Scopri i migliori strumenti per registrare le videochiamate di lavoro

Per evitare la perdita di informazioni durante le riunioni di lavoro, a volte è necessario registrare le videochiamate e modificarle per mantenere l’accesso alle informazioni.

Secondo i dati ASUS Business 2024, elaborati dall’UIA (Union of International Associations), il 77% dei lavoratori effettua videochiamate, con una media del 19% per le videochiamate quotidiane. Questo tipo di incontri è in continua crescita e, naturalmente, è sempre più comune organizzarli a distanza. Di fronte a una tale quantità di informazioni, è frequente che le videochiamate vengano registrate.

Considera che solo in Italia, nel 2025, 3,57 milioni di persone hanno lavorato in smartworking (Fonte: Politecnico di Milano).

È chiaro come in molti casi sia essenziale conservare una registrazione di una videochiamata per tornarci e lavorare con le informazioni emerse; tuttavia, fino a che punto è possibile farlo? Quali strumenti sono necessari? E, soprattutto, è legale archiviare questo tipo di incontri oppure occorre un’autorizzazione? Ecco le risposte a tutte queste domande.

Come registrare efficacemente una videochiamata di lavoro 

Per una registrazione efficace, definisci prima lo scopo, scegli lo strumento adatto al tuo dispositivo e verifica le impostazioni audio prima di iniziare.

Per una registrazione efficace delle videochiamate, è consigliabile seguire un processo che definisca con chiarezza lo scopo della registrazione, distinguendo tra: registrazione informativa, registrazione a scopo lavorativo, registrazione per questioni meramente formali di archiviazione dei dati, o registrazione in risposta a requisiti legali, e così via. Ad ogni modo, le fasi iniziali del procedimento sono comuni, ma il risultato può variare:

• Scegli uno strumento specifico per la registrazione della videochiamata a seconda del dispositivo, delle esigenze e dello scopo dell’acquisizione.
• Dai il comando di registrazione della videochiamata all’inizio della riunione.
• Salva la registrazione sul dispositivo dove è stata effettuata.
• Se necessario, edita la registrazione per memorizzare solo le parti più rilevanti o necessarie.
• Anche in questo caso, salva i risultati dell’editing nel formato video appropriato per un uso successivo.

7 app per registrare le videochiamate da smartphone (gratuite e a pagamento)

Per effettuare le registrazione dai dispositivi mobile, puoi usare la funzione integrata del sistema operativo oppure le app dedicate con funzioni di editing avanzate.

Negli ultimi anni, l’aumento dello smart working ha portato alla contemporanea proliferazione degli strumenti di video chat e pertanto assistere a questo tipo di riunioni da uno smartphone è diventato del tutto comune. È quindi importante sapere quali sono i migliori strumenti per la registrazione di una videochiamata da cellulare.

Scopriamoli.

Mobizen

Mobizen registra gratuitamente lo schermo del tuo dispositivo, in Full HD e senza watermark. Oltre alla registrazione di una videochiamata, con questa applicazione puoi modificarne in seguito il contenuto, un’opzione all-in-one per recuperare le parti più importanti delle tue riunioni.

Video Call Recorder

Video Call Recorder è una delle applicazioni più scaricate di questo elenco, in parte perché ha una caratteristica che non si trova nelle altre: la possibilità di avviare, mettere in pausa o terminare la registrazione in qualsiasi momento durante l’acquisizione, una sorta di editing in tempo reale.

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Registrazione schermo iOS 

Questo strumento è specifico per iOS ed è integrato negli smartphone Apple, quindi è possibile utilizzarlo solo per registrare videochiamate da un iPhone. Basta aprire il centro di controllo del telefono, scorrendo dall’alto verso il basso dall’angolo in alto a destra dello schermo, e premere il pulsante di registrazione.

Super Screen Recorder

Una delle caratteristiche principali di Super Screen Recorder è che non prevede limiti alla durata della registrazione dello schermo durante la riunione. Inoltre, non genera watermark e consente l’editing video e lo streaming live, il che lo rende simile al già citato Mobizen.

