Slack で世界中のチームと連携する

同じ組織で世界中に散らばるチームのメンバーと一緒に仕事をする時は、タイムゾーンや距離が課題となることがあります。

私がいる Slack のチームも、4 つの大陸と 5 つのタイムゾーンにまたがる 8 つのオフィスに分かれています。Slack の多くのお客様も、多国籍企業として同じような状況で仕事をしています。こでは、分散したチーム間でシームレスに作業するために Slack チャンネルと機能をどのように活用できるかについて、いくつかのヒントを紹介します。

コミュニケーションのペースを決めておく

異なるタイムゾーンにいるメンバーとプロジェクトを始める場合 (新しいチャンネルを作るのが理想的)、コミュニケーションの取り方をチーム内で決めておくことが重要です。

チャンネルではリアルタイムでの会話が少なく、じかにやり取りできるのはお互いの就業時間が重なる短い時間帯に限られるでしょう。それでも、チャンネルに質問をしておけば、相手のメンバーが次にオンラインになった時に答えてもらえます。チャンネルの目的に手を加え、時間のズレがあるので応答に時間がかかることをメモしておくのもいいでしょう。

他のチームプロジェクトと同様に、プロジェクト概要やタイムラインなどのドキュメントをチャンネルにピン留めし、主なタスクや目標を伝えることも重要です。

プロジェクトのライフサイクル全体を通じて、メンバーがどこにいようとチーム全員に最新の進行状況が伝わるように、Asana などのプロジェクト管理アプリを Slack ワークスペースに追加することを検討してください。

カスタムプロフィールでチームをよく知る

有料の Slack チームのユーザープロフィールには、カスタムフィールドを無制限に追加できます。分散型チームでは、タイムゾーンのリストとともにオフィスの場所を示すプロフィールフィールドを追加すると便利です。

グローバルチームに役立つプロフィール用のカスタムフィールドには、他にも次のものがあります。

• 所属するチーム (専門的なサポートや意見がほしい時に、誰に連絡すればいいのかがわかります)。
• 連絡先情報と緊急連絡先情報 (国コードを含む)。
• 名前の読み、発音の情報 (直接会ったり電話をしたりする時に失礼のないように)。

また、開発者は Slack の API を使ってカスタムプロフィールフィールドをもっと活用することができます。あるグローバルデザイン企業では、新規プロジェクトのチームメンバーを調達する内部ボットを開発者たちが作成したと聞きました。

例えば、会社の中で今、手が空いている人を探したいという時に、リソースマネージャーが「対応可能なすべての iOS 開発者」と検索すると、ボットが Slack のプロフィールフィールドのタイトルから「iOS」と「開発者」を見つけ、その情報とその人がいる場所を参照し、その人が Asana で現在アクティブなプロジェクトに割り当てられているかどうかを確認します。現在プロジェクトを担当していない開発者がいれば、その人がすぐに見つかります。

気を付けてほしいこと: 特に緊急の用事や期限のある案件についてダイレクトメッセージを送る時は、事前に相手のプロフィールを確認し、相手が対処できるかどうかを確かめることをおすすめします。

全員の状況を一目で把握する

Slack の全員のカスタムステータスは、各メンバーの居場所を知らせるリマインダーとしても利用できます。Slack チームのワークスペースでも、各オフィスの所在地を示すカスタム絵文字をアップロードして、自分の居場所を示せるようになっています。これは、営業のように頻繁に出張するメンバーがいるチームや、フリーランスやリモートフィールドワーカーのいる組織にとって特に便利です。

チャンネルのトピックでステージを設定する

Slack のカスタマーサポートチームには、Slack で情報を扱う達人たちが揃っています。このチームでは、お客様からのトラブルシューティングの依頼を選別して優先順位を決める専用の「トリアージ」チャンネルを立ち上げました。この重要な業務には、オーストラリア、北米、西ヨーロッパのオフィスにいるチームメンバー全員が参加し、24 時間体制でサービスを提供しています。

トリアージチャンネルでは、今、誰が勤務中で、問題発生時に連絡が取れるか、といった重要な情報を伝えるために、チャンネルのトピックを使うことがよくあります。

拡大する国際化

複数のタイムゾーンにまたがるチームと一緒に働くことには課題もありますが、先を見る力が少しでもあれば、お互いの距離を縮めるように Slack を設定できます。応答時間の共通認識を設定するオープンチャンネル、お互いをよく知り合うためのカスタムプロフィール、居場所や担当責任者といった重要な情報を伝えるインジケーターなど、すべての機能はチームワークの向上のために設計されています。