Effektive digitale Kommunikation: Tipps und Tricks für deinen Erfolg

Realität im Jahr 2023: Ein Teammitglied ist gerade in Stockholm, ein anderes in Sydney im Home-Office und du sitzt im Headquarter in München. Ohne digitale Kommunikationskanäle wäre eine Zusammenarbeit schier unmöglich. Doch es kommt auf den richtigen Einsatz der verschiedenen Tools an – nur so können Projekt-Teams produktiv, effizient und erfolgreich miteinander arbeiten. Mit einer durchdachten Strategie zur internen digitalen Kommunikation kannst du den Umgang mit den verschiedenen Kanälen bewusst planen und steuern. Welche Arten der Kommunikation es gibt und worauf du achten solltest, erfährst du in diesem Artikel.

Was bedeutet digitale bzw. virtuelle Kommunikation?

Die virtuelle Kommunikation umfasst alle Arten von Kommunikation, die sich auf den Einsatz digitaler Technologien, Plattformen und Tools stützen. Hierzu zählen beispielsweise Unterhaltungen per E-Mail oder Video, Chats sowie Social-Media-Posts. Als Teil der Unternehmenskommunikation kann sie sich an interne Mitarbeitende oder externe Geschäftskontakte richten. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern, was sich vor allem in einer verbesserten Zusammenarbeit zeigt.

Im Vergleich zu analogen Methoden wie dem persönlichen Gespräch oder einem Brief bietet die digitale Kommunikation zahlreiche Vorteile:

• Mehr Flexibilität und Erreichbarkeit: Die Teammitglieder können unabhängig von Standort und Zeitzone gemeinsam an Projekten arbeiten.
• Schnelle Reaktionszeit: Mitarbeitende und geschäftliche Kontakte können Informationen sowie Nachrichten innerhalb kürzester Zeit über die Distanz hinweg austauschen und schneller auf Anfragen reagieren.
• Verbessertes Wissensmanagement: Die Beteiligten können Wissen und Expertise leichter teilen und für andere jederzeit zugänglich machen.

Die Bedeutung digitaler Kommunikation in einer vernetzten Welt

Dank virtueller Kommunikationsmethoden hat sich die Arbeitswelt in vielerlei Hinsicht verändert. Sie ermöglicht beispielsweise neue Arbeitsmodelle wie Remote Work: Die Teammitglieder sind vom Büro ins Home-Office umgezogen oder arbeiten vom Standort der Unternehmenskunden aus. Mithilfe von Chats, Videokonferenzen oder digitalen Projektmanagement-Tools können sie genauso effizient arbeiten wie zuvor. In diesem Zusammenhang haben sich zwei Formen der digitalen Unternehmenskommunikation etabliert: die synchrone und die asynchrone Kommunikation.

Echtzeitkommunikation: Die Stärke des direkten Austauschs

Die synchrone Kommunikation wird auch als Echtzeitkommunikation bezeichnet. Die Personen, mit denen du in Kontakt trittst, können direkt und unmittelbar antworten. Das ist beispielsweise bei Telefonaten, Instant Messaging oder einer Videokonferenz der Fall. Also genau wie bei einem persönlichen Gespräch, nur dass der Austausch ortsunabhängig stattfindet.

Vor- und Nachteile der synchronen Kommunikation

Dank dieser Form der Kommunikation lassen sich Unklarheiten, Missverständnisse oder akute Probleme in einem Projekt schneller beheben. Die am Gespräch Beteiligten können direkt auf das Gesagte oder Geschriebene reagieren. Im Gegensatz dazu können zu viele Meetings, Unterhaltungen oder Chats zwischendurch ablenken und den Workflow unterbrechen. Zudem werden manchmal Meetings angesetzt, deren Themen beispielsweise durch ein Update per E-Mail viel effizienter gelöst werden könnten.

