オンラインが「新しい職場」になる！これからの職場コミュニケーションとは

コロナ禍で新しい働き方が浸透しつつあるなか、求められる職場コミュニケーションのあり方も変化していると言えます。テレワークを導入している企業のなかには、チームが顔を合わせない前提でスムーズにコミュニケーションが取れるよう、現在進行形で環境を整えている企業も多いかもしれません。働き方の多様化が今後も進むことを考えると、企業には働き方の変化にフィットした職場コミュニケーションのあり方を考え、積極的に変化を取り入れる姿勢が求められるでしょう。

しかし、現状では「ほかのメンバーが何をしているかわからない」「雑談の機会が減った」など、同じオフィスにいないことでチームのコミュニケーションに問題を感じる人は少なくないようです。新しい働き方に合わせてどのように職場コミュニケーションを進化させ、そのあり方をアップデートすべきかは、多くの企業にとって課題だと言えそうです。

新しい働き方での職場コミュニケーションには、言うまでもなくオンラインでのやりとりが欠かせないものになります。つまり、オンラインの場に「職場」を移すことだと考えてみると、これからの職場コミュニケーションのあり方を考えやすくなるかもしれません。今回は、オンラインの「新しい職場」で直接顔を合わせないことを前提に、スムーズな職場コミュニケーションを実現するためのアイデアをご紹介します。

離れていてもチーム全員で同じ全体像を共有する

「テレワークでほかのメンバーが何をしているかわからない」という状況を打開してくれるのが、Trello や Asana などのオンラインのプロジェクト管理ツールです。これらのツールを使うと、プロジェクトの進行フェーズや、必要なタスクを簡単に見える化できます。各タスクの担当者や締め切りも一目瞭然で、リーダーは離れていてもメンバーの進捗を簡単に確認でき、職場コミュニケーションが一気にスムーズになります。

プロジェクトに関連する進捗共有は管理ツールのページ上で行うと決め、各自が仕事を進めるたびに情報を更新するようにルールを作りましょう。そうすれば、メンバーはそのページを見るだけで現状を把握できるようになります。さらに、使っているツールをすべて 1 つのプラットフォームに連携させておけば、全プロジェクトの進捗が 1 か所でわかるようになり、メールや複数のツールを行き来して全体像を把握する必要もなくなります。チーム全員がワンストップで、常に同じ最新情報を確認できるようになるのです。

オンライン上の「職場のやりとり」をオープンにする

オンラインでのメンバー同士のやりとりをできるだけオープンにすることも、新しい職場コミュニケーションをスムーズにするためにおすすめの方法です。オフィスでは周囲の話が聞こえてくることで、自然と「あのプロジェクトが順調に進んでいるな」「あの作業がひと段落したみたい」と状況を把握できる部分もあったはず。気になったことを隣の席の人に聞くこともできたでしょう。しかしこのような何気ないやり取りをオンラインで諦める必要はありません。会話をオープンにしておけば、チームの状況を簡単に把握できるようになるからです。

やりとりをオープンにしておけば、自分に関わるプロジェクトの話題だけでなく、チームのほかのメンバーが担当していることや、他部門の話題を知ることもできます。直接関わることがないメンバーにも業務の状況を簡単に共有できることで、メンバーがタイムリーに協力しあったり、予想外の社内連携のきっかけを生んだりもできるかもしれません。

またテキストベースでやりとりすることで、口頭よりも確かな情報をいつでも確認でき、効率のよい情報共有が可能に。さらに、検索できるツールを使えば聞こえてくる話題だけでなく、自ら積極的に調べ物をすることもできるようになります。

非同期的なコミュニケーションで無理なくつながる

新しい働き方でメンバーが別々の場所にいると「気軽な相談や報告ができなくなる」と感じる人も多く、それも不便さを感じる原因となっているようです。

オンラインの場でスムーズにコミュニケーションするには、テキストベースの非同期的なやりとりがおすすめです。テキストで質問や相談、報告を投げかけておき、相手の都合のいい、一番早いタイミングで返信してもらうのです。送る側にとっては、内容をテキストで残すことで考えを簡潔に伝えることができますし、受け取る側も無理のないタイミングで返信できるため、効率よく仕事を進められるでしょう。

なお、そのような非同期的なやりとりには、メールよりもトピックごとに会話を分けられるコミュニケーションツールの活用がおすすめです。メールでは、返信を重ねるうちにタイトルと内容が一致しなくなって文脈が把握しづらくなるほか、自分への優先度が低いと判断されると読んでもらえない場合すらありえます。でもトピックごとに会話を整理できるツールなら、何の話題か確認したうえで会話に参加できるうえ、どのような文脈を踏まえて自分に質問が投げかけられているのかも簡単に把握することが可能に。さらに特に伝えたい相手をタグづけすれば、メッセージを確認してもらいやすくなります。

また非同期的なつながりをさらにスムーズに進めるには、コミュニケーションツール上で各自のステータスを表示することがおすすめです。ステータス欄に「会議中です」「作業に集中しています」など記入しアップデートしておけば、連絡が取りづらい場合でも相手が状況を理解しやすくなるでしょう。

雑談を始めやすい環境を作る

仕事以外の気軽な会話が減ってしまうことも、別々の場所で働くことでストレスを感じる理由の 1 つのようです。自然に顔を合わせることがなくなったことで「雑談の機会が減った」「話さない人が増えた」との声が挙がっており、話したい気持ちはあってもなかなかきっかけが生まれないと感じているようです。

そこでおすすめしたいのが、オンラインの職場コミュニケーションでも雑談専用の場を設けること。リーダーが積極的にコミュニケーションを始め、例えば「最近の朝のルーティンは？」など気軽な質問を投げかけたり、リレー形式で全員が自然に回答できるようにしたりすることで、仕事以外の話題を促してみましょう。

また、プロジェクトの終了時や良い結果を収められた時など、無理のない頻度でビデオ会議ツールを使ってコミュニケーションをとるのもおすすめです。「ビデオ会議疲れ」にならないよう頻度に配慮しながら、顔を見ながらコミュニケーションできる機会を効果的に設けると良いでしょう。

オンラインコミュニケーションに合わせた考え方のアップデートとツールの活用で、オンラインの「新しい職場コミュニケーション」はぐっと楽になるはずです。従来の職場コミュニケーションに縛られていないかを見直しながら、改善点を具体化して変化を取り入れていきましょう。