Zeitmanagement: So sorgst du für einen produktiven Arbeitstag

Was Zeitmanagement bedeutet und mit welchen Methoden du produktiver und effizienter arbeiten kannst, erfährst du hier.  

Besser später als nie? Oder am liebsten schon gestern? Menschen gehen mit Zeit ganz unterschiedlich um – und das zeigt sich auch in ihrer Arbeitsweise. Während die einen prokrastinieren, verzetteln sich andere im Multitasking. Beides kann zu Stress führen und die Produktivität mindern. Effektives Zeitmanagement hilft, wichtige Aufgaben zu priorisieren und den Arbeitstag sinnvoll zu planen. Hier erfährst du, was Zeitmanagement genau bedeutet und welche Methoden es gibt, um produktiver zu arbeiten.

Was ist Zeitmanagement?

Natürlich lässt sich die Zeit nicht anhalten oder zurückdrehen. Vielmehr dient Zeitmanagement dazu, die verfügbaren Stunden bestmöglich einzuteilen. Wer Aufgaben vorausschauend plant und den Arbeitstag entsprechend strukturiert, schafft in der Regel auch mehr. Im Grunde ist effektives Zeitmanagement also eine Art Selbstorganisation und erfordert Disziplin, Hilfsmittel und auch Zeit.

Wie unterscheiden sich Selbstorganisation und Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist ein Teil des Selbstmanagements. Denn Zeit ist nur eine der Ressourcen, die du bei deiner Arbeit managen musst. Du bist selbst dafür verantwortlich,

• deine Fähigkeiten einzubringen,
• Kompetenzen weiterzuentwickeln,
• Aufgaben und Deadlines im Blick zu behalten,
• Gefühle wie Unlust zu steuern, aber auch
• die eigenen Grenzen wahrzunehmen und Pausen einzulegen sowie
• Entscheidungen zu treffen.

Nicht nur Führungskräfte haben diese hohe Anforderung an ihre Leistung, auch Mitarbeitende sind immer mehr in der Verantwortung. Denn ob agile Führung oder Remote Leadership: Moderne Führungsstile und hybride Arbeitsmodelle bieten viel Freiraum, setzen dafür aber auch ein hohes Maß an Selbstorganisation voraus.

Als Teilgebiet bezieht sich das Zeitmanagement speziell auf die zeitliche Planung von Aufgaben. Dazu gehören folgende Aktivitäten:

• sich selbst Ziele vorgeben und Prioritäten setzen. Das kann zum Beispiel eine klassische To-do-Liste sein, auf der Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit sortiert sind.   
• Ergebnisse kontrollieren und auswerten. Dafür braucht es die Fähigkeit, sich selbst reflektieren und Feedback annehmen zu können.
• Abläufe optimieren. Das heißt zum Beispiel, Ablenkungen zu minimieren oder Freiräume durch Automatisierungen zu schaffen.
• unterschiedliche Tools und Methoden nutzen, um die eigene Zeit besser zu managen – etwa digitale Helfer oder klassische Projektmanagement-Methoden.

Das Resultat: Wenn du dich selbst und deine Zeit zu managen verstehst, steigerst du deine Produktivität. Auch wenn du je nach Aufgabenlast nicht alles an einem Tag schaffst, setzt du deine Ressourcen bewusst ein, statt sie mangels guter Planung zu verschwenden.

Warum effektives Zeitmanagement so wichtig ist

Mangelnde Produktivität kann das Unternehmenswachstum bremsen – schon deshalb sollten Führungskräfte ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, Zeitmanagement zu lernen. Doch auch auf der persönlichen Ebene gibt es viele kurz- und langfristige Vorteile.

Für eine gesunde Work-Life-Balance ist es zum Beispiel wichtig, die eigenen Bedürfnisse wahrzunehmen und Stress zu vermeiden. Effektives Zeitmanagement hilft sowohl Menschen, die alles auf den letzten Drücker erledigen, als auch „Arbeitsbienen”, die am liebsten noch die Aufgaben ihrer Kolleg:innen übernehmen.

