Zusammenarbeiten, wenn das Büro zubleibt

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Es wird niemanden überraschen, dass wir hier bei Slack ziemlich intensive Benutzer:innen von Slack sind. Sogar sehr intensive Benutzer:innen, um genau zu sein. Jeden Tag nutzen wir Slack, um unsere Niederlassungen rund um den Globus miteinander zu verbinden – von New York über München und Pune bis nach Tokio. Unser eigenes Produkt steht im Mittelpunkt unserer Geschäftsabläufe. 

Wie alle anderen auch machen wir uns derzeit Gedanken über die Gesundheit unserer Mitarbeitenden, ihrer Familien und ihres Umfelds und darüber, wie sich dadurch unsere Zusammenarbeit verändert, um die Ausbreitung der Infektion einzudämmen. Wie viele andere Unternehmen haben auch wir derzeit Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten, obwohl sie normalerweise gemeinsam im Büro wären. Wir werden auch oft gefragt, wie wir bei Slack Slack nutzen. Daher scheint dies eine gute Gelegenheit zu sein, unsere Erkenntnisse darüber zu teilen, wie die Arbeit im Homeoffice die Art und Weise verändert, wie wir unser Produkt nutzen.

Hier findest du eine Sammlung von Slack-Gewohnheiten und -Tricks – die meisten davon sind klein und leicht umzusetzen –, die unseren Kolleg:innen, die nun im Homeoffice arbeiten, eine erfolgreiche Teamarbeit ermöglichen. Und wenn du über diese Tipps hinaus noch mehr Informationen zum Thema Remote-Arbeit in Slack suchst, findest du in unserer Ressourcenbibliothek eine umfassende Sammlung von Tipps, Artikeln und Erfahrungsberichten. 

Die Umstellung auf Remote-Arbeit kann den Betriebsablauf von Unternehmen beeinträchtigen. Wir sind hier, um dem Abhilfe zu schaffen. Unten in diesem Beitrag findest du Informationen über Webinare und persönliche Beratungen, die ab nächster Woche stattfinden werden und dich beim Übergang zur Arbeit vom Home-Office aus unterstützen.

1. Einen Channel für Mitteilungen erstellen

Jedes Slack-Büro verfügt über einen Ankündigungs-Channel – einen Channel, der für die meisten Mitarbeitenden auf „Nur-Lesen“ eingestellt ist, über den jedoch Administrator:innen, Büroleiter:innen und die Abteilung für interne Kommunikation wichtige Informationen veröffentlichen können. In Zeiten wie diesen sind derartige Channels ebenso wichtig wie notwendig. Jetzt geht es nicht mehr um das Mittagessen in der Kantine, sondern um Updates zu Büroschließungen, Empfehlungen zu Reisen und hilfreichen Services und Links zur Unterstützung unserer Mitarbeitenden, und allen, die ihnen am Herzen liegen.

Erfahre, wie du Berechtigungen zum Posten in Channels verwaltest.

2. Benutzerdefinierte Status verwenden

Wir nutzen im Slack-Büro bereits intensiv benutzerdefinierte Status (und die dazugehörigen Emojis), damit andere auf einen Blick erkennen können, ob wir im Urlaub, unterwegs, bei einem Meeting oder beispielsweise im Home-Office sind. Wenn alle im Home-Office arbeiten, ist der letzte Punkt natürlich hinfällig, und die Art und Weise, wie wir den Status nutzen, ändert sich. Da unsere Kolleg:innen nicht mehr sehen können, wann wir nicht an unserem Schreibtisch sitzen, setzen wir einen benutzerdefinierten Status, um allen mitzuteilen, dass wir kurz weg sind, offline sind oder gerade telefonieren und daher möglicherweise etwas langsamer antworten. Ein weiterer Vorteil: Man kann diese Status so einrichten, dass sie automatisch ablaufen – „in der Mittagspause“ ist zum Beispiel ein Status, den man wahrscheinlich nach einer Stunde verschwinden lassen möchte. 

