Plantilla de preguntas abiertas

Una comunicación abierta y transparente refuerza los equipos. Las sesiones de preguntas abiertas ofrecen a todos la oportunidad de expresarse y plantear las cuestiones que consideren importantes. Tanto si se trata de recabar información de expertos como de reunirse con la alta dirección, una plantilla de preguntas abiertas permite estructurar la sesión, documentar las respuestas y crear un registro que se puede consultar posteriormente.

Descubre cómo las plantillas de preguntas abiertas ayudan a responsables de equipo, gestores, personal de RR. HH. y profesionales de la comunicación a recopilar preguntas, hacer un seguimiento de las respuestas y garantizar que el conocimiento siga evolucionando. 

Cómo utilizar la plantilla de preguntas abiertas de Slack

Organiza preguntas, respuestas y seguimientos en un canal compartido utilizando la plantilla de preguntas abiertas. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Añade la plantilla. Visita la galería de plantillas de Slack y haz clic en “Usar plantilla” para crear un canal de preguntas abiertas en tu espacio de trabajo.

• Configura tu canal de preguntas abiertas. Cambia el nombre de #preguntas-nombre para adaptarlo a tu formato (por ejemplo, #preguntas-responsables o #preguntas-marketing), actualiza la descripción y fija una publicación de bienvenida en la que se describa el motivo del evento, las normas básicas y el horario para plantear las preguntas. 

• Presenta a los expertos. En la pestaña “Conoce a los expertos”, publica fotos y biografías, incluido el cargo o área de especialización de cada persona, para indicar quién está disponible y qué tipo de preguntas puede responder. 

• Recaba preguntas. Utiliza el formulario integrado para transferir automáticamente los envíos al repositorio, lo que permitirá a los equipos enviar y ver las preguntas aunque no puedan participar en tiempo real.

• Haz un seguimiento visual del estado. Añade emojis sencillos para que todos puedan comprobar el progreso de un vistazo. Cuando se envíe una pregunta, puedes utilizar 👀 para indicar que se está revisando y ✅ cuando se haya respondido. Un proceso organizado y transparente fomentará la participación de los equipos. 

• Archiva las preguntas y respuestas. Proporciona enlaces a recursos relacionados y, a continuación, archiva la sesión en el canal. Las preguntas y respuestas seguirán estando disponibles, lo que permitirá a los equipos consultarlas cuando lo necesiten. 

¿Qué es una plantilla de preguntas abiertas? 

Una plantilla de preguntas abiertas proporciona un marco organizado para llevar a cabo sesiones de preguntas y respuestas de manera estructurada y repetible. Define con claridad el calendario del evento y las expectativas de los participantes, y estandariza la forma en que se envían, responden y archivan las preguntas. 

A diferencia de las plantillas visuales que muestran información estática o los formularios que solo recopilan envíos, una plantilla interactiva de preguntas abiertas aporta transparencia a todo el proceso. Los miembros del equipo pueden ver las preguntas y respuestas en un archivo con función de búsqueda y limitar su búsqueda por categoría o estado. 

Con una herramienta dinámica, las sesiones son colaborativas. Las personas pueden reaccionar, votar cuestiones y compartir archivos sin salir del espacio de trabajo. Los controladores de emojis integrados realizan un seguimiento de los envíos, y las notificaciones avisan a los expertos cuando llegan nuevas preguntas. Además, con las opciones de comunicación asíncrona y la IA de Slack para resumir los hilos de conversaciones, los miembros del equipo pueden ponerse al día y participar, aunque estén en diferentes zonas horarias.

¿Por qué usar una plantilla de preguntas abiertas? 

Las plantillas eliminan las conjeturas y la complejidad, de modo que los responsables, expertos y equipos pueden crear una cultura de comunicación abierta. Una plantilla de preguntas abiertas, que ofrece visibilidad y establece unas reglas comunes, anima a todos a participar, no solo a quienes más suelen intervenir en las reuniones. 

Ya sea para organizar una sesión de preguntas y respuestas con directivos, una sesión de expertos en ingeniería o una ronda de preguntas al final de una reunión, una plantilla de preguntas abiertas mejora y agiliza la comunicación.

• Proporciona coherencia y estructura. Las plantillas son como listas de verificación para llevar a cabo sesiones de preguntas y respuestas. El formato presenta a los expertos y establece las expectativas, lo que despeja las dudas sobre cómo o cuándo participar. Al tener siempre el mismo diseño, los equipos pueden centrarse en aprender sobre el tema en lugar de tener que averiguar qué hay que hacer.
• Fomenta una mayor participación. Una plantilla de preguntas abiertas abre el debate a todo el mundo, no solo a las personas que hacen o responden preguntas. Cuando los empleados votan a favor de las respuestas, etiquetan a compañeros de equipo o añaden recursos, las respuestas se convierten en hilos de conversación colaborativos, y estimulan un entendimiento más profundo y posteriores debates.
• Funciona en el ámbito del liderazgo, la incorporación y la participación de los empleados. Las plantillas de preguntas abiertas ayudan a las organizaciones a crear una cultura de trabajo transparente y colaborativa. Los ejecutivos y responsables de equipo utilizan las preguntas abiertas para abordar los cambios en el lugar de trabajo, fomentar los comentarios y facilitar la transición de los empleados a nuevas funciones o proyectos.