Welche Meetings eine synchrone Kommunikation effizienter gestaltet

Auch wenn Meetings zeitaufwendig sein können, gibt es mehrere Szenarien, in denen die Vorteile der synchronen Kommunikation überwiegen:

• Kickoff-Meetings: Das gesamte Projekt-Team erhält eine Einführung ins Projekt, kann direkt Fragen stellen und erhält sofort Antworten. Als Führungskraft kannst du die Verantwortlichkeiten klar verteilen und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf demselben Wissensstand sind.
• Stand-up-Meetings: Bei diesen maximal 15-minütigen, regelmäßigen Meetings besprechen sich alle Teammitglieder im Stehen, um den Austausch so produktiv wie möglich zu gestalten. Da die meisten Menschen ungern lange stehen, lassen sich offene Fragen schnell klären. Lange Diskussionen bleiben außen vor. Das funktioniert auch in Remote-Teams, sofern die Kameras eingeschaltet sind. 
• Brainstorming-Sessions: Kreative Ideen entstehen, wenn mehrere Menschen an einem (virtuellen) Ort zusammenkommen. Ein Teammitglied äußert einen Vorschlag, ein anderes greift die Idee auf. Durch diese Form der Echtzeitkommunikation kann ein Projektteam innerhalb kurzer Zeit zahlreiche innovative Ansätze rund um eine konkrete Frage entwickeln.
• Live-Online-Seminare: Eine Schulung der Teammitglieder in Echtzeit lässt sich viel interaktiver und lehrreicher gestalten als ein zeitversetzter E-Learning-Kurs. Sie stärkt nicht nur den Zusammenhalt des Projekt-Teams, sondern fördert auch den routinierten Umgang mit digitalen Technologien.

Du möchtest wissen, wie du Meetings in Echtzeit effektiver gestalten kannst? Dann wirf gerne einen Blick auf diese Beiträge:

• 6 Arten von Team-Meetings, die du unbedingt brauchst (und 3, auf die du definitiv verzichten solltest)
• How to run effective virtual and in-person meetings
• Robert’s rules of order: Run more effective meetings

Zeitverzögerte Kommunikation: Für mehr Flexibilität und Effizienz

Die zeitverzögerte Kommunikation ist auch unter dem Begriff der asynchronen Kommunikation bekannt. In diesem Fall müssen die Beteiligten nicht zur gleichen Zeit anwesend sein – sie können sich mit ihrer Antwort Zeit lassen, da eine sofortige Reaktion nicht erwartet wird. Entsprechende digitale Kommunikationskanäle sind u. a. E-Mails, Projektmanagement-Tools, Foren sowie geteilte Dokumente.

Vor- und Nachteile der asynchronen Kommunikation

Der größte Vorteil der zeitversetzten Kommunikation liegt darin, dass die Teammitglieder orts- und zeitunabhängig an einem Projekt arbeiten können. Sie müssen nicht darauf warten, dass ihre Ansprechperson verfügbar ist, und können so ihre produktivsten Zeiten für konzentriertes Arbeiten nutzen.

Da außerdem ein Großteil der Kommunikation schriftlich abläuft, ist alles gut dokumentiert und die Beteiligten können jederzeit erneut auf die Informationen zugreifen. Das führt auch zu weniger Ablenkungen im Alltag und zu einem ungestörten Workflow, weil die Mitarbeitenden nicht ständig ihre Arbeit unterbrechen müssen, um auf eine Chat-Nachricht zu reagieren oder an einer Videokonferenz teilzunehmen. Demgegenüber fehlen in der asynchronen digitalen Kommunikation nonverbale Signale wie Mimik und Gestik. Darüber hinaus verringert sie den direkten persönlichen Kontakt zwischen den Teammitgliedern.

Geeignete Anwendungsfelder für die asynchrone Kommunikation

Viele Menschen bevorzugen die Kommunikation in Echtzeit, aber für die folgenden Szenarien sind zeitverzögerte Medien die bessere Alternative:

• Projektstatusberichte und Updates: In diesen schriftlichen Zusammenfassungen kann dein Projekt-Team den Projektfortschritt für alle dokumentieren, auf eventuelle Probleme aufmerksam machen oder im Falle von Verzögerungen die Planung anpassen. Die Teammitglieder können die Informationen jederzeit nachlesen.
• Aufgaben nachverfolgen und erledigen: Wenn deine Mitarbeitenden flexibel oder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, könnt ihr dank der asynchronen virtuellen Kommunikation Projekte erfolgreich voranbringen. Mit Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello lassen sich Aufgaben zentral organisieren sowie verteilen und der Projektfortschritt ist orts- und zeitunabhängig für alle Beteiligten online abrufbar.
• Feedback und Korrekturen: Geteilte Dokumente haben sich in der modernen Arbeitswelt als Standard etabliert. So können mehrere Mitarbeitende – ob intern oder extern – Dateien bearbeiten und kommentieren. Den Zeitpunkt dafür können sie flexibel einteilen.