Ganz gleich, zu welcher Kategorie du gehörst: Eine kluge Zeitplanung sorgt für Entlastung. Mit diesen zehn Zeitmanagement-Tipps kannst du außerdem

• bessere Arbeitsergebnisse erzielen. Eine gute Organisation hilft, die eigene Leistung zu verbessern. Das kann sich in der Menge der erledigten Aufgaben und/oder in der Qualität der Arbeit zeigen.
• deinen Selbstwert steigern. Bessere Leistungen befähigen dich selbst und bringen dir mehr positives Feedback von außen ein. Das gibt Energie und Selbstbewusstsein.
• Freiraum für Herzensprojekte schaffen. Statt dich im chaotischen Arbeitsalltag zu verlieren, hast du mehr Zeit für strategische oder kreative Aufgaben und kannst über dich hinauswachsen.
• im Unternehmen aufsteigen. Die Summe aller zuvor genannten Vorteile ist ein wahrer Karriere-Booster. Du entfaltest deine Potenziale und entwickelst neue Perspektiven – vor allem, wenn Führungskräfte das erkennen.
• klare Grenzen ziehen. Gerade im Homeoffice ist es wichtig, Privates von Beruflichem zu trennen. Festgelegte Zeitintervalle und Pausen helfen, die Balance zu wahren.

Mit welchen Routinen du Zeitmanagement lernen kannst

Der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier, doch zum Glück lassen sich viele Gewohnheiten ändern. Indem du feste Routinen entwickelst, gibst du deinem Arbeitstag mehr Struktur und behältst den Überblick.

Angenommen, du kümmerst dich in der ersten Tageshälfte nur von 9 bis 10 Uhr und dann wieder von 12 bis 13 Uhr um Nachrichten: Das gibt dir ein Zeitfenster von zwei Stunden, in dem du ohne digitale Ablenkungen konzentriert arbeiten kannst. Diese Zeitintervalle helfen auch gegen Multitasking. Denn wie viele Studien beweisen, kann das menschliche Gehirn komplexe Aufgaben nicht gleichzeitig bewältigen. Es spart also Zeit und reduziert Fehler, eine Aufgabe nach der nächsten zu erledigen.

Mit Zeitfenstern kannst du einen gesamten Tages- oder Wochenplan erstellen. Das nimmt dir auch die Entscheidung darüber ab, was als nächstes ansteht. Orientiere dich bei der Planung so gut es geht an deinen Bedürfnissen: Wenn du nach dem Lunch immer müde bist, kannst du in dieser Zeit weniger anspruchsvolle Aufgaben einplanen.

Effektives Zeitmanagement heißt auch, Puffer einzubauen, denn Meetings können länger dauern oder Kolleg:innen krank werden. Und wenn zum Beispiel nur wenige E-Mails anstehen, kannst du stattdessen endlich das Sicherheits-Update durchführen oder neue Funktionen deiner Kollaborationsplattform kennenlernen. Ein Notizzettel an der Wand erinnert dich an diese „Lückenfüller”. Wäge außerdem regelmäßig ab, ob sich der Tages- oder Wochenplan noch optimieren lässt.

Lies dazu auch die folgenden Artikel:

• 10 Zeitmanagement-Tipps für effizientes Arbeiten
• Invest in time management strategies to improve team efficiency

Zeitmanagement: Methoden im Überblick

Wenn dir Zeitmanagement (noch) schwer fällt, bist du in bester Gesellschaft. Sonst gäbe es wahrscheinlich nicht so viele unterschiedliche Ideen für eine bessere Planung. Die meisten Ansätze dienen der Priorisierung oder Unterteilung von Aufgaben. Hier findest du eine kurze Übersicht bekannter Zeitmanagement-Methoden:

• Das Paretoprinzip besagt, dass du etwa 80 Prozent deiner Arbeit mit nur 20 Prozent Aufwand erledigen kannst. Wenn du dich auf bestimmte Aufgaben konzentrierst, hast du demnach ein maximales Erfolgserlebnis bei minimalem Einsatz. Ein wahrer Motivations-Boost.
• Die ALPEN-Methode ist eine Art Fahrplan, nach dem du deine Arbeit oder Projekte organisieren kannst. Die Abkürzung steht für Aufgaben definieren, Länge einschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und nachkontrollieren. 
• Mit einem Kanban-Board lassen sich einzelne Projektschritte visuell darstellen und in unterschiedliche Spalten verschieben. Die agile Projektmanagement-Methode eignet sich auch zur Strukturierung der eigenen Arbeitsweise und -planung. 
• Beim Time Boxing teilst du größere Aufgaben in Unteraufgaben von je maximal drei Stunden auf und erledigst sie schrittweise. Die Methode eignet sich besonders für größere Projekte, deren Gesamtaufwand du noch nicht bestimmen kannst.
• Die Pomodoro-Technik geht auf eine alte Küchenuhr zurück und hilft, die Zeit in 25-minütige Work Sessions und anschließende Kurzpausen zu unterteilen. So soll die Konzentration über einen längeren Zeitraum hochgehalten werden.
• Mit der SMART-Methode kannst du Ziele anhand von fünf Kriterien überprüfen, bevor du dich an die Umsetzung machst. Aus den Kriterien leitet sich auch der Name ab: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.

Jede Zeitmanagement-Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Ähnlich wie beim hybriden Projektmanagement kannst du dir das zunutze machen und mehrere Ansätze gewinnbringend miteinander kombinieren.

Weitere Tipps findest du hier:

• 8 Zeitmanagement-Tipps für höhere Produktivität am Arbeitsplatz
• Agiles Projektmanagement: Dein Guide für agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum & Co.

Ideen für analoges Zeit- und Selbstmanagement

Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Prozesse oder setzen Künstliche Intelligenz ein. Das macht analoge Hilfsmittel wie Stift und Papier noch lange nicht obsolet, denn sie haben viele Vorteile: Du hast sie immer griffbereit, brauchst keinen Strom und kein WLAN und du musst dir um Datenverluste, zum Beispiel durch technische Probleme, keine Sorgen machen.

Wenn du mit der Hand schreibst, förderst du außerdem deine Kreativität, trainierst dein Gehirn und dein Erinnerungsvermögen. Ob in der Bahn, bei einem Vortrag oder am Schreibtisch: Es gibt viele analoge Tools, die dich beim Zeitmanagement unterstützen und die du überall mitnehmen kannst.

• To-do-Listen: Vom morgendlichen Meeting bis zur Deadline erinnert dich die Checkliste an wichtige Termine und Aufgaben. Du kannst sie auf Schmierpapier schreiben, an die Wand heften oder einfach neben die Tastatur legen. 
• Notizbuch: Wenn du die Zettelwirtschaft vermeiden willst oder gerne mal etwas verlierst, ist ein Notizbuch oder ein Kalender ideal. Außerdem kannst du darin noch Wochen später Termine oder Ideen nachschlagen.
• Whiteboard und Tafel: Arbeitsschritte und Deadlines auf einer großen Tafel zu visualisieren ist eine wunderbare Gedächtnisstütze. Du hast alle wichtigen To-dos vor Augen und kannst sie nach der Erledigung genüsslich durchstreichen.
• Bunte Post-its: Ähnlich wie beim Kanban-Board kannst du mit farbigen Post-its Projektfortschritte visuell darstellen und flexibel verschieben. Vom Fenster über die Wand bis zum Whiteboard kannst du sie überall aufkleben.
• Highlighter: Mit Markern kannst du ein Farbsystem erstellen, um wichtige Aufgaben auf deiner To-do-Liste oder am Whiteboard hervorzuheben. 
• Wecker: Die Idee zur Pomodoro-Technik lieferte eine alte Küchenuhr. Nutze einen analogen Wecker oder eine Eieruhr, um dich besser zu fokussieren, Pausen einzubauen und Ablenkungen durch das Smartphone zu vermeiden.
• Ordnungssysteme: Während ein chaotischer Schreibtisch die Kreativität fördern kann, gibt dir Ordnung Struktur und senkt das Stresslevel. Regelmäßiges Ausmisten und Ordnungssysteme für Dokumente lassen dich daher effizienter arbeiten.

Wenn dir die Kreativität beim analogen Zeitmanagement fehlt, kannst du auch einen Blick auf die Strategien deiner Kolleg:innen werfen. Eltern können sich außerdem von den bunten Stundenplänen und Hausaufgabenheften ihrer Kinder inspirieren lassen.