Erfahre, wie du deinen Status und deine Verfügbarkeit in Slack einstellst.

3. Meetings in Channels verlegen

Das Verlegen von Meetings in Channels ist nicht nur eine hervorragende Methode für die Arbeit im Home-Office, sondern auch eine gute Möglichkeit, Meetings zu identifizieren, auf die man möglicherweise ganz verzichten könnte. Für ein wöchentliches Status-Meeting legen wir eine bestimmte Uhrzeit fest, bis zu der jeder seinen Status in einem Channel für das jeweilige Projekt posten soll. Fragen können im Thread (wenn sie nur an diese Person gerichtet sind) oder in einem Channel (wenn sie an alle oder die meisten gerichtet sind) gestellt werden. Jeder kann nachlesen, woran die anderen gerade arbeiten, und obendrein erhalten wir automatisch ein Protokoll des Meetings.

Zugehörige Inhalte: Twitter veranstaltet mithilfe von Slack und Google Meet ein virtuelles Meeting mit Teilnehmern aus aller Welt. Das Fazit von CEO Jack Dorsey: „Es hat einwandfrei funktioniert.“ Der Leiter der Personalabteilung von Twitter erklärt gegenüber einem Reporter, dass diese Erfahrung bereits zu einem Umdenken führt. 

Erfahre mehr über Meetings, die in Slack funktionieren (und welche nicht funktionieren) (auf Englisch).

4. Direktnachrichten nicht vergessen

Auch Direktnachrichten spielen eine wichtige Rolle. Den Großteil unserer Arbeit erledigen wir in den Channels bei Slack, aber wenn wir persönlich zusammenarbeiten, drehen wir oft unsere Stühle herum und sagen: „Hey, kannst du dir das mal kurz ansehen?“ Wenn wir ein Problem im realen Leben nicht lösen können, schicken wir uns gegenseitig unsere unfertigen Entwürfe per Direktnachricht, um Feedback und Ideen zu erhalten (das haben wir beim Verfassen dieses Blogbeitrags übrigens sehr oft gemacht). Wir arbeiten viel in Google Docs, und Slack macht es uns leicht, laufende Projekte zu teilen; wir fügen einfach den Link in Slack ein, woraufhin wir durch einen Prompt aufgefordert werden, die Zugriffsrechte anzupassen, falls das Dokument nicht für den jeweiligen Empfänger freigegeben ist.  

5. Umreiße deine Ideen und lade sie in Slack hoch

Whiteboarding … mit einem Permanentmarker: Im echten Leben eine furchtbare Idee, aber perfekt, wenn wir im Homeoffice arbeiten. Und Papier verwenden. Denn für den eingefleischten visuellen Denker kann es schwierig sein, diese Gewohnheit abzulegen, wenn man außerhalb des Büros arbeitet. Wir skizzieren Ideen auf einem Blatt Papier, machen dann ein Foto mit unserem Handy und laden es von dort aus direkt in einen Channel in Slack hoch, damit die Unterhaltung weiterfließt. Mit der Zeit haben wir festgestellt, dass das Erstellen von Folien zur visuellen Vermittlung einer Idee zu viel Zeit in Anspruch nehmen kann – all das Herumprobieren mit Schriftgrößen, Rahmenbreiten und der Ausrichtung von Pfeilen –, und wenn wir einfach nur eine Idee vermitteln wollen, reichen Stift und Papier (und Kamera) völlig aus. 

Erfahre mehr über das Hinzufügen von Dateien zu Slack.

6. Kommuniziere von Angesicht zu Angesicht, egal, wo du bist

Die schriftliche Kommunikation kann schwierig sein, insbesondere in heiklen oder nuancierten Situationen. Manchmal muss man sich einfach gegenseitig ins Gesicht sehen und Dinge aussprechen. Für einen kurzen Anruf kannst du die in Slack integrierte Audio- und Videoanruffunktion nutzen. Wir haben außerdem viele der gängigen Audio- und Videodienste integriert – du kannst diese als Standarddienst festlegen, der beim Klicken auf das Anrufsymbol in Slack verwendet wird. Wir sind intensive Benutzer:innen von Zoom für größere Meetings und verlassen uns stark auf den Befehl /zoom, um Ad-hoc-Meetings einzurichten, aber auch bei den anderen integrierten Anbietern findest du ähnliche Funktionen.

