ビジネスにおける最も基本的なスキルのひとつが、タスク管理です。タスク管理をすることは、日々の業務を円滑に、そして効率良く進めていくために必要不可欠なビジネススキルといえるでしょう。
この記事ではタスク管理が上手い人の特徴や、タスク管理を上手く実践するためのポイントのほか、効率的にタスク管理をするために有用なビジネスツールなどについて解説します。
タスク管理とはやるべき業務を管理すること
タスク管理の「タスク」とは、自分がやるべき業務を意味する言葉です。
例えば、クライアントへの訪問や提案のための資料作成、新規顧客に対するアポ取り、日々の日報作成など、プロジェクトや部署内で自分が担当すべき業務がタスクです。そのタスクの進行を管理するのがタスク管理です。
自分が担当するタスクが複数ある場合は、優先順位を割り振って取り組む順番を決め、それぞれのタスクの進捗を管理し、スケジュールに沿って効率良く業務を進めていきます。
いわばセルフマネジメントであり、自分の担当業務を確実にこなしていくうえで欠かせないビジネススキルだといえるでしょう。
タスクとプロジェクトの違い
ビジネスにおいて、タスクと似た言葉に「プロジェクト」があります。
タスクは、個人が担う一つひとつの業務を指しますが、プロジェクトはある目的を達成するための計画を意味する言葉です。プロジェクトは、タスクの集合体によって構成され、推進されることから、タスクとプロジェクトには、密接な関係があるといえます。
また、プロジェクトは計画であることから、進行のコントロールは PM （プロジェクトマネージャー）のようなリーダー的な役割の人間が行います。
タスク管理が上手い人はどんな人？
タスク管理が上手い人は、スケジュールどおりに業務をこなし、かつクオリティ面においても高いレベルを維持し続けることができる人です。では、具体的に、どのようなスキルを持っていればタスク管理が上手くいくのでしょうか。続いては、タスク管理が上手い人の特徴をご紹介します。
タスクを可視化できる
タスク管理が上手い人は、業務の可視化ツールや ToDo リストなどを用いて、自分がやるべきタスクを可視化し、視覚的にタスクを把握しやすい状態にしたうえで仕事に臨んでいます。タスクを可視化することで、やらなければならないタスクの漏れなども防ぐことが可能です。
タスクを可視化すると、「今、自分が何をすべきか」「次に何をすべきか」「明日は何をすべきか」といったことが見えやすくなるため、焦ることなく、余裕を持って仕事に取り組むことができます。
優先順位を正しくつけられる
複数のタスクを並行して進める場合や、ボリュームの大きなタスクを細分化して進める場合、それらに優先順位をつけることができるのもタスク管理が上手い人の特徴のひとつです。
タスクの優先順位が正しくつけられれば、どのタスクから着手すべきかを明確にすることができるため、常にゴールを見据えて業務に取り組むことができます。
また、タスクの優先順位を正しくつけることで緊急度の高いタスクを見極めやすくなります。目の前にあるタスクをひとつずつこなしていくのではなく、納期やタスクの重要度なども考慮して業務をこなすことができるのです。
タスクのボリュームを把握できる
タスク管理が上手い人は、担当するタスクを終えるためにどれだけの時間や工数が必要かといった、タスクのボリュームを把握しています。例えば、過去の経験した類似タスクのボリュームから判断し、そのタスクをこなすため必要な時間を認識したうえで仕事に取り組むことができます。
タスクそれぞれの優先度に加え、時間や工数といったボリュームを把握することで、自身の業務全体のスケジュールを明確にすることができるため、効率的にタスクをこなしていくことができるでしょう。
タスクのリカバリーをしっかり行える
どのような業務であっても、不測の事態というのは起こりえます。業務において、何かしらのトラブルが発生すると、スケジュールを再策定しなくてはならず、タスクの優先順位も変わってくるでしょう。
しかし、それぞれのタスクの優先度や工数、スケジュールを可視化しておけば、スケジュールの再策定がしやすくなります。そのため、タスクの進行に影響を与えるような事態が起こっても、それをリカバリーする道筋と必要な時間を的確に導き出すことができます。そのうえで、必要があればチームのメンバーの助けを得たり、反対にトラブルが発生しているメンバーの補助をしたりすることもできるのです。
業務の効率化ができる
タスクを可視化し、優先順位を正しくつけ、適切なスケジュール進行をすることで、効率良く業務を進めることができます。タスク管理をして業務効率化を図ることは、業務のクオリティを高めることにつながるでしょう。
タスク管理が上手い人になるためのポイント
タスク管理が上手い人になるには、スケジューリングやチーム内での調整能力といったスキルを磨くのと同時に、必要に応じて適切なツールを使いこなすスキルなども重要となります。
続いては、タスク管理が上手い人になるためのポイントについて解説します。
タスクを書き出し可視化する
タスク管理の第一歩は、自分がやるべきことを可視化することです。
まずは、自分が担当するタスクに関して、やるべきことを書き出してみましょう。特に、複数のタスクを並行して進めていくような場合は、併せてそれぞれのタスクのスケジュールやボリューム、そのタスクをこなすために必要な時間も書き出します。そうすると、スケジュールを守るためにはどのタスクからこなしていくべきか、優先順位もつけやすくなりますし、タスクの見落としもなくなります。
正しいスケジューリングを行う
与えられたタスクに対してスケジューリングを行う際、不測の事態が発生することも想定し、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。業務においては、トラブルなど不測の事態が発生し、スケジュールに遅れが生じることも少なくありません。そうした不測の事態発生とその対処時間を織り込んだスケジューリングを心掛けることで、タスク管理が上手にできます。こうしたスケジュール策定では、スケジュール管理ツールなどのビジネスツールを用いると、視覚的に把握しやすいスケジュールを作成することができます。
