Zukunftsfähige Arbeitsmethoden: Wie Kollaborationstools (collaboration tools) die Zusammenarbeit prägen

Die Daten einer weltweiten Umfrage unter 1.200 IT-Entscheidungsträger:innen und 3.000 Benutzer:innen zeigen den Einfluss und die Bedeutung von Kollaborationsplattformen in der neuen Arbeitswelt.

Für viele Menschen war der anfängliche Übergang zu Remote-Work zu Beginn der Corona-Pandemie nicht gerade ein Zuckerschlecken. Der plötzliche Wechsel ins Home-Office hat uns allen eine unangenehme Mischung aus Stress und Isolation beschert und unsere Welt auf den Kopf gestellt.

Eine der Hauptursachen für diese veränderte Wahrnehmung waren unsere langsamen, voneinander isolierten Kommunikationsmittel. Als wir noch mit dem gesamten Team in einem Büro gearbeitet haben, konnten wir die Grenzen herkömmlicher Kommunikationstools in Unternehmen noch durch persönliche Interaktion ausgleichen. Wenn wir Antworten und Hilfe brauchten oder einfach nur reden wollten, haben wir bei Kolleg:innen geklopft oder uns in der Kantine getroffen.

Aber unsere alten Tools reichen für Remote-Work nicht mehr aus. Der neue Arbeitsalltag erfordert Technologien, die schnelle, reibungslose Zusammenarbeit im Team auch dann fördern, wenn nicht mehr alle im gleichen Gebäude oder Büro sitzen. Da hybride, flexible Arbeitsmodelle genau das sind, was sich Mitarbeitende für die Zukunft wünschen, ist es höchste Zeit, dass mehr Unternehmen Kollaborationsplattformen einführen.

Eine Umfrage von Wakefield Research bestätigt das. Das Unternehmen hat Tausende von Benutzer:innen und Entscheidungsträger:innen befragt, die Kollaborationstools für die Zusammenarbeit wie Slack beruflich nutzen. In der Umfrage ging es darum, herauszufinden, welche Rolle die Tools im vergangenen Jahr gespielt haben und welche Trends die Zukunft dieser Plattformen bestimmen.

Kollaborationstools: Die wichtigsten Umfrageergebnisse im Überblick

Die Daten zeigen einen klaren Trend hin zu Kollaborationstools (collaboration tools) als neuem Standard für die Zusammenarbeit im Team. Sie machen uns unabhängiger von E-Mails und Meetings, beschleunigen die Unternehmenskommunikation und richten sie mehr auf Menschen aus.

• Collaboration Tools ersetzen zunehmend die herkömmliche Kommunikation. Obwohl fast die Hälfte der Unternehmen vor der Pandemie kein Kollaborationstool genutzt hat, sagen 78 % der IT-Entscheidungsträger:innen jetzt, dass sie Slack und/oder andere Lösungen auch dann weiter nutzen werden, wenn der „normale“ Arbeitsalltag wieder einkehrt.
• Fachkräfte bevorzugen Kollaborationstools gegenüber E-Mails und Meetings. Wenn sie vor die Wahl gestellt werden, würde mehr als ein Drittel der Benutzer:innen eher auf ihre Arbeits-E-Mails verzichten als auf Slack oder andere Lösungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Außerdem geben 95 % der Slack-Benutzer:innen an, dass sie das Tool gegenüber Videoanrufen bevorzugen, wenn sie sich mit ihrem Projekt-Team austauschen.
• Mitarbeitende wollen ein Mitspracherecht bei der technischen Ausstattung ihres Unternehmens. 37 % der Benutzer:innen sind frustriert, weil sie nicht in die Auswahl von Software-Tools im Unternehmen einbezogen werden. Dabei wäre die Einbeziehung bei Kollaborationsplattformen besonders wichtig, da sie gewissermaßen das digitale Büro eines Unternehmens sind. Aus diesem Grund beziehen IT-Entscheidungsträger:innen Mitarbeitende jetzt mehr in Software-Kaufentscheidungen ein. Mehr als 2 von 5 IT-Entscheidungsträger:innen (41 %) geben an, dass die Befürwortung durch Mitarbeitende zur Entscheidung beigetragen hat, Slack zu wählen.
• 100 % der Slack-Benutzer:innen wollen das Kollaborationstool auch nach dem Ende der Pandemie weiter nutzen. Die Gründe: Sie können in der Slack-App zusammenarbeiten, wann und wo es ihnen am besten passt. Die Abstimmung zwischen verschiedenen Projekt-Teams verbessert sich und die individuelle Produktivität steigt.