 Erfahre mehr über Apps für Audio, Video und Bildschirmfreigabe in Slack. 

7. Teile Channels mit Anbieter:innen, Partner:innen und Kunden bzw. Kundinnen

Wenn wir nicht reisen können, um uns an einem gemeinsamen Ort zu treffen, arbeiten wir trotzdem über Slack zusammen. Ein Geteilter Channel ist genau das, wonach er klingt – ein Channel, der sowohl in unserem Workspace als auch in deren Workspace existiert und es uns ermöglicht, über Slack unternehmensübergreifend zu kommunizieren. Wir nutzen Geteilte Channels derzeit intensiv, um die Zusammenarbeit mit Partner:innen, Kund:innen und Lieferant:innen trotz unserer abgesagten Reisepläne am Laufen zu halten.

Sieh dir unseren Leitfaden zu Geteilten Channels an. 

8. Lasse Emojis sprechen

Wenn wir nicht persönlich „Danke“, „Gut gemacht“ oder „Tolle Arbeit“ sagen können, nutzen wir stattdessen eine Emoji-Reaktion. Kurz nachdem wir diesen Blogbeitrag veröffentlicht haben, wird einer von uns eine Nachricht in einem Channel posten, um das Unternehmen darüber zu informieren, dass der Beitrag online ist. Daraufhin wird es eine Flut von :tada:, :100: und einer Reihe anderer benutzerdefinierter Glückwunsch-Emojis hageln – vielleicht taucht hier sogar der Party-Papagei auf. Jeder liebt es, Anerkennung zu erfahren! Eine Emoji-Reaktion, oder „Reacji“ – ein Wort, von dem wir immer wieder betonen, dass es existiert –, ist eine schnelle und übersichtliche Art, mit deinen Teamkolleg:innen zu kommunizieren.

Erfahre mehr über die Verwendung von Emoji-Reaktionen in Slack.

9. Zusätzliche Ressourcen

Auch hier findest du weitere Tipps und Vorschläge auf der Seite Slack für Remote-Arbeit in unserer Ressourcenbibliothek. Einige sind klein und lassen sich leicht umsetzen, wie die oben genannten. Andere sind umfangreicher und sollen dir dabei helfen, über die Grundlagen nachzudenken, die du für eine verteilte Belegschaft benötigst. Wenn ihr einen wichtigen Tipp oder eine Strategie zum Thema Remote-Arbeit habt, die wir hier noch nicht behandelt haben, würden wir uns sehr freuen, davon zu hören – nutze dazu den Slash-Befehl /feedback in Slack oder schreibe uns einen Tweet an @Slackhq.

Zu guter Letzt wissen wir, dass eine Liste mit Tipps und Wissensartikeln nicht immer passend ist. Unabhängig davon, ob dein Team Slack zum ersten Mal nutzt oder ihr alle schon richtige Slack-Profis seid – wir möchten euch bei dieser ungeplanten Veränderung helfen: von einem Team, das vor Ort im Büro zusammenarbeitet, hin zu einem Team, für das Zusammenarbeit auch von virtuellen Home-Offices aus reibungslos funktioniert. Falls du unsere Hilfe annehmen möchtest:

• Ab nächster Woche veranstalten wir eine Reihe von Webinaren zum Thema Remote-Arbeit. Dabei handelt es sich um Live-Veranstaltungen mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Anmeldung findest du hier. 
• Wenn du personalisierte Hilfe im Zusammenhang mit Slack und deinem Team, das jetzt plötzlich remote arbeitet, benötigst, können wir auch gerne kurz telefonieren. Klicke hier, um einen Termin zu vereinbaren.