Plantilla de sesión de preguntas

La comunicación abierta y transparente crea equipos más fuertes. Las sesiones de preguntas lo hacen posible al brindarles a todos una voz y un lugar para hacer preguntas que importan. Ya sea que recopiles información de un experto o que aproveches la oportunidad de reunirte con los líderes, una plantilla de sesión de preguntas puede darle estructura a la sesión, documentar respuestas y ser un registro para luego realizar búsquedas.

Descubre cómo las plantillas de sesión de preguntas ayudan a que los prospectos del equipo, los gerentes, el personal de RR. HH. y los profesionales de comunicaciones recopilen preguntas y hagan un seguimiento de las respuestas para mantener el flujo de conocimiento. 

Cómo usar la plantilla de sesión de preguntas de Slack 

Organiza preguntas, respuestas y consultas de seguimiento en un único canal compartido con la plantilla de sesión de preguntas. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Agrega la plantilla. Visita la Galería de plantillas de Slack y haz clic en «Usar plantilla» para crear de forma instantánea un canal de sesión de preguntas en tu espacio de trabajo.

• Configura tu canal de sesión de preguntas. Cambia el nombre de #pregunta-nombre para que se adapte a tu formato (por ejemplo, #pregunta-liderazgo o #preguntas-marketing), actualiza la descripción y fija una publicación de bienvenida que describa la finalidad del evento, las reglas básicas y el programa para las preguntas. 

• Presenta a los expertos. En la pestaña «Conoce a los expertos», comparte fotos y biografías, incluyendo la función o la especialidad de cada persona para mostrar quién está disponible y qué tipo de preguntas puede responder. 

• Recopila preguntas. Utiliza el formulario integrado para mover automáticamente los envíos al repositorio, lo que permite que los equipos envíen y vean preguntas, aunque no puedan participar en tiempo real. 

• Revisa el estado de forma visual. Agrega emojis simples para que todos puedan ver el progreso a simple vista. Cuando se envía una pregunta, podrías usar 👀 para indicar que se está revisando y ✅ cuando ya tenga respuesta. Un proceso organizado y transparente mantiene la participación de los equipos. 

• Archiva las preguntas y respuestas. Brinda enlaces a recursos relacionados y, luego, archiva la sesión en tu canal. Las preguntas y respuestas permanecen en la búsqueda, lo que permite que los equipos las consulten según sea necesario. 

¿Qué es una plantilla de sesión de preguntas? 

Una plantilla de sesión de preguntas es un marco prediseñado para realizar sesiones de preguntas y respuestas de forma estructurada y repetible. Aclara el tiempo y lo que se espera del evento para los participantes y estandariza cómo se envían, responden y archivan las preguntas. 

A diferencia de las plantillas visuales que muestran información estática o formularios que solo recopilan envíos, una plantilla interactiva de sesión de preguntas brinda transparencia a todo el proceso. Los miembros del equipo pueden ver las preguntas y respuestas en un archivo con búsqueda y filtrar su búsqueda por categoría o estado. 

Con una herramienta dinámica, las sesiones son colaborativas. Las personas pueden reaccionar, votar en las preguntas y compartir archivos sin salir del espacio de trabajo. Los rastreadores integrados de emojis ayudan a controlar los envíos, mientras que las notificaciones alertan a los expertos cuando se agregan nuevas preguntas. Con opciones de comunicación asincrónica e IA en Slack para resumir los hilos, los miembros del equipo pueden actualizarse y participar, aunque estén en zonas horarias diferentes.  

¿Por qué debería usar una plantilla de sesión de preguntas? 

Las plantillas eliminan las conjeturas y la complejidad para que los líderes, los expertos y los equipos puedan crear una cultura de comunicación abierta. Con reglas compartidas y visibilidad, una plantilla de sesión de preguntas fomenta la participación de todos, no solo aquellos que normalmente levantan su mano en una reunión. 

Ya sea necesites realizar una sesión de preguntas y respuestas con ejecutivos, asistir a sesiones con expertos en ingeniería o responder preguntas al final de una reunión, una plantilla de sesión de preguntas mejora y agiliza la comunicación.

• Crea coherencia y estructura. Considera a las plantillas como listas de verificación para realizar sesiones de preguntas y respuestas. El formato presenta a los expertos y establece expectativas, lo que elimina la incertidumbre acerca de cómo o cuándo participar. Debido a que mantiene el mismo diseño siempre, los equipos se pueden centrar en aprender acerca del tema en lugar de pensar en qué hacer.
• Fomenta la participación más amplia. Una plantilla de sesión de preguntas brinda un espacio para que todos participen, no solo las personas que hacen o responden preguntas. Cuando los empleados votan a favor de respuestas, etiquetan compañeros de equipo o agregan recursos, las respuestas se transforman en hilos colaborativos y fomentan un mayor entendimiento y discusiones de seguimiento.
• Funciona para el liderazgo, la incorporación y la participación de los empleados. Las plantillas de sesión de preguntas ayudan a las organizaciones a crear culturas de trabajo transparentes y colaborativas. Los ejecutivos y los líderes del equipo usan sesiones de preguntas para abordar cambios en el lugar de trabajo, fomentar los comentarios y trasladar empleados a funciones o proyectos nuevos.