Kollaborationsplattformen sind für die neue Arbeitsweise unabdingbar

Der plötzliche Wechsel zu Remote-Work im März 2020 hat dafür gesorgt, dass Projekte zur digitalen Transformation, die sich zuvor über mehrere Jahre erstreckten, innerhalb von wenigen Wochen und Monaten umgesetzt werden mussten. So unvorbereitet uns der Wechsel auch getroffen haben mag – die Vorteile haben viele Teams überzeugt und sie möchten auch zukünftig weiterhin im Home-Office arbeiten.

Eine Umfrage des Future Forum, eines neuen Forums, das Unternehmen dabei helfen soll, die notwendigen Veränderungen vorzunehmen, um in Remote- und Hybrid-Umgebungen erfolgreich zu sein, hat ergeben, dass 72 % der Wissensarbeitenden sich für die Zukunft ein hybrides Arbeitsmodell wünschen – eine Mischung aus Remote-Work und Arbeit in einem gemeinsamen Büro.

Beinahe die Hälfte der Unternehmen (47 %) haben vor der Pandemie noch keine Kollaborationsplattform genutzt. Aber jetzt, mit dem Wechsel zu hybriden Arbeitsmodellen, ist klar, dass solche Plattformen für die Zukunft der Unternehmenskommunikation eine immer wichtigere Rolle spielen. Und wir fangen gerade erst an, das ganze Potenzial dieser Tools zu erfassen, da viele Unternehmen ihre Plattform für die Zusammenarbeit Anfang 2020 so schnell einführen mussten.

Kollaborationsplattformen sind auch in Zukunft essenziell für das Projektmanagement

Aber trotz der rasanten Umstellung haben sowohl die Benutzer:innen als auch die IT-Entscheidungsträger:innen den Erfolg der neuen Kommunikationsweise am eigenen Leib erfahren – und die Mehrheit der Mitarbeitenden und Entscheidungsträger:innen möchte nicht zu den alten Projektmanagement-Methoden zurückkehren.

• 79 % der Benutzer:innen geben an, dass ihre Kollaborationsplattform für ihre tägliche Arbeit sehr wichtig ist.
• 78 % der IT-Entscheidungsträger:innen geben an, dass sie weiterhin Slack oder andere Lösungen nutzen werden, auch wenn nach der Pandemie die „normalen“ Arbeitsabläufe wieder zurückkehren.
• 100 % der Slack-Benutzer:innen wollen das Tool auch nach dem Ende der Pandemie weiter nutzen. Als Hauptgründe geben sie an, dass sie in Slack dann zusammenarbeiten können, wenn es ihnen am besten passt, dass das Kollaborationstool (collaboration tool) die Abstimmung zwischen verschiedenen Projekt-Teams verbessert und dass es die individuelle Produktivität steigert.

Herkömmliche Kommunikationsplattformen werden zunehmend überflüssig

Während Kollaborationsplattformen immer beliebter werden, werden traditionelle Kommunikationsmethoden immer unbeliebter.

• Die E-Mail verliert ihren Status als Standard-Tool der Unternehmenskommunikation. Mehr als die Hälfte der IT-Entscheidungsträger:innen glaubt, dass E-Mails bis 2024 als vorrangiges Kommunikationstool abgelöst werden. Und wenn man sie vor die Wahl stellt, würden 36 % der Benutzer:innen lieber auf ihre Arbeits-E-Mails als auf Slack oder andere Lösungen zur Zusammenarbeit verzichten.
• Meetings werden durch asynchrone Kommunikation ersetzt. Nie wieder „Meetings, die auch in eine E-Mail gepasst hätten“ – Benutzer:innen meinen, dass durchschnittlich 40 % ihrer Meetings durch einen asynchronen Slack-Thread ersetzt werden könnten. 95 % der Slack-Benutzer:innen sagen, dass sie sich lieber über Slack mit ihrem Projekt-Team vernetzen würden als über Videokonferenzen.