Typische Kanäle der virtuellen Kommunikation

Es gibt drei verschiedene digitale Kommunikationskanäle, die sich bereits seit einiger Zeit in der Arbeitswelt etabliert haben:

• E-Mail: Eine der ältesten Formen der asynchronen Kommunikation, die sich für den Austausch mit externen Geschäftskontakten, einen internen News-Verteiler oder das Teilen von Links zu Online-Quellen und kurzen Statusberichten eignet.
• Videokonferenzen: Dank der Kamera kannst du alle Teammitglieder sehen und mit ihnen zum Beispiel Hürden in einem Projekt besprechen oder Feedback zu einem Designentwurf einholen.
• Instant Messaging: Per Chat können Mitarbeitende kurze Nachrichten untereinander austauschen. Über thematische Channels erreichst du das ganze Projekt-Team oder eine bestimmte Zielgruppe, zum Beispiel neue Mitarbeitende während ihres Onboardings.

Darüber hinaus hat die Etablierung von Remote Work und agiler Führung neue Kanäle für teamorientiertes Arbeiten hervorgebracht:

• Projektmanagement-Tools: Sie sind als zentrale Plattform konzipiert und ermöglichen es dir und deinen Mitarbeitenden, Projekte zu organisieren, zu planen und zu verwalten – und zwar orts- und zeitunabhängig. Auch Dateien lassen sich über das Tool einfach mit den anderen Teammitgliedern teilen. 
• Audio- und Videoclips: Mit aufgezeichneten Sprach- oder Videonachrichten lassen sich Informationen schneller weitergeben. Dank Stimme, Mimik und Gestik können Missverständnisse vermieden werden.
• Asynchrone Video-Meetings: Auch Besprechungen lassen sich asynchron durchführen. Eine Videokonferenz wird aufgezeichnet und anschließend mit allen Projektbeteiligten geteilt. So können sich deine Mitarbeitenden die Inhalte anschauen, wenn sie die nötige Ruhe haben, und müssen nicht unbedingt am Meeting selbst teilnehmen. Außerdem können sie so ein durchdachtes Feedback geben, da sie mehr Zeit haben, auf die Besprechung zu reagieren.
• Kollaborationsplattformen: Digitale Tools wie Slack ermöglichen es dir und deinem Projekt-Team, eine Vielzahl der anderen genannten Kommunikationskanäle auf einer zentralen Plattform zu nutzen. Über Schnittstellen kannst du beispielsweise Tools zum Teilen von Dokumenten, für Audio- und Videoanrufe oder Projektmanagement-Software einbinden. Dadurch verbessert sich die Zusammenarbeit in deinen Remote-Teams.

Noch mehr Informationen rund um virtuelle Kommunikationskanäle in der modernen Arbeitswelt findest du in diesen Artikeln:

• Unterschiedliche Kanäle der elektronischen Kommunikation in Unternehmen
• Kommunikationskanäle für Unternehmen
• Swap long video calls and emails for asynchronous video

Herausforderungen und Risiken der digitalen Kommunikation

Anonymität und Distanz gehören zu den größten Herausforderungen der elektronischen Kommunikation. Deine Mitarbeitenden können sich einsam fühlen, wenn sie nur virtuell mit ihren Teammitgliedern kommunizieren. Dieser Effekt verstärkt sich bei den zeitverzögerten Medien, da hier direkter persönlicher Kontakt fehlt. Darüber hinaus kann es zu Missverständnissen kommen, wenn nonverbale Signale wie Mimik und Gestik außen vor bleiben. Emojis – richtig eingesetzt – können hier allerdings Abhilfe schaffen.

