¿Qué es un work chat y por qué implementarlo en tu empresa?

¿Eres realmente consciente de la importancia de la comunicación interna en una empresa? Hablamos de todos los procesos conversacionales que tienen lugar en el seno de cualquier organización, sean de forma organizada o caótica, espontánea o controlada. Como es algo que siempre va a suceder, lo mejor es encontrar el modo adecuado de hacerlo, y es aquí donde entra en escena el work chat.

Más allá de las distintas posibilidades de interacción entre los equipos de trabajo, los últimos avances tecnológicos -que han supuesto la irrupción del teletrabajo como una tendencia definitiva-, apuntan a que debe existir una plataforma concreta y escogida por la empresa para desarrollar esa comunicación interna. El work chat responde a estas necesidades dando lugar a metodologías de trabajo que escapan del correo electrónico y las videoconferencias.

¿Qué es un work chat?

Un work chat es el software dedicado a la comunicación interna entre los trabajadores de un mismo equipo o de una misma empresa. Un chat de trabajo, en el que la conversación tiene únicamente propósitos profesionales y donde se comparten e intercambian archivos, documentos e instrucciones para el desempeño de todos los miembros incluidos.

¿Qué debe tener un work chat para ser eficiente?

Teniendo en cuenta la definición de este tipo de software y la creciente variedad que podemos encontrar en el mercado a este respecto, ¿qué características debe presentar un work chat para convertirse en una inversión adecuada para tu empresa? Apuesta por las siguientes funcionalidades para asegurar un incremento de la eficiencia:

Posibilidad de diversificar conversaciones

Una de las principales características que debe presentar un work chat es la posibilidad de abrir diversas conversaciones y salas que permitan organizar la comunicación. De este modo, la interacción entre equipos se puede clasificar por departamentos, por temáticas, por proyectos o, incluso, en grupos que van más allá de lo profesional para estrechar lazos entre empleados.

Función de compartir archivos

La función de compartir archivos hace de un software de este tipo una herramienta mucho más completa, ya que permite un tipo de interacción imprescindible a nivel profesional sin siquiera salir de la aplicación para acceder a otra. Y es que los cambios de tarea acumulados suponen grandes pérdidas de tiempo en el desempeño de los trabajadores.

Integración de herramientas externas

En la misma línea que el punto anterior, conviene hablar de la unificación de herramientas externas en el propio work chat. Es decir, integrar soluciones que no necesariamente tienen que ver con la comunicación, pero que no dejan de ser necesarias en el trabajo, implica nuevamente un incremento de la eficiencia al poder realizar todas las tareas en un mismo lugar.

Comunicación mediante audio y vídeo

Aunque pueda parecer lo contrario, la comunicación por escrito es la más eficiente de todas en el ámbito profesional; sin embargo, en algunos casos puede ser conveniente mantener una reunión en vídeo o generar ciertas instrucciones mediante un archivo de audio para una mejor comprensión y, en cualquier caso, incluir otras posibilidades conversacionales siempre derivará en una herramienta más completa.

Buena experiencia de usuario

Otro impulsor de la eficiencia es la sencillez en el uso de herramientas. En un mercado cada vez más competitivo, cualquier detalle marca la diferencia, por lo que integrar un work chat que haya sido diseñado teniendo en cuenta la experiencia de usuario puede resultar determinante en la operatividad de una organización y sus empleados.

Adaptación a las necesidades de la empresa

Hay una cuestión que debe valorarse por encima de todas cuando se trata de contratar un nuevo software, ya que tiene más relevancia que aspectos como la calidad, el precio, el soporte técnico o las funcionalidades de la herramienta. Nos referimos a su adaptación a las circunstancias y necesidades de la empresa, porque no todas las soluciones encajan por igual en todos los negocios.

Escalabilidad

Por último, una recomendación que también debe aplicarse en la mayoría de inversiones en herramientas: la escalabilidad es la característica que permite a las empresas incrementar las prestaciones de un servicio -y por consiguiente, la inversión- en función de lo que pueda necesitar en cada momento. El caso del work chat no es diferente, e incluso se puede empezar por versiones de prueba gratuitas.

Ventajas de aplicar el work chat adecuado

Ahora que conoces las características principales que deben ofrecerte este tipo de herramientas, es un buen momento para hablar de los beneficios que te aportará escoger la más adecuada para tu negocio. La base de todas ellas, como casi siempre, es la eficiencia, pero ésta es una virtud que se puede alcanzar a través de distintas vías, y cada una de ellas es una ventaja:

Más concentración y mayor productividad

Como decíamos, mantener todos los hilos conversacionales en torno a un proyecto, un proceso o una tarea concreta en la misma plataforma, incluyendo los archivos que los componen, reduce las pérdidas de tiempo y de concentración de los empleados que interactúan entre sí, lo que se traduce en una mayor productividad.

Canales concretos que aseguran la fluidez en tus conversaciones

Al poder diversificar los canales de comunicación, el work chat adecuado permite que cada empleado vaya al lugar exacto donde sabe que puede consultar la información que requiera, dar el aviso que corresponda o descargar el archivo que necesita. Y es que cuando se desarrollan simultáneamente diversos proyectos, es mucho más eficiente poder seguir un hilo concreto en cada caso.

Herramientas a un sólo click de distancia

Escoger el software adecuado a efectos de comunicación interna te brindará la posibilidad de aglutinar en una sola plataforma las herramientas más habituales en el día a día de tus empleados. Esto incluye, por ejemplo, almacenamientos en la nube, generación de archivos en diversos formatos, videoconferencias o aplicaciones de gestión de proyectos, entre otras muchas posibilidades.

Mensajes con contexto para evitar explicaciones

Cuando en una conversación laboral participan varios actores, siempre cabe la posibilidad de que se den confusiones o errores. La concreción es una de las virtudes de un work chat que combina la variedad de salas con la posibilidad de compartir archivos: está todo en un mismo lugar y no es necesario repetir o duplicar informaciones.

Di adiós a reuniones innecesarias

Está claro que en ciertos casos las reuniones son un momento ineludible del funcionamiento de una organización. Ahora bien, las pérdidas de tiempo en este contexto también son inevitables, por lo que nunca está de más reducirlas al máximo sustituyéndolas por una conversación escrita que sea clara, concisa y esté perfectamente organizada.

Comunica en todas las direcciones

¿Qué te parecería utilizar la misma herramienta para contactar ágilmente con trabajadores, proveedores y clientes? Esto es lo que puedes hacer si extraes el máximo rendimiento posible a tu herramienta de work chat, siempre y cuando hayas escogido un software que pueda dar respuesta a esta posibilidad. Como siempre, la eficiencia debe ser el objetivo principal para mantener la competitividad.

¿Por qué Slack debería convertirse en el work chat de tu empresa?

Si has leído este artículo habrás entendido a la perfección qué es todo lo que debe tener un work chat para que merezca la pena implementarlo en cualquier organización. Pues bien, Slack te ofrece todo esto y algunas sorpresas más, sin perder de vista todos los beneficios que debe ofrecer una herramienta de estas características.

Y es que desde Slack llevamos mucho tiempo al servicio de la comunicación interna en negocios de todos los ámbitos y sectores -aunque también son muchas las empresas que cuentan con nosotros para interactuar con clientes o proveedores-. Además, agrupamos algunas de las herramientas más utilizadas en todo tipo de organizaciones para que tus equipos puedan gestionarlo todo desde un sólo lugar.