Du Recorder

Sia iOS che Android, così come macOS e Windows, hanno questa applicazione nei loro app store, il che rappresenta un punto di forza, a cui si aggiunge la funzione di editing. Perché? Perché quando si lavora da dispositivi diversi, è bene poter accedere al video da ciascuno di essi.

AZ Screen Recorder

Tenendo presente che a volte la registrazione dello schermo durante una videochiamata può rallentare le prestazioni di altre applicazioni, è importante disporre di opzioni come AZ Screen Recorder che consente di registrare lo schermo in modo stabile e offre diverse opzioni durante la registrazione.

OneShot

Non offre la possibilità di modificare o trasmettere in diretta la registrazione della videochiamata, ma include un’ampia gamma di filtri da applicare allo schermo durante la registrazione. È forse l’alternativa più elementare di questo elenco, ma fa benissimo il suo lavoro.

7 software per registrare videochiamate da PC Windows e Mac

I software desktop offrono più opzioni di personalizzazione, editing integrato e qualità superiore rispetto alle app mobile.

Ecco perché le videoconferenze da desktop o computer fisso rimangono ancora le più frequenti, quindi è essenziale conoscere anche i principali strumenti di registrazione videochiamata da PC, tenendo presente, come vedremo tra poco, che non è sempre indispensabile il download:

ShareX

Oltre a registrare le videochiamate, con ShareX è possibile ottenere informazioni dallo schermo in cui si svolge la riunione. Si tratta di un software open source molto facile da usare e che non include pubblicità o watermark, caratteristica sempre apprezzata in questo tipo di applicazioni.

Wondershare Filmora

In realtà, Wondershare Filmora è un programma dedicato all’editing video che incorpora la possibilità di acquisire schermate, sia in immagini che in video. Come è logico, si tratta di uno strumento con una maggiore varietà di alternative rispetto agli altri quando si tratta di editing, dato che la sua funzione principale è proprio questa.

QuickTime Player

Stiamo forse parlando del software più semplice per la registrazione di videochiamate da un dispositivo desktop. Si tratta infatti di uno strumento di riproduzione video molto chiaro che include anche la possibilità di acquisizione dello schermo, ma non ha molte altre funzionalità.

Snagit

Snagit è uno strumento versatile, in quanto consente di catturare lo schermo del dispositivo sia in forma di video che di immagine. Anche se non offre possibilità di editing, la qualità dei file ottenuti con questo software lo rende interessante.

Wondershare DemoCreator

Wondershare DemoCreator è una delle applicazioni che offre più alternative in questo senso, in quanto registra lo schermo e l’audio del microfono e del computer stesso, permette di modificare la qualità e la velocità della videochiamata, di regolare i fotogrammi e persino di disegnare sullo schermo condiviso durante la riunione.

OBS Studio

La possibilità di scaricare OBS Studio su qualsiasi sistema operativo, le sue opzioni di editing delle registrazioni e la qualità delle acquisizioni lo hanno reso una delle alternative più popolari per gli streamer; pertanto sarà sempre utile per registrare le videochiamate.

Lettore multimediale del PC

Quasi tutti i lettori multimediali forniti di serie con i sistemi operativi desktop includono la possibilità di catturare lo schermo. Non hanno molte altre funzioni, ad esempio l’editing della registrazione, ma il loro utilizzo è molto semplice e intuitivo.

Strumenti IA per trascrivere automaticamente le riunioni 

Esistono strumenti di intelligenza artificiale per trascrivere le riunioni? Sì, e il 61% delle aziende li ha già adottati. Oltre a registrare, questi tool trascrivono e creano riepiloghi automatici delle riunioni. 

Ecco gli strumenti principali che puoi utilizzare, le loro caratteristiche e i maggiori vantaggi. 

