¿Qué es y cómo debe ser un software de gestión de tareas?

Según este artículo de Randstad, conocido portal de empleo, el reparto y seguimiento de tareas es uno de los principales fundamentos del trabajo en equipo y su liderazgo. En plena era de la digitalización de empresas, implementar herramientas que faciliten este proceso resulta imprescindible, y para eso existe el software de gestión de tareas.

De hecho, el mercado está satisfaciendo en masa la gran demanda de este tipo de aplicaciones, por lo que se han desarrollado infinidad de alternativas como software de gestión de tareas. Ahora bien, para escoger la opción más adecuada es imprescindible conocer en qué consiste esta herramienta, qué variantes resultan más convenientes en cada caso y, por supuesto, cuáles son los beneficios de implementarla.

¿Qué es un software de gestión de tareas?

Un software de gestión de tareas es la herramienta que permite planificar, visualizar, guiar y monitorizar el desarrollo de un proyecto mediante la asignación de roles y trabajos concretos entre los miembros del equipo. Se trata de seguir detenidamente el proceso productivo y dirigirlo de manera eficiente, evitando cuellos de botella y obstáculos en la comunicación.

¿Qué aspectos debe cumplir un software de gestión de tareas?

Como herramienta de trabajo, existen diversas exigencias que un software de gestión de tareas debe cumplir . Como decimos, se trata de que esta aplicación forme parte de un proceso más sencillo y eficiente, tanto para los equipos de trabajo como para los propios líderes que los dirigen, y esto se consigue mediante las siguientes características:

Automatización del proceso

Esta herramienta debe permitir las automatizaciones para no requerir una inversión de recursos, tiempo y energía mayor de la que realmente requiere. De hecho, lo ideal es que dichas automatizaciones sean personalizables, de modo que cada equipo de trabajo encuentre la mejor opción para hacer más eficiente el seguimiento del proyecto.

Usabilidad

Algo fundamental para esta eficiencia que buscamos es la usabilidad o experiencia de usuario. Es decir, que la interfaz resulte intuitiva y de fácil manejo para los empleados tiene mucho que ver con que este proceso se desarrolle de manera ágil y comprensible para todos los participantes del equipo.

Multitud de usuarios

Teniendo en cuenta que hablamos en todo momento de trabajo en equipo -aunque estas herramientas también son aplicables, en menor medida, a proyectos individuales-, es imprescindible que un software de gestión de tareas albergue la posibilidad de incluir e identificar a diversos usuarios, además de concederles accesos, roles y permisos en función de su papel en el proceso.

Visualización adaptada

Aunque no todas las aplicaciones de este tipo cuentan con esta opción, es importante que ofrezcan distintas alternativas de visualización, como puede ser por medio de tarjetas, listados, un calendario o un diagrama de Gantt, entre otros ejemplos, para facilitar el seguimiento y evolución del proyecto por parte de todos los miembros del equipo.

Opciones para plasmar todos los puntos del proyecto

Todo proceso cuenta con diversas fases y, en muchas ocasiones, cada una de estas fases presenta varias subfases y tareas concretas. Para entender mejor en qué punto nos encontramos, es conveniente que el software de gestión de tareas permita implementar con claridad diversos niveles al respecto.

Integración con otras herramientas

Otra de las funciones que no es tan habitual en aplicaciones de estas características, pero que resulta muy útil cuando se encuentra, es la posibilidad de integrar otros softwares con la herramienta. Nuevamente, siempre viene bien evitar cambios de aplicaciones en la búsqueda de la eficiencia operativa.

Facilidad de comunicación entre miembros del equipo

Pese a no tratarse de una herramienta de diálogo, lo cierto es que un software de gestión de tareas no deja de ser otro modo de comunicación en equipos de trabajo, por lo que es fundamental que incorpore opciones para garantizar este proceso de forma fluida.

Trabajo en la nube

Que estas herramientas se almacenen en la nube significa, principalmente, que ofrecen la posibilidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que propicia la comodidad, la libertad y la flexibilidad profesional en los equipos que las utilizan. A día de hoy, se trata de una característica imprescindible.

Principales softwares de gestión de tareas

Antes de escoger un software de gestión de tareas es importante analizar el extenso mercado de herramientas y evaluar las necesidades de cada organización, ya que no siempre conviene implementar la misma herramienta. En cualquier caso, éstas son algunas de las principales opciones que la mayoría de empresas incorporan en sus equipos de trabajo:

Trello

La operativa de Trello es muy sencilla, y ésta es, en parte, una de las principales razones de su éxito. Se trata de un tablero Kanban compuesto por tarjetas que se asignan a cada empleado y que pueden avanzar en diversas columnas en el desarrollo del proyecto, además de permitir la comunicación en el interior de cada una de ellas.

Notion

Notion es una herramienta algo más compleja, ya que también se puede visualizar a modo de tablero Kanban, pero además ofrece otras muchas opciones en este sentido, como calendarios, listas o notas. En cualquier caso, también permite la integración con otras herramientas, por eso es una de las más escogidas por las empresas.

Asana

Asana es un software de gestión de tareas específicamente creado a estos efectos. Nuevamente hablamos de una herramienta con una interfaz muy simple que incorpora la posibilidad de crear varios niveles de tareas y varias opciones de visualización, así que es otra apuesta segura en este sentido.

Todoist

Todoist es, posiblemente, la aplicación más sencilla de todas las que aquí mencionamos, pero resulta enormemente útil y eficiente para proyectos menores -o secciones concretas de un proyecto más complejo- ya que consiste en una lista de tareas asignadas a los responsables de sus respectivos desarrollos.

Google Calendar

Aunque no es un software de gestión de tareas como tal, Google Calendar se usa en muchos casos para el desarrollo de proyectos, ya que permite la perfecta definición de las fechas de entrega, la asignación de trabajos y la comunicación entre los miembros del equipo, por eso se implementa en multitud de organizaciones.

¿Por qué implementar un software de gestión de tareas?

Independientemente de cuál sea el software de gestión de tareas elegido, parece conveniente integrar alguna de estas herramientas. La mayoría de implicaciones de su aplicación resultan evidentes, si bien nunca está de más recordar los principales beneficios de contar con una aplicación de este tipo en una empresa:

• Mejora la organización de los proyectos a partir de la planificación detallada de tareas.
• Incrementa la eficiencia productiva de los equipos al eliminar procesos repetitivos y prescindibles.
• Facilita la comunicación en el equipo clarificando aspectos que no entorpecerán las conversaciones.
• Perfecciona el cumplimiento de las fechas al determinar las tareas, sus responsables y el momento de entrega en cada una de las fases.
• Permite la monitorización del proyecto gracias a que cada paso queda plasmado en la herramienta.
• Diferencia los roles del equipo con claridad para evitar confusiones en la realización de las distintas tareas.

Slack, mucho más que un software de gestión de tareas

Si bien es cierto que Slack es una herramienta pensada para mejorar la comunicación en equipos de trabajo, en este afán por optimizar esta práctica imprescindible y garantizar que se desarrolla de forma eficiente, se ha convertido en un espacio que integra el software de gestión de tareas que mejor se adapta a tu equipo de trabajo.

¿Por qué sabemos que la herramienta más adecuada para tu organización se encuentra en Slack? Básicamente porque cualquier software de gestión de tareas eficiente forma parte de nuestras integraciones, entre las que se encuentran las que hemos citado y muchas otras. De esta forma es mucho más fácil escoger la opción que mejor se adapta y gestionarla desde la plataforma de comunicación de tus equipos.