Ventajas de usar la plantilla de preguntas abiertas de Slack

Las sesiones de preguntas abiertas benefician tanto a los líderes como a los empleados, ya que permiten forjar vínculos e intercambiar conocimientos. ¿Y qué mejor lugar para hacerlo que donde ya se encuentran tus equipos, tu información y tus aplicaciones? La plantilla de preguntas abiertas de Slack combina estructura y flexibilidad, lo que ayuda a que las sesiones sean más fluidas y naturales, en lugar de formales o forzadas.

Los equipos eligen la plantilla de preguntas abiertas de Slack para:

• Optimiza la preparación y la moderación. Slack ayuda a quienes organizan las sesiones de preguntas abiertas a ahorrar tiempo. Utiliza la plantilla con canales, flujos de trabajo e hilos de conversaciones para estructurar la sesión. El moderador puede presentar y compartir información sobre el experto, recabar preguntas y organizar las respuestas con las herramientas de Slack. 
• Mejora la forma en que los equipos intercambian conocimientos. Si las preguntas y respuestas se guardan en un espacio de trabajo compartido, la información puede ir evolucionando con las aportaciones de todo el equipo. Así, hay menos repeticiones y se puede volver a los documentos para actualizarlos con clips o etiquetar a personas para hacer un seguimiento. 
• Aumenta la confianza y la transparencia. La coherencia entre los espacios de trabajo reduce la fricción entre equipos multifuncionales o híbridos. Cuando se crea un canal de #preguntasabiertas en Slack y se da acceso a todo el mundo con antelación, el equipo puede conocer al experto, saber su disponibilidad para la sesión, tener tiempo para preparar y enviar sus preguntas, y revisar la sesión después. 
• Mejora la capacidad de búsqueda. Slack archiva las conversaciones de los canales abiertos, lo que permite encontrar cualquier sesión de preguntas abiertas realizada en Slack mediante la búsqueda por palabra clave o tema. De esta manera, se puede volver atrás y encontrar una pregunta y su respuesta, en lugar de tener que volver a plantearla más tarde.   
• Simplifica la colaboración entre aplicaciones. Importa documentos de Google Drive, comparte calendarios o intégralos con Zoom para que las conversaciones sigan fluyendo y planifica el próximo evento sin tener que cambiar de herramienta ni exportar archivos. 
• Fomenta la participación. La implementación de ideas para fomentar la participación del equipo, como una hora intensiva de 60 minutos, y el uso de funciones del canal de Slack, como estados con emojis, menciones y reacciones, facilita la participación y la hace más visible.  

Ejemplos de plantillas y formatos de preguntas abiertas 

Las plantillas de flujo de trabajo de preguntas abiertas se pueden utilizar en una gran variedad de funciones, estructuras de equipo y proyectos. Elige el formato que mejor se adapte a tu objetivo para aumentar la participación. A continuación, te mostramos algunas formas en las que se pueden utilizar las plantillas de preguntas abiertas para facilitar el intercambio de conocimientos.

Plantilla de preguntas abiertas para líderes

Utiliza una plantilla de creación de flujos de trabajo de Slack para organizar sesiones periódicas con los responsables de departamento o los equipos ejecutivos. Para moderar la entrada de preguntas, añade un paso al flujo de trabajo que las envíe primero a un canal de moderación. Consigue una mayor participación informando del tema con antelación, por ejemplo, “Hoja de ruta del cuarto trimestre” o “Cambios en las prestaciones”. 

Plantilla de preguntas abiertas específica para el equipo

Reúne a expertos de marketing en una sesión de preguntas y respuestas sobre un tema específico utilizando una plantilla de comentarios, o bien organiza una sesión conjunta con responsables de marketing y producto, y expertos en experiencia de usuario. Proporciona enlaces a recursos relevantes en las diapositivas de la plantilla de preguntas abiertas. Fija una publicación o un canvas con las preguntas y respuestas más importantes una vez finalizada la sesión.

Plantilla de preguntas abiertas centrada en el proyecto

Utiliza una plantilla de gestión de proyectos como sesión retrospectiva de preguntas abiertas del equipo para mantener el contacto después de un lanzamiento o un hito del proyecto. Invita a los equipos a hacer preguntas sobre el proceso, los retos o los siguientes pasos. Controla y gestiona los comentarios y, después, publica un resumen de lo que has pensado hacer de forma diferente. 

Empezar a usar una plantilla de preguntas abiertas 

La plantilla de preguntas abiertas de Slack permite realizar sesiones de preguntas y respuestas transparentes a las que se puede acceder fácilmente, lo que mejora la forma en que los equipos colaboran y comparten conocimientos. Es una forma estructurada e integrada de recopilar información

Crea vínculos más sólidos organizando tu próxima sesión de preguntas abiertas en Slack.