Mit Slack bietet Gympass seinen Benutzerinnen und Benutzern Zugang zu mehr als 50.000 Fitnessstudios und mehr als 150.000 Workouts.

César Carvalho weiß genau, wie schwierig es ist, auf Reisen körperlich aktiv zu bleiben: Während seiner Zeit als Berater in Brasilien war es für ihn aufgrund seines vollen Terminkalenders fast unmöglich, Sport zu treiben – es sei denn, er zahlte für mehrere Mitgliedschaften in mehreren Städten. Das hat ihn auf die Idee gebracht, Gympass zu gründen, eine Plattform, die Unternehmen und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern 50 % bis 70 % Rabatt auf ein globales Netzwerk von Fitnessstudios, digitalen Workouts und Dienstleistungen für die psychische Gesundheit und Ernährung bietet.

Gympass war seit seiner Gründung 2012 bis 2017 stetig gewachsen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiteten auf mehreren Märkten über drei Kontinente hinweg und benötigten ein zentrales Tool, das mit dem Unternehmen wachsen und die Sicherheitsanforderungen erfüllen konnte. „Bei der Auswahl unserer Kollaborationsplattform war es uns wichtig, dass sie zur Zusammenarbeit einlädt, Spaß macht, intuitiv zu bedienen und anpassbar ist“, sagt Ralf Aigner, CEO von Gympass Deutschland. Im November desselben Jahres führte Gympass Slack schließlich als offizielles Kommunikationstool für interne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für externe Partner, Stakeholderinnen und Stakeholder ein. „Slack war genau das, was wir gebraucht haben, um die Kommunikation bei Gympass auf das nächste Level zu heben. Die Einführung des Tools war schnell erfolgreich, und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren von Anfang an begeistert“, so Aigner. „Ich persönlich bin ein großer Fan der intuitiven Benutzererfahrung.“

Gympass ist heute die größte Fitnesslösung für Unternehmen, die Benutzerinnen und Benutzern Zugang zu 50.000 Fitnessstudios in 14 Ländern und mehr als 7.000 Städten bietet. Das Unternehmen hat einen Marktwert von über einer Milliarde US-Dollar.

„Slack war genau das, was wir gebraucht haben, um die Kommunikation bei Gympass auf das nächste Level zu heben. Die Einführung des Tools war schnell erfolgreich, und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren von Anfang an begeistert. Ich persönlich bin ein großer Fan der intuitiven Benutzererfahrung.“

Effiziente Kommunikation, die mit dem Unternehmen wächst

In der Anfangszeit nutzte Gympass für den Austausch sensibler Daten E-Mails und für schnelle Kommunikation Skype oder WhatsApp. Doch die unterschiedlichen Systeme wurden schnell unübersichtlich, und E-Mails führten zu isolierten Kommunikationssilos. Wenn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht in die richtigen Verteilerlisten aufgenommen wurden, waren sie gezwungen, wertvolle Zeit mit der Suche nach wichtigen Informationen zu verschwenden. Ohne einen sicheren Ort für die Zusammenarbeit konnten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sensible Daten nicht schnell und transparent miteinander teilen. Das rasante Unternehmenswachstum verschärfte das Problem nur noch.

Jetzt erhalten alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Gympass sofort Zugang zu Slack, wodurch sie direkten Zugriff auf relevante Informationen haben, die vorher in zahlreichen E-Mails versteckt waren. Sie können direkt mit dem nötigen Kontext und Einblicken in das Unternehmen in den Arbeitsalltag ihres Projekt-Teams einsteigen.

Channel-basierte Kollaboration in Slack

Die Projekt-Teams bei Gympass arbeiten in einer Vielzahl von Slack-Channels zusammen, an virtuellen Orten zum Austausch von Nachrichten, Dokumenten und Informationen. Über 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen mehr als 2.000 Offene Slack-Channels und versenden täglich 7.000 Nachrichten, um Informationen auszutauschen und Workflows zu vereinfachen. Projekt-Teams nutzen Channels, um Projekte zu koordinieren, über mehrere Standorte und Abteilungen hinweg vernetzt zu bleiben und Aufgaben wie z. B. die Planung von Veranstaltungen schneller zu bearbeiten. Jeder Markt hat seinen eigenen Channel, z. B. #team-germany und #gympass-usa, und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter legen neue Channels an, um mit wichtigen Stakeholdern und Stakeholderinnen zusammenzuarbeiten und teamübergreifende Themen zu besprechen. Wenn zum Beispiel ein Problem mit einem bestimmten Account einer Benutzerin oder eines Benutzers auftritt, können Account-Managerinnen und -Manager und das Support-Team schnell zusammenarbeiten. Diese Problemlösung in Echtzeit ermöglicht es den Projekt-Teams, Probleme auf eine Art und Weise zu lösen, die vorher mit E-Mails nicht möglich war.