Remote-Work bleibt unabdingbar. Das bedeutet, dass Kollaborationsplattformen ebenfalls unabdingbar werden und die Art und Weise, wie wir über die Kommunikation und Projektmanagement bei der Teamarbeit denken, weiterhin prägen.

Mitarbeitende bevorzugen Slack gegenüber E-Mails

E-Mails gibt es schon seit fast 50 Jahren. Sie sind das Standard-Kommunikationstool bei der Arbeit. Sie sind aber auch das Überbleibsel eines überholten hierarchischen Unternehmensmodells.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen hybriden Unternehmensmodell sind Transparenz, gemeinsame Entscheidungen und Zusammenarbeit. Die geschlossene Struktur von E-Mails trennt deine Teams von den Informationen, die sie benötigen, und auch voneinander.

Stewart Butterfield, CEO von Slack, hat zwar gesagt, er sehe „keine Vorteile darin, E-Mails vollständig zu ersetzen“, aber Kollaborationsplattformen wie Slack scheinen E-Mail nicht nur in puncto Produktivität zu schlagen, sondern auch, wenn es darum geht, eine gesunde Unternehmenskultur zu fördern und das Gefühl von Isolation zu verhindern.

Slack spart Mitarbeitenden Zeit

Studien zufolge nehmen E-Mails täglich mehr als 3 Stunden in Anspruch (mit anderen Worten: etwa 37 % der Woche eines typischen Wissensarbeitenden) – kein Wunder, denn man muss seinen Posteingang im Auge behalten, Junk-Mails filtern, durch lange „Allen antworten“-Threads scrollen und Nachrichten hin- und herschicken, bevor man eine Entscheidung treffen kann.

Mit Slack-Channels können sowohl Einzelpersonen als auch abteilungsübergreifende Projekt-Teams Projekte und Probleme schnell anpacken, ohne auf den zugehörigen Kontext verzichten zu müssen oder die Übersicht zu verlieren. Das steigert die Produktivität enorm.

Unsere Studie hat ergeben, dass Benutzer:innen täglich durchschnittlich 90 Minuten einsparen, wenn sie Slack anstelle von E-Mails verwenden. Das sind wöchentlich insgesamt 7,5 Stunden, was bedeutet, dass Slack seinen Benutzer:innen pro Woche fast einen ganzen Tag schenkt.

Slack fördert persönliche Kontakte

Aber für ein produktives hybrides Büro braucht man mehr als nur Effizienz. Mitarbeitende müssen auch miteinander in Kontakt bleiben, damit sie motiviert sind. Beim Future Forum von Slack betrafen zwei der fünf größten Herausforderungen von Remote-Work Vernetzung:

• Die Pflege und der Aufbau von Arbeitsbeziehungen zu Kolleg:innen
• Gefühle der Einsamkeit und Isolation

E-Mails sind im Grunde ein formelles Medium, mit dem man nur schwer zwischenmenschliche Kontakte zu Kolleg:innen im virtuellen Office aufbauen kann. Die Beschränkung auf Einzelgespräche kann das Gefühl der Isolation noch verstärken, da die Sichtbarkeit eingeschränkt ist und Mitarbeitende nicht mit dem gesamten Unternehmen interagieren können.

Slack vernetzt Menschen miteinander, weil ihnen nicht nur ein Kollaborationstool (collaboration tool), sondern auch eine digitale Arbeitsumgebung geboten wird. In der Slack-App müssen Unterhaltungen nicht formell sein. 80 % der Slack-Benutzer:innen sagen, dass sie ein GIF eher in einem Slack-Channel versenden würden als in einer Gruppen-E-Mail.

Die informellere Umgebung vermittelt ihnen schneller das Gefühl, mit anderen Menschen zu interagieren und nicht mit unpersönlichen Benutzernamen. Informelle Slack-Channels fördern eine Unternehmenskultur, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht. Tatsächlich nutzen 95 % der Slack-Benutzer:innen mit ihren Kolleg:innen teambildende Slack-Channels.