Digitale Helfer für effektives Zeitmanagement

Im Alltagstrubel gehen Termine und Aufgaben auch mal unter – vor allem, wenn du es vor lauter Stress nicht schaffst, in den Kalender zu schauen. Hier bringen digitale Tools zahlreiche Vorteile. Dank automatischer Erinnerungen vergisst du zum Beispiel keine Deadline mehr, selbst wenn sie noch weit in der Ferne liegt. Darüber hinaus kannst du online Projekte planen, Aufgaben verteilen und sogar mit Teammitgliedern kommunizieren. Dazu ein Überblick:

• Digitale To-do-Listen: Erstelle z. B. mit Google Docs einfach eine Aufgabenübersicht und nutze die Checklisten-Funktion zum Abhaken. Du kannst die Liste beliebig oft wiederverwenden und den Link sogar mit deinem Projekt-Team teilen. Darüber hinaus gibt es spezielle To-do-Listen-Apps, die du mobil und am Desktop nutzen kannst.
• Digitale Kalender: Sie helfen dabei, Tagespläne zu erstellen, Zeiten zu blocken, Termine zu notieren und synchronisieren alles im Smartphone sowie am Laptop. Ändert sich etwas, lassen sich die Einträge sekundenschnell anpassen oder verschieben.
• Projektmanagement-Tools: Selbst ohne IT-Kenntnisse kannst du sie häufig einfach nutzen, denn moderne Projektmanagement-Tools sind intuitiv bedienbar und visuell ansprechend gestaltet. Mit Tools wie Asana kannst du zum Beispiel eine Zeitleiste erstellen und auf der Benutzeroberfläche von Trello verschiebst du Aufgaben einfach per Drag-and-Drop.
• Plattformen für Zusammenarbeit: Mit Kollaborations- und Produktivitätsplattformen wie Slack kann das gesamte Team auf Wissen zugreifen, untereinander kommunizieren, Dokumente teilen und automatische Erinnerungen einstellen.

Ein weiterer Vorteil von Kollaborations-Tools ist, dass sich dort zahlreiche Projektmanagement-Tools und vieles mehr integrieren lassen. So benötigst du nur eine Benutzeroberfläche, musst dich also nicht in unterschiedlichen Programmen einloggen und zurechtfinden. Außerdem erhältst du weniger Benachrichtigungen und kannst ungestört arbeiten. Noch mehr Zeit kannst du mit automatisierten Workflows sparen. Um diese einzurichten, brauchst du in der Regel keine Programmierkenntnisse und wirst einfache Routineaufgaben los. So bleibt mehr Zeit für anspruchsvolle Projekte, Austausch mit Kolleg:innen und Verschnaufpausen.

Mehr Inspiration findest du auf den folgenden Seiten:

• The most effective remote working tools and policies
• Wie du die Zusammenarbeit mit Projektmanagement-Tools vereinfachen kannst
• 5 essenzielle Kollaborations-Tools für den modernen Arbeitsplatz

Selbst- und Zeitmanagement lernen – Schritt für Schritt

Auch beim Zeitmanagement gilt: Nobody’s perfect. Lass dich nicht entmutigen, wenn trotz guter Planung etwas liegen bleibt oder länger dauert. Jeder Tag ist anders und lässt sich nicht zu 100 Prozent vorhersagen. Plane daher immer Freiräume ein und erlaube dir ein gewisses Maß an Flexibilität.

Zudem braucht es Zeit, Neues zu lernen – sei es eine einfache Gewohnheit oder eine App. Nach ein paar Wochen wirst du vieles schon ganz automatisch tun.
Probiere verschiedene Zeitmanagement-Methoden und -Tools aus, um die für dich passenden Anwendungen zu finden. Stelle Prozesse dabei immer wieder auf den Prüfstand, optimiere sie bei Bedarf oder ersetze sie durch andere, wenn sie dir nicht wirklich helfen.

Zeitmanagement ist so individuell wie dein Zeitempfinden und deine Arbeitsweise. Mit deinem persönlichen Mix aus Methoden, Programmen und analogen Tools kannst du dich besser konzentrieren, effizienter arbeiten und so auch deine Zufriedenheit langfristig steigern. Mehr dazu erfährst du auf unserer Themenseite rund um Produktivität am Arbeitsplatz.