Otter.ai

• Funzione principale: trascrizione automatica di conversazioni e riunioni.
• Vantaggi: trascrizioni accurate, possibilità di esportare e organizzare le note in tempo reale.
• Costi: ha una versione gratuita con limiti di trascrizione mensile, ma offre anche piani a pagamento con più funzionalità.
• Tipo di editing: modifica e annotazione delle trascrizioni.
• Funzione chiave: Trascrizione vocale in tempo reale e riconoscimento vocale intelligente.

Fireflies.ai

• Funzione principale: Registrazione, trascrizione e analisi delle riunioni.
• Vantaggi: Analisi di riunioni, creazione di riepiloghi automatici e integrazione con app di videoconferenza.
• Costi: offre un piano gratuito con funzioni di base, ma i piani premium offrono opzioni avanzate.
• Tipo di editing: possibilità di modificare le trascrizioni, annotare e creare sommari.
• Funzione chiave: riepiloghi intelligenti delle riunioni e analisi del contenuto.

Tactiq

• Funzione principale: estrazione di appunti e trascrizioni da videochiamate, in particolare da Google Meet, Zoom, e Microsoft Teams.
• Vantaggi: Estrazione diretta delle trascrizioni dalle chiamate in tempo reale con la possibilità di esportare i dati.
• Costi: Piano gratuito disponibile, con limiti nelle funzionalità, piani premium per funzionalità avanzate.
• Tipo di editing: Modifica delle trascrizioni direttamente nella piattaforma.
• Funzione chiave: Integrazione con le principali piattaforme di videoconferenza per trascrizioni istantanee.

Notta

• Funzione principale: trascrizione automatica di audio e video in tempo reale.
• Vantaggi: supporto per più lingue e opzioni per migliorare la qualità delle trascrizioni.
• Costi: versione gratuita con funzioni base, piani premium per più funzionalità e trascrizioni più lunghe.
• Tipo di editing: modifica e annotazione delle trascrizioni.
• Funzione chiave: trascrizione in tempo reale con supporto multilingue.

Eccoti una tabella riassuntiva per il confronto tra i programmi che ti abbiamo appena descritto.

È legale registrare videochiamate di lavoro in Italia?

Quando si parla di registrazione di una videochiamata, è frequente nutrire dubbi sulla legalità di tale processo. La verità è che queste riprese sono del tutto legali quando la persona che le effettua partecipa alla chiamata, altrimenti la registrazione sarebbe vietata, salvo autorizzazione di un giudice. Per contro, è anche vietato diffondere le immagini senza l’esplicito consenso degli altri partecipanti, anche se a commettere l’illegalità è la persona che rende pubblico il file e non quella che lo registra.

Entrando maggiormente nel dettaglio, il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, UE 2016/679) indica che la registrazione delle videochiamate di lavoro debba essere motivata da una base giuridica valida, come il consenso esplicito o il legittimo interesse. Di conseguenza, devi informare i partecipanti prima della registrazione e conoscere le finalità e la durata della conservazione dei dati. 

Inoltre, i partecipanti hanno il diritto di accedere, correggere o cancellare i propri dati. Conserva la registrazione solo per il tempo necessario e non trasferirla senza garanzie di protezione adeguate.

Riduci le riunioni invece di registrarle: l’alternativa Slack

Registrare è davvero necessario? La soluzione migliore non è registrare più riunioni, ma ridurle. 

Oltre alla registrazione della videochiamata, ciò che è essenziale in questo tipo di riunioni è che siano efficienti e produttive, oltre all’importanza di ridurle allo stretto necessario in termini di quantità e durata. 

Secondo il Journal of Business Research, ridurre dell’80% il tempo delle riunioni equivale ad un aumento del 75% della produttività.

In questo senso, Slack risponde perfettamente a questi requisiti e offre molteplici alternative affinché le videoconferenze siano solo un’opzione di comunicazione in più, ma non l’unica.

Con i clip di Slack puoi inviare messaggi video e audio senza interrompere il lavoro del team.  

Puoi inoltre utilizzare strumenti aggiuntivi come i canali o utilizzare i modelli, adattabili secondo le tue esigenze di produttività.

Inizia subito a coinvolgere il tuo team di lavoro con un’attività molto semplice: le chat di Slack.

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