Slack durchbricht Kommunikationsbarrieren

Die Förmlichkeit von E-Mails ist ein großes Hindernis für zwanglose Unterhaltungen, die für den Aufbau und die Pflege von zwischenmenschlichen Beziehungen essentiell sind. Selbst die Kontaktaufnahme mit einer Führungskraft kann für Mitarbeitende, deren Interaktionen sich auf E-Mails und gelegentliche Meetings beschränken, schwierig sein – vom Aufbau einer persönlichen Beziehung ganz zu schweigen.

Mithilfe der Kollaborationsplattform Slack können Mitarbeitende einfacher mit Entscheidungsträger:innen sowie Führungskräften kommunizieren – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Diese Funktion ist heute bereits verfügbar, in voller Übereinstimmung mit den Vorschriften zum Dateneigentum und ohne großen Aufwand bei der Einrichtung und Verwaltung durch die IT-Abteilung. Die Hälfte der Benutzerinnen und Benutzer von Slack bevorzugt die Kollaborationsplattform für die Kommunikation mit Kund:innen, und 96 % der Benutzer:innen geben an, dass Slack ihnen hilft, bessere Beziehungen zu ihren Vorgesetzten aufzubauen (im Vergleich zu E-Mails).

96 % der Benutzer:innen geben an, dass Slack ihnen hilft, bessere Beziehungen zu ihren Vorgesetzten aufzubauen (im Vergleich zu E-Mails)

Das neue Zeitalter der hybriden Arbeitsmodelle macht es für Unternehmen unvermeidlich, Kollaborationstools (collaboration tools) einzusetzen. Sie steigern sowohl die Produktivität der Teams als auch die zwischenmenschliche Verbundenheit – egal, wo sich die Mitarbeiter:innen befinden.

Bei der Kaufentscheidung für Software spielen Mitarbeitende eine immer größere Rolle

Ganz egal, wie innovativ eine neue Technologie ist – wenn die Mitarbeiter:innen sie nicht mögen und nutzen, ist sie reine Geldverschwendung. Doch IT-Verantwortliche und Endbenutzer:innen haben oft sehr unterschiedliche Vorstellungen davon, welche Rolle Technologien spielen sollen und was bei ihrem Einsatz am wichtigsten ist.
Wer einen ansprechenden und wertvollen Tech-Stack vorweisen möchte, muss denjenigen zuhören, die tatsächlich von den entsprechenden Entscheidungen betroffen sind. 37 % der Benutzer:innen sind bereits frustriert, dass sie nicht in die Auswahl der Software-Tools ihres Unternehmens einbezogen werden.

Die Wahl der Kollaborationsplattform eines Unternehmens wird stark von den Mitarbeitenden beeinflusst

Wenn es um Kollaborationstools (collaboration tools) geht, steht noch mehr auf dem Spiel. In einer hybriden Arbeitsumgebung ist deine Software für die Zusammenarbeit gewissermaßen das neue Bürogebäude.

Und genauso wenig wie du ein neues Bürogebäude in ein Labyrinth verwandeln würdest, so wenig möchtest du eine Plattform, die für die Benutzer:innen nicht intuitiv ist und sie frustriert. Daher überrascht es nicht, dass IT-Entscheidungsträger:innen ihren Mitarbeitenden bei der Wahl einer Kollaborationsplattform wie z. B. Slack mehr Mitsprache einräumen. In unserer Umfrage haben wir folgendes festgestellt, 41 % der IT-Entscheidungsträger:innen geben an, dass die Befürwortung durch die Mitarbeitenden mit zur Entscheidung beigetragen hat, Slack zu wählen.

Nutze eine Best-of-Breed-Strategie, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen

Bei der Wahl einer Kollaborationsplattform, die die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Projektmanagement erfüllt, solltest du einen Best-of-Breed-Ansatz verfolgen: Setze auf das beste Tool für die jeweilige Aufgabe, statt auf das Softwarepaket eines einzigen Anbieters zurückzugreifen und eine Einheitslösung zu erzwingen.

