あらゆるビジネスで欠かせないコミュニケーション。しかし、コミュニケーションの不足や伝達ミスによるエラーは、ビジネスにおける失敗へと結びついていく可能性があります。
この記事では、コミュニケーションエラーが起きる原因のほか、コミュニケーションツールを取り入れた効果的な対策などについて解説します。
コミュニケーションエラーとは？
コミュニケーションエラーとは、コミュニケーションにまつわるさまざまなミスのことです。このコミュニケーションエラーには、大きく分けて2つのエラーがあるといわれています。まずは、それぞれのコミュニケーションエラーがどのようなものかご説明します。
情報伝達不足によるコミュニケーションエラー
情報伝達不足によるコミュニケーションエラーとは、慢性的なコミュニケーション不足により、伝達すべき情報が伝わらないエラーです。「言ったつもりだけど伝わっていなかった」というようなケースがそれにあたり、情報を伝える側と情報を受ける側双方が「コミュニケーションを図る」という意識が低いために起こりうるエラーだと考えられます。
誤情報の伝達によるコミュニケーションエラー
誤情報の伝達によるコミュニケーションエラーは、情報を伝える側が間違っていた場合と、情報を受ける側が伝えられた情報を誤って解釈してしまった場合に起こります。
このエラーの場合、情報の伝え方、受け取り方の齟齬が原因と考えられます。
コミュニケーションエラーはなぜ発生する？
コミュニケーションエラーは、なぜ発生するのでしょうか。その原因はひとつだけではありません。情報を伝える人間や情報を受ける人間の心理状態に起因するもの、企業文化に起因するもの、ミスを誘発しやすい状況に起因するものなどさまざまです。
コミュニケーションエラーを防ぐには、エラーが発生する原因を理解することが重要です。起こりやすいコミュニケーションエラーの中から一般的なものを挙げて、その原因について解説します。
情報を伝える側が伝わるはずだと思い込むエラー
情報を伝える側が伝わるはずだと思い込み、適切な確認や念押しをしなかった場合、コミュニケーションエラーに発展することがあります。この「伝わるはず」「理解してくれるはず」という意識は、情報を伝える側と情報を受け取る側との間に意識の乖離を生み出します。それと同時に、お互いにコミュニケーションに対する責任感が曖昧なものとなってしまうため、結果としてコミュニケーションエラーとなってしまうのです。
コミュニケーション習慣の低下が招くエラー
コミュニケーションが活発ではない組織や、部署間の交流が盛んではない組織など、コミュニケーション習慣があまりない場合、コミュニケーションエラーを招く可能性も高くなります。
コミュニケーション習慣が活発な組織であれば、情報伝達の際にも「ちゃんと相手に伝わったか」「伝えられた情報を正しく解釈できているか」といった、情報伝達の際に必要な確認や念押しなどを当たり前のように行っています。しかし、コミュニケーション習慣に乏しい組織では、情報伝達の確認を丁寧にしない場合があり、結果的にコミュニケーションエラーが発生しやすい状況になってしまうのです。
忙しすぎるために発生するエラー
情報を伝える側、情報を受ける側どちらかが多忙な状況にある場合、あるいは双方が多忙な状況にある場合なども、コミュニケーションエラーが起こりやすくなります。多忙を極めるがために目の前の仕事だけに意識がとらわれてしまった結果、コミュニケーションがわずらわしく感じるような状況を作り出してしまうのです。その結果、コミュニケーションエラーが起こりやすくなります。
間違った情報を伝えてしまったことによるエラー
情報を伝える側の人間が、正しい情報を得ないまま誤った情報を伝えてしまうとコミュニケーションエラーが発生します。
この場合、情報を理解するための知識や経験が乏しいことによって発生する場合と、伝達する情報そのものが誤ったものだった場合に発生する場合の2つのパターンが考えられるでしょう。
コミュニケーションエラーを発生させないための対策
コミュニケーションは、あらゆるビジネスにおける最も基本的なスキルであり、大切な要素です。そのため、コミュニケーションにエラーが生じると、ビジネスにさまざまな悪影響を及ぼすことになります。
そんなコミュニケーションエラーを防ぎ、正しいコミュニケーションを継続して行えるようにするためには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。
実は、コミュニケーションエラーを防ぐのは、それほど難しいことではありません。コミュニケーションエラーはヒューマンエラーの一種ですから、コミュニケーションを図る人間が意識を変えることでエラーを防ぐことができるのです。
コミュニケーション文化を根付かせる
最も基本的なコミュニケーションエラー対策は、コミュニケーション文化を根付かせることです。コミュニケーション文化に乏しい環境では、積極的に誰かに情報を伝えるという意識が芽生えません。こうした文化や環境の組織では、コミュニケーションエラーが起こりやすいといえます。