„Für uns war es sehr wichtig, ein Tool zu finden, dass uns unserem Ziel näherbringt, nämlich isolierte Informationen zugänglich zu machen und transparente Kommunikation zu garantieren“, erklärt Aigner. „Außerdem sollte das Tool von einem führenden Unternehmen kommen, das ein Wegbereiter der digitalen Transformation ist. Slack erfüllt alle diese Anforderungen.“

Unternehmenskultur, Zusammenhalt und Zusammenarbeit stärken

Die Fähigkeit von Slack, Gympass-Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg zu vernetzen, hat die Kultur im gesamten Unternehmen gestärkt. Slack-Channels wie #team-germany ermöglichen es der Führungsebene, Updates zu Produkten zu teilen, Erfolge zu würdigen und besondere Teamleistungen anzuerkennen. „Die unternehmensweite und weltweite Zusammenarbeit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Slack hat uns in Sachen Teambuilding viele neue Möglichkeiten eröffnet“, sagt Aigner. „Das freut uns ganz besonders, denn zu unseren wichtigsten Unternehmenswerten zählen konstruktive Zusammenarbeit und Teamwork. Sie sind elementare Bausteine für unseren Erfolg.“

Integrationen machen die Zusammenarbeit im Projekt-Team noch einfacher. „Das gemeinsame und gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten über Google Drive direkt in Slack ist ein großer Vorteil, gerade wenn die Zeit knapp ist“, so Aigner. „Neben Google Drive sind Integrationen wie Asana oder Google Kalender unabdingbar.“ Aigner verweist auch auf die Möglichkeit, benutzerdefinierte Emojis zu verwenden, was die Arbeitsatmosphäre auflockert und die täglichen Abläufe im Projekt-Team bereichert. „Die Verwendung von Emojis macht nicht nur Spaß, sondern fördert auch die Kreativität und das Gemeinschaftsgefühl.“

Slack bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern außerdem direktere und persönlichere Kommunikationsmöglichkeiten. „Schon kurz nachdem wir angefangen hatten, Slack zu nutzen, ist mir aufgefallen, dass ich meine Kolleginnen und Kollegen bis dahin nicht wirklich gut kannte, weil ich nur per Telefon oder E-Mail mit ihnen in Kontakt stand“, sagt Aigner. „Jetzt kenne ich alle besser.“

Mit Slack Connect für Vernetzung mit Partnern und Kontinuität im Vertrieb sorgen

Gympass nutzt Slack Connect, um komplexe Vorgänge zu reduzieren und in Channels mit externen Partnern zu kommunizieren, z. B. mit PR-Agenturen. Alle Beteiligten können sich schnell über Unternehmensgrenzen hinweg untereinander abstimmen und mühelos Links, Grafiken und Dateien austauschen. „Mit Slack können wir nicht nur innerhalb des gesamten Unternehmens, sondern auch mit Partnern und Agenturen eine reibungslose Kommunikation sicherstellen“, erläutert Aigner. „Das ist besonders wichtig, um effiziente Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten, während wir weiter wachsen.“

Als die Corona-Pandemie ausbrach und man keine Produkte mehr anbieten konnte, für die persönliche Interaktion erforderlich ist, hat das Vertriebs-Team das Geschäft mit Slack Connect am Laufen gehalten. Über Slack haben die Projekt-Teams bei Gympass aus dem Home-Office abteilungsübergreifend zusammengearbeitet und in nur zwei Wochen ein neues Produkt entwickelt: das Online-Streaming von Fitnesskursen. Das Vertriebs-Team hat anschließend mittels Slack Connect die Gespräche mit Fitnessstudio-Partnern weltweit in Gang gebracht und ihnen die neue Option in den jeweiligen Channels vorgestellt. Diese Channels werden tagtäglich genutzt, um zusammen mit Partnern Account-spezifische Fragen zu klären und eine nahtlose Produkt-Implementierung während des Onboardings zu gewährleisten.

Intern optimieren die Vertriebs-Teams administrative Aufgaben und verständigen sich in Slack-Channels schnell und transparent über jeden Partner. Mithilfe der Salesforce-Integration für Slack können sie in Sekundenschnelle einen umfassenden Überblick über jede Kundin und jeden Kunden erhalten und relevante Gesprächsnotizen, Dokumente und Unterhaltungen direkt von Slack aus in Salesforce erfassen. Dadurch werden auch Routineprozesse wie die Genehmigung von Sonderkonditionen für einen Partner beschleunigt: Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können Führungskräfte einfach direkt im Slack-Channel erwähnen, wenn sie schnell eine Genehmigung brauchen.

Für Aigner und das gesamte Gympass-Team „hat Slack zu einer Verbesserung der Unternehmenskultur geführt, ein Gefühl der Nähe zu Kolleginnen und Kollegen und Projekt-Teams an anderen Standorten geschaffen und zu einer völlig neuen Form der Zusammenarbeit geführt, die vorher nicht möglich war.“ Slack ist die zentrale Plattform für Zusammenarbeit, die es Gympass ermöglicht, Fitnessangebote überallhin zu bringen – auch nach Hause.