Wenn du komplett auf die Software eines einzigen Anbieters setzt, um dein Unternehmen zu führen, kannst du allerdings nicht mehr so flexibel auf die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens eingehen. Dein IT-Budget ist dann komplett an das Ökosystem dieses Anbieters gebunden und von ihm abhängig.

Auch wenn Lösungen von einem einzigen Anbieter wegen ihrer Einfachheit beliebt sind, sind sie nicht für alle deine Software-Belange die beste Wahl. Die Entscheidung für das Ökosystem eines einzigen Anbieters anstelle eines Best-of-Breed-Ansatzes hindert dich daran, für die anstehende Aufgabe das beste Tool zu nutzen.

Best-of-Breed-Tools konzentrieren sich auf ihr wichtigstes Projekt- und Aufgabenmanagement und bieten in den meisten Fällen verschiedene Schnittstellen zur Integration mit anderen Software-Lösungen.

Slack verfolgt diesen Best-of-Breed-Ansatz. Das Tool ist eine offene, flexible Kollaborationsplattform, die es ermöglicht, kundenspezifische Lösungen zu entwickeln und die Integrationen mit Tausenden anderen Tools (einschließlich zum Beispiel Office 365, Google Workspace, SharePoint, Asana oder Trello) bietet. Dadurch kannst du gemeinsam mit deinen Mitarbeitenden den Tech-Stack aufbauen, der für eure Herausforderungen, Projekte und Aufgaben am besten geeignet ist und euch den Arbeitsalltag wirklich erleichtert. Das gilt für große Organisationen ebenso wie für kleine Teams. Betrachte Slack als die 2 % deines Softwarebudgets, die den Wert der anderen 98 % erhöhen.

Kollaborationsplattformen sind zukünftig unabdingbar

Der rasante Anstieg von Remote-Work hat dazu geführt, dass wir unsere Kommunikation bei der Arbeit neu überdenken. Fast 80 % der Benutzer:innen sagen jetzt, dass ihre Kollaborationsplattform sehr wichtig ist – obwohl 47 % der Unternehmen bis März 2020 nicht einmal eine solche Plattform genutzt haben.

Dabei geht es schon lange nicht mehr nur um die direkte Kommunikation, sondern vielmehr um Kollaboration auf allen Ebenen. Moderne Kollaborationstools (collaboration tools) digitalisieren den gesamten Workplace. Informationen und Dokumente werden an einem zentralen Ort verwaltet und stehen allen betreffenden Mitarbeitenden zur Verfügung. Gemeinsam Aufgaben bearbeiten, in Echtzeit oder asynchron Informationen austauschen oder automatisierte Workflows und Prozesse verwalten – das sind nur einige der Kernaufgaben intelligenter Tools für die moderne Zusammenarbeit und Projektmanagement.

Das hybride Arbeitsmodell fühlt sich möglicherweise wie eine immense Herausforderung an. Mit Tools wie Slack ist es jedoch möglich, einen Best-of-Breed-Ansatz zu wählen und die Kollaborationsplattform aufzubauen, die dein Unternehmen braucht, um erfolgreich zu sein.

Methodik

Diese Umfrage wurde von Slack in Auftrag gegeben und von Wakefield Research zwischen dem 9. und 23. Februar 2021 mittels einer E-Mail-Einladung und einer Online-Umfrage durchgeführt. Sie wurde an 3.000 Benutzer:innen versendet, die angestellte Fachkräfte sind und bei der Arbeit Slack oder Microsoft Teams verwenden. Diese Fachkräfte arbeiten zudem in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden, die eine kostenpflichtige Version von Slack oder Microsoft Teams verwenden. Es wurden jeweils 500 Personen in den folgenden Länder befragt: USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Japan und Australien. Wir haben außerdem 1.200 IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger befragt, die angestellte Fachkräfte sind, bei der Arbeit Slack oder Microsoft Teams verwenden und in einem Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden und mit einer kostenpflichtigen Slack- oder Teams-Version arbeiten. Bei dieser Gruppe wurden in den oben genannten Ländern jeweils 200 Personen befragt.