Beneficios de la plantilla de sesión de preguntas de Slack 

Los líderes y los empleados se benefician de las sesiones de preguntas al crear conexiones y compartir conocimiento. ¿Qué mejor lugar para hacerlo que donde ya están tus equipos, la información y las aplicaciones? La plantilla de sesión de preguntas de Slack combina la estructura con la flexibilidad, lo que ayuda a que las sesiones de preguntas se sientan naturales en lugar de formales o forzadas. 

Los equipos eligen la plantilla de sesión de preguntas de Slack para:

• Optimizar la configuración y la moderación. Slack ayuda a que los anfitriones de sesiones de preguntas ahorren tiempo. Utiliza tu plantilla de sesión de preguntas con canales, flujos de trabajo e hilos para darle estructura a la sesión. El moderador puede presentar y compartir información acerca del experto, recopilar preguntas y organizar respuestas con las herramientas de Slack. 
• Mejorar cómo los equipos comparten conocimiento. Cuando las preguntas y respuestas están almacenadas en un espacio de trabajo compartido, la información puede cambiar a medida que todos contribuyen. Hay menos repetición y puedes volver al documento y actualizarlo con clips o etiquetar personas para las consultas de seguimiento. 
• Aumentar la confianza y la transparencia. La coherencia en los espacios de trabajo reduce los desacuerdos entre los equipos multidisciplinarios o híbridos. Cuando configuras un canal de #preguntas en Slack y les das acceso a todos con anticipación, pueden aprender acerca del experto, determinar su disponibilidad para la sesión, tener tiempo para preparar y enviar sus preguntas y revisar la sesión más adelante. 
• Mejorar la búsqueda. Slack archiva conversaciones de canal público, lo que hace que cualquier sesión de preguntas administrada en Slack sea visible al buscar por palabra clave o tema. De esta forma, puedes volver y encontrar una pregunta y su respuesta en lugar de tener que preguntar de nuevo más tarde.   
• Simplificar la colaboración entre aplicaciones. Importa documentos de Google Drive, comparte calendarios o integra con Zoom para mantener el flujo de las conversaciones y planificar el próximo evento sin cambiar de herramientas ni exportar archivos. 
• Fomentar la participación. Implementar ideas de participación del equipo, como 60 minutos de máximo rendimiento, y utilizar funciones del canal de Slack como estados de emoji, menciones y reacciones, hace que la participación sea más fácil y visible.  

Ejemplos de plantillas y formatos de sesión de preguntas 

Las plantillas de flujo de trabajo de sesión de preguntas se pueden usar en varias funciones, estructuras de equipos y proyectos. Mejora la participación con un formato que respalde tu objetivo lo mejor posible. A continuación, enumeramos algunas formas en las que las plantillas de sesión de preguntas pueden utilizarse para compartir conocimiento de forma simple.

Sesión de preguntas para líderes

Usa una plantilla del Generador de flujos de trabajo de Slack para organizar sesiones periódicas con los directores de departamento o con los equipos ejecutivos. Para moderar el flujo de preguntas, agrega un paso del flujo de trabajo para dirigirlas primero a un canal de moderación. Aumenta la participación al compartir el tema con antelación, por ejemplo, «mapa de ruta para el cuarto trimestre» o «cambios en los beneficios». 

Sesión de preguntas específica del equipo

Atrae expertos de marketing a una sesión de preguntas y respuestas de un tema específico con una plantilla de comentarios u organiza una sesión combinada con tu prospecto de marketing, gerente de productos e investigador de UX. Brinda enlaces a recursos relevantes en tu plantilla de presentación de sesión de preguntas. Fija una publicación de síntesis o un canvas con las preguntas y respuestas principales después de que finalice la sesión.

Sesión de preguntas centrada en el proyecto

Usa una plantilla de administración de proyectos como una sesión retrospectiva de preguntas del equipo para comunicarse después de un lanzamiento o hito de proyecto. Invita a los equipos a que hagan preguntas acerca del proceso, los desafíos o los pasos siguientes. Rastrea y administra los comentarios y, luego, haz un seguimiento al publicar un resumen con ideas sobre lo que cambiarás. 

Comienza con la plantilla de sesión de preguntas de Slack 

La plantilla de sesión de preguntas de Slack logra que las sesiones de preguntas y respuestas sean transparentes y accesibles, lo que mejora cómo los equipos colaboran y comparten conocimiento. Es una forma estructurada e integrada de registrar información.

Crea conexiones más sólidas al organizar tu próxima sesión de preguntas en Slack.