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Gracias a Slack, Gympass permite a los usuarios acceder a más de 50 000 gimnasios y a más de 150 000 entrenamientos

“Para nosotros era importante dar con una herramienta que respaldara nuestro objetivo de acabar con las unidades aisladas de información y de garantizar la transparencia de la comunicación. Además, tenía que ser una empresa líder y pionera en la transformación digital. Slack cumplía todos estos requisitos”.

Ralf AignerDirector general, Gympass Germany

Resultados del uso de Slack:

“Con Slack, podemos garantizar una comunicación fluida, no solo dentro de toda la empresa, sino también con los colaboradores y las agencias”.

Integraciones clave usadas con Slack:

  • Google Drive
  • Google Calendar
  • Asana

Mantener una vida activa durante los viajes es un desafío que César Carvalho conoce de sobra: durante sus años como consultor en Brasil, su ajetreado horario prácticamente le impedía hacer ejercicio a menos que pagara varios abonos en diversas ciudades; y eso fue lo que le llevó a crear Gympass, una plataforma que brinda a las empresas y a sus empleados entre un 50 % y un 70 % de descuento en una red mundial de gimnasios, entrenamientos digitales, y servicios de salud mental y nutrición.

Para 2017, Gympass había experimentado un crecimiento constante desde su fundación en 2012. Sus empleados trabajaban en varios mercados en tres continentes y necesitaban una herramienta centralizada que pudiera ampliarse al compás de la empresa y cumpliera los requisitos de seguridad. “A la hora de elegir nuestra plataforma de mensajería, era importante que fuera colaborativa, intuitiva, personalizable y que trabajar con ella resultara divertido”, afirma Ralf Aigner, el director general de Gympass Alemania. En noviembre de aquel año, Gympass presentó Slack como herramienta de comunicación oficial, tanto para los empleados internos como para los colaboradores externos y las partes interesadas. “Slack fue justo lo que necesitábamos para llevar la comunicación en Gympass a un nivel superior. En cuanto se implementó, se generó en seguida un sentimiento de realización, y a los empleados les entusiasmó nada más empezar a usarlo —comenta Aigner—. Personalmente, soy muy fan de su intuitiva experiencia de usuario”.

Ahora, Gympass es la solución de gimnasios para empresas más grande del mundo, que permite a sus usuarios acceder a 50 000 gimnasios de muy diversa índole en 14 países y más de 7000 ciudades. La empresa posee un valor de mercado de más de 1000 millones de USD.

Fotorretrato de Ralf Aigner

“Slack fue justo lo que necesitábamos para llevar la comunicación en Gympass a un nivel superior. En cuanto se implementó, se generó en seguida un sentimiento de realización, y a los empleados les entusiasmó nada más empezar a usarlo. Personalmente, soy muy fan de su intuitiva experiencia de usuario”.

Ralf AignerDirector general, Gympass Alemania

Comunicarse de forma eficiente al compás del crecimiento de la empresa

En sus primeros días, en Gympass dependían de los correos electrónicos para intercambiar datos confidenciales, y de Skype o WhatsApp para la comunicación rápida. Sin embargo, esta disparidad de sistemas pronto se volvió confusa, y el correo electrónico provocó que la comunicación se fragmentara en unidades aisladas. Si a los nuevos empleados no se los añadía a las listas de distribución adecuadas, se veían obligados a desperdiciar un tiempo precioso siguiéndole la pista a información importante. Sin un espacio seguro en el que colaborar, los empleados eran incapaces de compartir datos confidenciales de forma ágil y transparente. Además, el rápido crecimiento de la empresa no hacía más que agravar el problema.

Ahora, todos los nuevos empleados de Gympass empiezan en Slack, lo que les permite acceder en seguida a información importante que antes quedaba enterrada entre correos electrónicos. Ahora que pueden ver todo el contexto y una panorámica integral de la empresa, pueden lanzarse de lleno a los quehaceres cotidianos de sus respectivos equipos.

Comunicación basada en canales en Slack

Los equipos de Gympass trabajan en una gran variedad de canales de Slack, unos espacios virtuales en los que pueden compartir mensajes, documentos e información. Más de 1000 empleados usan más de 2000 canales abiertos de Slack, en los que envían 7000 mensajes todos los días para intercambiar información y facilitar los flujos de trabajo. Los equipos utilizan los canales para coordinar proyectos; mantener la comunicación entre las sedes y los departamentos; y facilitar las tareas que hay que llevar a cabo con rapidez, como la planificación de eventos. Cada mercado tiene su propio canal, como es el caso de #team-germany y #gympass-usa, y los empleados lanzan canales nuevos para colaborar con los grupos de interés esenciales y debatir temas que afectan a varios equipos. Si, por ejemplo, se produce un problema con alguna cuenta de usuario en particular, los gestores de cuentas y el equipo de ayuda pueden reunirse con rapidez. Esta solución de problemas en tiempo real capacita a los equipos para solucionar problemas de una forma que antes con el correo electrónico resultaba imposible.