Ein weiteres Risiko der digitalen Kommunikation: Communication Overload. Zu viele Online-Meetings, Push-Benachrichtigungen und Chats können den Flow unterbrechen und deine Mitarbeitenden frustrieren. Hinzu kommen technische Probleme, etwa schwankende Internetverbindungen sowie Kameras oder Headsets, die nicht korrekt funktionieren. Außerdem sollten alle Daten, die über die gewählten digitalen Tools gesendet werden, ausreichend geschützt sein.

Best Practices für die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz

Die genannten Herausforderungen sind da, keine Frage. Aber mit den folgenden Best Practices wird dir die elektronische Kommunikation in deinem Projekt-Team gelingen:

• Wähle diejenigen digitalen Kommunikationstools aus, die für dein Unternehmen und dein Projekt-Team optimal geeignet sind. Tipps und Tricks anderer Unternehmen zur besseren Online-Zusammenarbeit können dir bei der Auswahl helfen.
• Bevorzuge eine zentrale Kollaborationsplattform, in die du verschiedene Unternehmensanwendungen einbinden kannst. Das erleichtert und erhöht den Datenschutz.
• Definiere für die verschiedenen Kanäle den jeweiligen Zweck, z. B. Instant Messaging für kurze Fragen und den Austausch über das Tagesgeschäft oder Videokonferenzen für Teammeetings und Trainings in Echtzeit mit einer festgelegten Tagesordnung.
• Lege Standards für die Reaktionszeit bei asynchronen Kommunikationsmitteln fest. Beispielsweise sollten deine Mitarbeitenden eine E-Mail innerhalb von 24 Stunden beantworten oder anderen Teammitgliedern wöchentlich ihren persönlichen Projektstatus mitteilen.
• Schule dein Projekt-Team in den gewählten Tools, damit sie sich mit der Technologie wohl fühlen und sie sicher anwenden.  
• Organisiere regelmäßige virtuelle Teambuilding-Aktivitäten, um das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb deines Projekt-Teams zu stärken – egal, wo deine Mitarbeitenden sich befinden.
• Bitte deine Teammitglieder um Feedback zu den digitalen Kommunikationswegen: Mithilfe von Umfragen erfährst du, wie dein Projekt-Team mit den Tools klarkommt und wo es Anpassungsbedarf gibt. Darüber hinaus fühlen sich deine Mitarbeitenden wertgeschätzt, weil dir ihre Meinung und ihr Wohlbefinden wichtig ist.
• Vermeide Communication Overload, indem du deine Mitarbeitenden Features wie benutzerdefinierte Statusmeldungen ermöglichst oder die Einstellungen zu Häufigkeit, Sendezeit und Dringlichkeit für Push-Benachrichtigungen anpasst. 

Weitere Tipps und Tricks für eine optimale digitale Zusammenarbeit haben wir in den folgenden Beiträgen für dich zusammengestellt:

• Digitale Zusammenarbeit: Basics, Vorteile und die Trends von morgen
• Einstieg in asynchrones Arbeiten mit Slack
• Asynchronous communication: Best practices and tips

Eine veränderte Arbeitswelt erfordert eine andere Art der Kommunikation

In der modernen Arbeitswelt spielen neue Modelle der Zusammenarbeit wie Remote Work eine bedeutende Rolle. Für Unternehmen und Mitarbeitende bieten diese Arbeitsmodelle viele Vorteile. Doch sie verändern auch die Art und Weise, wie deine Teammitglieder miteinander in Verbindung treten. Statt jeden einzelnen Punkt eines Projektes in Echtzeit abzustimmen, laufen viele Prozesse nun zeitverzögert ab. Digitale Kollaborationstools helfen mit ihren vielfältigen Features dabei, die Anforderungen asynchroner Arbeit zu berücksichtigen: Deine Teammitglieder können zeit- und ortsunabhängig gemeinsam an Projekten arbeiten und miteinander kommunizieren. Effizient, produktiv und erfolgreich.

Wie du Remote Work für deine Teammitglieder optimal gestalten kannst, erfährst du in unserer Themenübersicht rund ums Home-Office.