diese Art von Teamspirit aktiv kultivierst. 

In Projekt-Teams, deren Mitglieder von verschiedenen Ort aus kollaborieren, ist, kannst du das Wir-Gefühl durch folgende Teambuilding-Maßnahmen entwickeln:

• Richte in deinem Kollaborationstool einen Teambuidling-Channel ein, in dem Mitarbeitende sich in kleinen Spielen miteinander messen können oder Challenges miteinander teilen. In Wettbewerben (z. B. Quizze, Powerpoint-Battles) wachsen selbst Einzelgänger:innen eng mit ihren Kolleg:innen zusammen. 
• Digital Lunches, virtuelle Feierabende oder kleine Feiern in einem gemeinsamen Videocall sind hervorragende Gelegenheiten, sich persönlich besser kennenzulernen.
• Organisiere ein- bis zweimal im Jahr ein Vision-Meeting, in dem Projekt-Mitglieder ihre persönlichen Ziele für das nächste (Halb-)Jahr teilen können. Anschließend können die Kolleg:innen ihre Vorsätze anhand von Bildern zu einem gemeinsamen Vision-Board zusammenfügen; die Zusammenarbeit daran fördert das Gemeinschaftsgefühl und verankert die einzelne Bedürfnisse im Team-Bewusstsein.

 

Indirekte Führungsinstrumente: Beispiele für weiterführende Motivationsstrategien

Die meisten der Führungsinstrumente, die du bis hierher kennengelernt hast, werden im direkten, zwischenmenschlichen Umgang mit deinen Mitarbeitenden eingesetzt. Dir stehen darüber hinaus auch sogenannte indirekte Führungsinstrumente zur Verfügung. Damit gestaltet dein Unternehmen auf Organisationsebene die Rahmenbedingungen, die sich durch direkte und indirekte Führungsinstrumente auf Motivation und Zufriedenheit auswirken.

Dazu gehören unter anderem:

• Deine Unternehmenskultur und die Art und Weise, wie sie innerhalb und außerhalb der Arbeitszeit gelebt wird.
• Betriebliche Anreizsysteme wie Sonderzahlungen, Provisionen und Prämien, betriebliche Altersvorsorge oder Corporate Benefits (z. B. Sportangebote, Kinderbetreuung, Gutscheine).
• Regeln für die tägliche Zusammenarbeit (z. B. Meeting-Etikette).

Behalte bei allen Führungsinstrumenten im Hinterkopf: Isolierte Maßnahmen können zwar einzelne Bedürfnisse von Mitarbeitenden befriedigen. Aber ganzheitliche, lang anhaltende Zufriedenheit stellst du erst mit Hilfe vieler, aufeinander abgestimmter Führungsinstrumente her.

Führungsinstrumente helfen dir, Motivation und Zufriedenheit zu vermitteln

Als Gesamtpaket versetzen dich die vorgestellten Führungsinstrumente dich in die Lage, die Motivation deiner Mitarbeitenden ganzheitlich positiv zu beeinflussen. Richtig angewandt sind Führungsinstrumente sehr effizient, weil sie meistens über die Team- und Kommunikationskultur verinnerlicht werden und dann auf alle Teammitglieder gleichzeitig wirken. Um die Zufriedenheit von remote und hybrid arbeitenden Projekt-Teams positiv zu beeinflussen, kannst du Kollaborationstools geschickt einsetzen: Dank integrierter Kommunikations-, Projektmanagement- und Kollaborations-Tools kannst du deine Führungsinstrumente in die digitale Welt übertragen.

Möchtest du mehr über Führungsstile und Leadership Skills lernen? Nutze unsere Leadership-Themensammlung als Wissensressource oder erkunde unsere Themenübersicht zur Mitarbeitermotivation.