そのため、気軽にコミュニケーションを図ることのできる雰囲気づくりを行ったり、常日頃からコミュニケーションを行ったりする機会を設けるといいでしょう。例えば、フリーアドレス制やビジネスチャットツールの活用をはじめとしたコミュニケーションを促進させる仕組みを導入すれば、必然的にコミュニケーションが活発となり、コミュニケーションエラーを防ぐことへとつながっていきます。
具体的な説明を心掛ける
誰かに情報を伝える際、できる限り具体的な説明を心掛けることで、情報を正しく伝えることができ、結果的にコミュニケーションエラー防止へとつながっていきます。
また、メールやチャット、メッセージなどでのコミュニケーションの場合は、あまり冗長的にならない説明を心掛けましょう。似たような内容を繰り返す書き方は混乱を招きやすくコミュニケーションエラーにつながりやすくなります。また、グラフなどの図表を用いることで、より具体的な説明を行うことが可能です。
情報を伝えるためのルールを設ける
情報が正しく伝わったかどうかを確認するルールを設けることも、コミュニケーションエラー防止に効果的です。
例えば、情報を受ける側は、正しく情報を受け取ったかの確認として、受け取った情報を復唱するなどして情報を伝えた側にチェックをしてもらうなどのルールを設けることで、コミュニケーションエラーを防ぐことができます。一定のレベル以上の重要度がある情報の伝達の場合は、こうしたルールを適用することで、より確実に、また正確に情報を伝えることができるでしょう。
安心してコミュニケーションできる環境を整える
失敗を過度に叱責するような風土や、抑圧的な空気感のある環境では、発言することにためらいが生じ、それがコミュニケーションエラー発生の要因となる場合があります。
このような場合は、従業員たちから改善してほしい部分の意見を募り、明確化したうえで環境改善を図っていくことも重要です。それによって、誰もが臆せずにコミュニケーションを図っていける土壌が生まれていきます。
エラー事例を共有する
同じような種類のコミュニケーションエラーが頻発する場合は、過去のエラー事例を組織全体で共有することで、コミュニケーションエラーの発生を抑えることができるようになります。
この際、単に共有して終わりではなく、可能な限りエラー事例についてチームで論じ合い、再発を防ぐためのルールなどを導き出すことを心掛けると、より効果的にコミュニケーションエラーの発生を抑えることができます。
ツールを活用してコミュニケーションエラーを防ぐ
コミュニケーションエラーは、その名のとおり、コミュニケーションに何らかの問題があって発生するエラーです。そこで、コミュニケーションを円滑にしてくれるようなツールを活用することも、コミュニケーションエラー防止に効果的です。
コミュニケーションツールには、チャットツールやウェブ会議ツールなどさまざまな種類があり、それぞれ特性が異なります。これらの中から、自分の職場環境や用途に最適なものを検討し、活用することでコミュニケーションが活性化し、コミュニケーションエラーを防ぐことができるようになります。
コミュニケーションエラー対策に Slack をおすすめする理由
数あるコミュニケーションツールの中でも、ビジネスチャットツールとして知られている Slack は、グループでのコミュニケーションに最適な「チャット」、1対1でのコミュニケーションに最適な「 DM （ダイレクトメッセージ）」、映像と音声でコミュニケーションを行える「ウェブ会議」と多彩なコミュニケーションを行えるので、あらゆるオフィス環境や用途に対応できる点で非常に強力なコミュニケーションツールとなるでしょう。
Slack は、コミュニケーションの履歴なども残すことができるので、「あの時、どんなことを伝えたのか忘れた」といった場合、履歴をさかのぼって確認できるのも、コミュニケーションエラーを防ぐうえで大きなメリットとなります。また、 Slack はビジネスでの使用を前提に開発されたツールですので、高度なセキュリティも備えており、重要データの共有も安心して行うことができます。
コミュニケーションエラーを防ぐうえではエラー事例の共有が重要ですが、そういった場合も Slack なら安心・確実な情報共有を行うことができます。
ツールも活用してコミュニケーションを活性化させよう
コミュニケーションエラーは、それぞれが少し気配りをするだけで解消できるエラーです。面と向かって話にくい、人と話をするのが苦手という人なら、ツールを使うことでスムーズに周囲とコミュニケーションをとることができるでしょう。
また、 Slack のようなツールを使うことで、リモートワーク（テレワーク）をしている場合や、外出先からでも簡単にコミュニケーションをとることができます。
もし、現状にコミュニケーション環境に課題を感じているのなら、 Slack を用いてコミュニケーションエラー防止に取り組んでみてはいかがでしょうか。
よくある質問
HOME > Slack 日本語ブログTOP > コラボレーション > コミュニケーションエラーはなぜ発生する？その原因と対策を解説
助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。