積極的にツールを活用する
タスク管理を上手に行うには、タスクやスケジュールを管理するビジネスツールを積極的に活用していくこともポイントです。こうしたツールを活用することで、業務プロセスの可視化やタスクの優先順位付けなどが簡単に行え、さらにタスクの進行状況なども視覚的に見やすい形に整えることができます。
こうしたツールを用いる際は、共有機能を備えているかという点も考慮するといいでしょう。例えば、チームでタスク状況やスケジュールを共有することで、より高度なタスク管理を行えるようになります。
ほかの人のタスクも意識する
プロジェクトなどに参加している場合、チームメンバーと相互的に歩調を合わせながら個々のタスクを進めていくような場面もあるでしょう。
例えば、大規模なシステム開発プロジェクトでは、機能ごとにプログラム作成の担当を割り振ります。このような場合、自分に遅れが生じると、近接する機能を担当する、ほかのメンバーのタスクにも影響を与える可能性があります。また、ほかのメンバーのタスクに遅れが生じた場合、自分のタスクへの影響を最小限にとどめるためにできることを検討したり、遅れが生じているタスクの進行を補助したりといったスケジュールも立てやすくなります。
自分だけでなく、常にほかのメンバーのタスクの進行状況なども頭に入れながら仕事を進めていくことも、タスク管理スキルを向上させるポイントです。
タスク管理ツールを使ってより効率的なタスク管理を
より高度なタスク管理を行いたい場合や大規模プロジェクトにおけるタスク管理であれば、タスク管理専用のツールを用いるのも効果的です。
タスク管理ツールとは、プロジェクト全体やプロジェクトチームのメンバーそれぞれのタスクの進捗状況などを可視化し、チームメンバー全員がそれぞれの状況を把握しやすくするためのビジネスツールです。こうしたツールを利用することで、プロジェクト全体の進行状況に対して、どのメンバーのタスクが遅延しているのか、誰が、どのようなトラブルを抱えているのかなどが可視化することができます。スケジュールに沿ってタスクやプロジェクトを進行するだけではなく、どのタスクが進行に影響を与えているのか、その理由などが明確になるため、トラブルなどが発生すれば、即時対応することが可能となるのです。
こうしたタスク管理ツールの多くは、プロジェクトとタスク両方の管理機能を合わせ持っています。そのため、自分の担当タスクを管理しつつ、ほかのチームメンバーのタスクやプロジェクト全体のスケジュールと照らし合わせながらタスクを進めるといった、効率的なタスク進行を行うことができます。
Slack を駆使してタスク管理が上手い人になろう
ビジネスチャットツールとして人気の Slack には、 ToDo リスト機能やリマインダー機能など、タスク管理を円滑に進めるうえで便利な機能が搭載されているため、これらの機能を用いれば、効果的にタスク管理を行うことが可能です。ここでは、 Slack で上手にタスク管理をするためのポイントについてご説明します。
コミュニケーションを活性化させる
タスク進行を行ううえでは、プロジェクトメンバーとのコミュニケーションや情報共有が欠かせません。この点においても、 Slack は大きなメリットを発揮します。 Slack は、チャット、 DM （ダイレクトメッセージ）、ウェブ会議など、状況に応じた多彩なコミュニケーション機能はもちろんのこと、高度なデータの共有も可能なため、スケジュールの共有やプロジェクト進行における問題点の共有などもスムーズに行えます。
外部サービスと連携させる
Slack は、ビジネスにおけるプラットフォームとなることを前提に開発されているため、外部のさまざまなアプリやサービスと連携することができます。
Slack と連携が可能なビジネスツールには、タスクを視覚的に管理できる Trello や、ワークマネジメントツールの Asana などがあります。また、 Google カレンダーなどのスケジュール管理アプリ、 Dropbox などのオンラインストレージサービスといった、日々の業務に欠かせないツールとも連携が可能です。
自身のタスク、自社の業務の必要に応じた外部サービスと Slack を連携させることで、あらゆるタスクやスケジュールを一元化して管理できるようになるでしょう。
国際的なセキュリティ基準を満たしている
Slack は、セキュリティも高く、安心して重要データのやりとりを行える点もメリットのひとつだといえます。 ID とデバイス管理により、必要なメンバーと承認済みデバイス以外は、 Slack 上の社内情報にアクセスできません。また、やりとりするデータをデフォルトで暗号化するほか、データ損失防止機能が搭載されており、あらゆるビジネスシーンで安心して使うことができます。
さらに、日本の政府機関が利用するクラウドサービスのセキュリティを評価する「ISMAP（イスマップ）」、 HIPAA （アメリカの医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律）や FINRA （アメリカの金融業規制機構）といった、特定の業界における規制やデータプライバシー基準も満たしています。例えば、社外秘のプロジェクトの進行管理や、企業の経営に関する重要なタスクやデータの管理も安全にやりとりすることが可能です。
タスク管理のスキルをアップさせて、生産性向上につなげる
タスク管理能力を向上させるには、タスクを可視化し、優先順位やスケジュール策定を正しく行うことが基本ですが、それと同時に、タスク管理ツールなどのツールを積極的に活用することも大切です。また、タスク管理能力が上がることで業務を効率化できるだけでなく、業務のクオリティも上がります。そして、業務のクオリティの向上は、部署や企業の生産性の向上にもつながります。そのためには、従業員個々のタスク管理スキルをアップさせることが重要といえるでしょう。
もし、現状のタスク管理やプロジェクト管理に問題を感じているようであれば、 Slack のようなビジネスにフレキシブルなツールの 導入を検討してみてはいかがでしょうか。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。