“Para nosotros era importante dar con una herramienta que respaldara nuestro objetivo de acabar con las unidades aisladas de información y de garantizar la transparencia de la comunicación —afirma Aigner—. Además, tenía que ser una empresa líder y pionera en la transformación digital. Slack cumplía todos estos requisitos”.

“Para nosotros era importante dar con una herramienta que respaldara nuestro objetivo de acabar con las unidades aisladas de información y de garantizar la transparencia de la comunicación. Además, tenía que ser una empresa líder y pionera en la transformación digital. Slack cumplía todos estos requisitos”.

Ralf AignerDirector general, Gympass Alemania

Reforzar la cultura, la camaradería y la colaboración

La capacidad de Slack para conectar equipos de Gympass que trabajan en husos horarios distintos ha reforzado la cultura en toda la empresa. Los canales de Slack como #teamgermany permiten a los líderes compartir actualizaciones de producto, celebrar los éxitos y reconocer los logros especiales de los equipos. “La colaboración dentro de la empresa y a escala mundial de nuestros empleados a través de Slack ha generado una enorme cantidad de oportunidades para fomentar el trabajo en equipo —comenta Aigner—. Esto es algo que nos complace especialmente, ya que uno de nuestros valores corporativos es la cooperación constructiva y el trabajo en equipo, lo que constituye uno de los pilares fundamentales de nuestro éxito”.

Empleados de Gympass.

Las integraciones facilitan aún más el trabajo en equipo. “La capacidad para editar documentos de forma conjunta y simultánea a través de Google Drive directamente en Slack aporta una ventaja magnífica, sobre todo en situaciones de mucha presión y apremiantes —declara Aigner—. Aparte de Google Drive, las integraciones con Asana o con el calendario de Google Calendar, entre otras, son vitales”. Además, Aigner nos comenta que la oportunidad de utilizar emojis personalizados distiende la atmósfera laboral y enriquece las rutinas diarias del equipo: “No solo es divertido, sino que fomenta la creatividad y un sentimiento de comunidad”.

Slack también brinda a los empleados una vía de comunicación más directa y personal. “Con Slack, al cabo de muy poco tiempo, me di cuenta de que no conocía demasiado bien a mis compañeros, ya que solo me había comunicado con ellos por teléfono o correo electrónico —afirma Aigner—. Ahora los conozco mejor a todos”.

“La colaboración internacional de nuestros empleados a través de Slack ha generado una enorme cantidad de oportunidades para fomentar el trabajo en equipo”.

Ralf AignerDirector general, Gympass Alemania

Utilizar Slack Connect para comunicarse con los colaboradores y mantener la continuidad comercial

Gympass utiliza Slack Connect para reducir la complejidad y comunicarse en los canales con los colaboradores externos como, por ejemplo, las agencias de RR. PP. Las partes interesadas pueden coordinarse con rapidez entre las distintas líneas de negocio de la empresa y compartir cómodamente enlaces, gráficos y archivos. “Con Slack, podemos garantizar una comunicación fluida, no solo dentro de toda la empresa, sino también con los colaboradores y las agencias —asevera Aigner—, lo cual reviste una importancia especial para que las relaciones laborales continúen siendo eficientes a medida que sigamos creciendo”.

Cuando llegó el azote de la pandemia por covid-19 y el equipo comercial ya no pudo ofrecer un producto que fomentara las interacciones en persona, logró mantener a flote el negocio gracias a Slack Connect. Al teletrabajar mediante Slack, los equipos de Gympass colaboraron entre los distintos departamentos para crear un producto nuevo en tan solo dos semanas: la emisión en continuo clases de gimnasia en línea. Acto seguido, el equipo comercial utilizó Slack Connect para facilitar las conversaciones con los gimnasios asociados de todo el mundo y comunicar la nueva opción a todos y cada uno de los colaboradores en sus respectivos canales. Estos canales se emplean a diario con los colaboradores para solventar problemas específicos de cada cuenta y garantizar una implementación fluida durante la incorporación en lo referente al producto.

Internamente, los equipos comerciales simplifican las tareas administrativas y se comunican de forma rápida y transparente en los canales de Slack con respecto a todos y cada uno de los colaboradores. Al aprovechar la integración de Salesforce para Slack, pueden ver una instantánea holística de cualquier cliente en cuestión de segundos e introducir documentos, conversaciones y notas pertinentes sobre las llamadas en Salesforce directamente desde Slack. De este modo, también se aceleran procesos rutinarios, como es el caso de la aprobación de condiciones especiales para un colaborador: para agilizar el proceso, a los representantes les basta con mencionar a los ejecutivos directamente en el canal de Slack.

Según Aigner, “Slack ha supuesto —para todo el equipo de Gympass y para él— una mejora en la cultura corporativa, un sentimiento de proximidad con los compañeros y los equipos de otros lugares, y una forma completamente nueva de cooperar que antes resultaba imposible”. Slack es la herramienta de colaboración que permite a Gympass ofrecer oportunidades para hacer gimnasia a cualquier persona y en cualquier lugar, incluso en casa.