Comment choisir un outil numérique pour son entreprise ?

Pierre angulaire d’une transition numérique réussie, les outils numériques sont des indispensables de la performance de votre entreprise. En effet, ces derniers vont vous permettre d’atteindre vos objectifs en fluidifiant et en optimisant la majorité des processus de votre entreprise. Dans cet article, nous expliquons l’intérêt de ces outils et comment choisir celui qui répond le mieux à vos problématiques.

Qu’est-ce qu’un outil numérique d’entreprise ?

Un outil numérique est un outil qui fonctionne en mettant à profit les données informatiques. Ainsi, ces outils digitaux peuvent être des appareils tels que les smartphones, les tablettes ou encore les ordinateurs portables. Mais, les outils numériques sont aussi des logiciels et des plateformes en ligne comme les CRM (Customer Relationship Management), c’est-à-dire les outils de gestion de la relation client.

Qu’est-ce que le numérique dans une entreprise ?

Lorsqu’on se réfère au monde de l’entreprise, le numérique fait référence le plus souvent à la notion de transition digitale. Ce phénomène englobe l’ensemble des transformations au sein d’une entreprise, au niveau des processus, des métiers ou de l’organisation, qui sont réalisées sous l’influence des TIC (Technologies de l’information et de la communication).

Or, pour réussir cette transition numérique, différentes ressources doivent être mobilisées :

• Les ressources humaines : Les collaborateurs doivent être intégrés à ce processus notamment via la conduite du changement ;
• Les ressources financières : Elles doivent être disponibles pour mettre en place les actions nécessaires ;
• Les ressources technologiques : Les outils numériques sont incontournables pour mener à bien ce projet. Ils vont permettre de lancer cette transition numérique, puis favoriser son accélération.

Quelle est l’utilité des outils numériques ?

Au vu des enjeux de la transformation digitale, il est évident qu’il faut la mettre en place dans les meilleurs délais. Or, pour atteindre cet objectif, il est essentiel de déployer des outils numériques. Ils sont indissociables d’une transition numérique réussie et vont accompagner sa mise en œuvre. Une fois intégrés dans les processus d’entreprise, ces outils présentent de nombreuses opportunités pour les sociétés, qu’il s’agisse de PME ou de grandes entreprises.

D’autant que les outils digitaux pouvant prendre des formes très diverses, il ne faut pas oublier le site internet d’une entreprise. En effet, créer et diffuser un site web en ligne fait partie des actions incontournables pour mener à bien une transformation digitale. Si cette création est bien entendu la première étape, elle n’en demeure pas moins une étape essentielle pour attirer les prospects, les convaincre et les convertir dans une ère connectée.

Une communication plus fluide

Mettre à disposition des collaborateurs des outils numériques de communication et de collaboration est essentiel. Cela permet de fluidifier les échanges et accélérer le flux de l’information. Ces derniers pourront échanger aisément de bonnes pratiques ou des messages concernant les projets en cours. Dans une époque où l’information est une donnée précieuse, un tel outil est un incontournable de la performance.

L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

La transformation numérique passe aussi par une optimisation des processus métiers. Ainsi, en mettant à profit l’intelligence artificielle et le machine learning, les équipes peuvent automatiser les flux de travail. Les collaborateurs peuvent ainsi gagner un temps précieux. En effet, les tâches chronophages sont automatisées, ce qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches complexes et à forte valeur ajoutée. Ils ont ainsi la possibilité de créer plus de valeur pour l’entreprise tout en étant plus heureux dans leur travail.

Un accès immédiat aux informations

En utilisant une solution basée sur le cloud, il est possible de stocker l’ensemble des documents de l’entreprise en ligne. De cette manière, les collaborateurs peuvent trouver l’information qu’ils recherchent dans les meilleurs délais. Ils gagnent du temps et améliorent leur efficacité. De plus, le risque de perte de document est fortement réduit.

Une gestion de projets optimisée

Certains outils numériques sont spécialisés dans la gestion de projet. Ils permettent de centraliser l’ensemble des tâches et informations relatives aux différents projets de l’entreprise. De la planification à la gestion des délais en passant par le budget, toutes les étapes sont réunies au sein d’un outil dédié. Les outils digitaux sont donc essentiels pour faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure et accélérer sa croissance de manière importante.

Des performances maximisées

Enfin, les données peuvent être collectées, analysées et utilisées pour renforcer la performance de l’entreprise. Via des outils numériques de Business Intelligence, vous pouvez centraliser les données et leur donner du sens via la construction de graphiques et de courbes comportant des indicateurs de performance. La mesure constante de la performance est notamment idéale pour créer une véritable culture de l’amélioration continue au sein de l’entreprise.

Quels sont les différents types d’outils numériques collaboratifs ?

L’un des axes les plus importants d’une transformation digitale réussie est l’amélioration de la fluidité des processus. Cette fluidité passe notamment par l’agilité des équipes et la coopération. C’est la raison pour laquelle un outil numérique de travail collaboratif est indispensable pour atteindre les objectifs d’une transition numérique.

Différents types d’outils numériques collaboratifs répondent à différentes problématiques métiers. Leur mise en service sur un site est un élément très pertinent pour accroître la performance des équipes.

La plateforme de messagerie instantanée

Pour garantir l’efficacité des équipes, l’élément central est la communication. En effet, les différents collaborateurs doivent pouvoir échanger entre eux pour permettre l’ éclosion d’idées novatrices. Les sessions de brainstorming peuvent notamment être organisées rapidement et intégrer de nombreux membres de l’équipe. En outre, chaque collaborateur peut facilement contacter les autres membres pour se tenir au courant de l’avancée des tâches en cours.

Grâce à certains outils comme Slack Connect, il est même possible de regrouper les conversations des partenaires, des fournisseurs et des clients en un seul et même endroit. Cela permet d’étendre l’efficacité de l’outil numérique aux partenaires extérieurs.

L’outil de gestion de projet

La fluidification passe aussi par des projets bien gérés. L’outil de gestion de projet est alors indispensable. Grâce à lui, il est possible de planifier l’ensemble des étapes du projet et d’établir des listes de tâches pour chaque collaborateur. L’objectif est alors de permettre à chaque collaborateur de savoir quelle tâche doit être menée, à quel moment et quelle est sa finalité.

Le logiciel de gestion d’agenda et de planification des réunions

Une collaboration numérique efficace permet d’organiser le temps de travail de manière optimale. Ainsi, un outil de gestion des agendas peut être utilisé pour fixer des rappels et inviter des collaborateurs aux réunions. Chacun peut à chaque instant suivre l’évolution de la semaine et ne rater aucune information essentielle.

La solution de stockage et de partage des fichiers

Le dernier type de logiciel collaboratif est essentiel pour un travail en équipe efficace. En effet, pour transmettre des documents, faire le point sur un projet ou partager des idées novatrices, les équipes ont besoin d’outils collaboratifs sécurisés adaptés pour partager les documents. En utilisant une solution cloud, vous sécurisez les informations et les rendez accessibles à tous les collaborateurs, à chaque instant.